80% doanh nghiệp thất bại vì quản lý dòng tiền kém. Doanh thu cao không có nghĩa là dòng tiền dương. Thiếu kiểm soát dòng tiền, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng mất thanh khoản, không đủ vốn duy trì hoạt động, thậm chí phá sản.
Vậy làm sao để doanh nghiệp luôn chủ động tài chính, tránh nguy cơ cạn kiệt dòng tiền? Bài viết này sẽ giúp các nhà quản trị nắm vững các nguyên tắc cốt lõi và chiến lược quản lý dòng tiền hiệu quả!
1. Quản lý dòng tiền và vai trò với doanh nghiệp
Quản lý dòng tiền là quá trình theo dõi, phân tích, và tối ưu dòng tiền vào – ra khỏi doanh nghiệp, nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt vận hành và phát triển.
Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì quản lý dòng tiền luôn là yếu tố quyết định sống còn, bởi vì:
- Doanh nghiệp cần dòng tiền dương để có khả năng thanh khoản đúng hạn cho nhà cung cấp, nhân viên, chi phí vận hành, tránh mất khả năng chi trả.
- Dòng tiền ổn định mới giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục mà không bị gián đoạn.
- Dòng tiền dương có nghĩa là doanh nghiệp không phải tiến hành vay vốn bên ngoài gấp, từ đó giảm việc vay lãi suất cao hoặc chịu áp lực tài chính.
- Khi dòng tiền dương, doanh nghiệp có tiền dư để tái đầu tư hoặc dự trữ để mở rộng kinh doanh.
2. Các nguyên tắc cốt lõi trong quản lý dòng tiền
Nếu chỉ dừng lại ở việc theo dõi dòng tiền vào và ra, thì đấy không phải là quản lý dòng tiền. Doanh nghiệp cần phải áp dụng các nguyên tắc và chiến lược tài chính để dòng tiền luôn dương, ổn định.
Dưới đây là 5 nguyên tắc cốt lõi mọi doanh nghiệp cần tuân thủ:
Nguyên tắc 1: Luôn theo dõi dòng tiền thực tế và dự báo dòng tiền
Dòng tiền khác với lợi nhuận, theo dõi dòng tiền, tức là theo dõi sự thay đổi của tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng, chứ không phải theo dõi lợi nhuận từ báo cáo tài chính. Bởi vì doanh nghiệp có lợi nhuận cao vẫn có thể gặp tình trạng dòng tiền âm.
Để theo dõi dòng tiền, doanh nghiệp cần:
- Ghi chép chính xác mọi dòng tiền vào – ra.
- Kiểm tra báo cáo dòng tiền hàng ngày, tuần, tháng, quý để nhanh chóng phát hiện vấn đề.
- Sử dụng phần mềm quản lý tài chính để tự động hóa theo dõi dòng tiền.
Điều quan trọng nữa, doanh nghiệp phải lập dự báo dòng tiền:
- Lập kế hoạch dòng tiền tối thiểu 3 – 6 tháng để dự đoán các khoản thu – chi lớn.
- Phân tích xu hướng doanh thu theo mùa vụ để có kế hoạch sử dụng vốn.
- Luôn cần có kịch bản dự phòng, tránh rơi vào tình trạng bị động.
Nguyên tắc 2: Duy trì dòng tiền dương (Đảm bảo thu > chi)
Nguyên tắc vàng trong quản lý dòng tiền là luôn đảm bảo thu về lớn hơn tiền chi ra để tránh thiếu hụt thanh khoản. Nhưng có những trường hợp việc dòng tiền âm không đồng nghĩa là tín hiệu tiêu cực.
Ví dụ khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh sản xuất, phần chi phí ban đầu cho nhà máy, xưởng, vận hành tăng lớn hơn doanh thu nên việc ghi nhận dòng tiền âm là bình thường.
Để duy trì dòng tiền dương, doanh nghiệp cần:
- Sử dụng các chính sách thanh toán trước, giảm thời gian khách hàng nợ để tăng tốc thu hồi công nợ.
- Kiểm soát chi phí chặt chẽ, loại bỏ các chi phí không hợp lý.
- Đa dạng hóa nguồn thu.
- Tránh sử dụng vay ngắn hạn quá nhiều.
Nguyên tắc 3: Quản lý tốt các khoản phải thu và phải trả
Khoản phải thu là dòng tiền vào, trong khi các khoản phải trả là dòng tiền ra. Nếu muốn dòng tiền doanh nghiệp tốt, ta phải tăng thu và giảm chi.
Để tăng các khoản phải thu, ta sử dụng các biện pháp tăng tốc thu hồi công nợ, tránh cho công nợ với khách hàng có lịch sử thanh toán rủi ro.
Để giảm các khoản phải chi, ta nên giảm việc vay ngắn hạn hoặc liên hệ với đối tác để giãn thời gian thanh toán các chi phí.
Nếu doanh nghiệp cho khách hàng công nợ lên tới 60 ngày nhưng phải trả nhà cung cấp trong vòng 30 ngày thì rất dễ gặp tình trạng mất cân đối dòng tiền.
Nguyên tắc 4: Tối ưu hóa chi phí, hạn chế lãng phí
Kiểm soát chi phí không phải là việc khiến doanh nghiệp phải “thắt bụng, bóp miệng”, mà là loại bỏ các khoản chi không hợp lý.
Nhà quản trị cần phân loại chi phí thành 2 loại: chi phí thiết yếu và chi phí không cần thiết. Để từ đó, tìm được cách tối ưu các khoản phải chi. Ngoài việc giảm chi phí vận hành, doanh nghiệp cũng cần giảm chi phí tài chính như lãi vay.
Nguyên tắc 5: Xây dựng quỹ dự phòng dòng tiền
Không trích lập quỹ dự phòng là lỗi mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hay gặp phải. Khiến doanh nghiệp khi gặp các biến cố, khủng hoảng thị trường, đều nhanh chóng gặp tình trạng không thể thanh khoản, và duy trì hoạt động, dẫn tới phá sản.
Doanh nghiệp nên trích từ 10% đến 20% lợi nhuận hàng tháng làm quỹ dự phòng. Nên chia quỹ thành 3 phần: dự phòng ngắn hạn – trung hạn – dài hạn. Đặc biệt, nguyên tắc quỹ dự phòng là không sử dụng cho các đầu tư rủi ro cao.
3. Các công cụ để quản lý dòng tiền
Quản lý dòng tiền là công việc đòi hỏi phải luôn cập nhật số liệu, nhanh chóng và chính xác tuyệt đối.
Với các doanh nghiệp nhỏ, có thể quản lý dòng tiền bằng các báo cáo bằng file Excel đơn giản.
Tải ngay mẫu báo cáo dòng tiền bằng Excel
Tải ngay mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ Excel
Với các doanh nghiệp có tài chính phức tạp hơn thì có thể sử dụng các phần mềm quản lý tài chính, hoặc đơn giản là phần mềm kế toán để có thể theo dõi báo cáo dòng tiền như:
- Phần mềm kế toán MISA SME
- Phần mềm MISA AMIS Kế Toán
4. Chiến lược quản lý dòng tiền doanh nghiệp
Không dừng lại ở những nguyên tắc chung, trong bài này ta sẽ đi sâu vào các chiến lược ít người biết đến, để quản trị dòng tiền hiệu quả.
Chiến lược 1: Tư duy “dòng tiền chủ động” thay vì “dòng tiền phản ứng”
Hầu hết các doanh nghiệp chỉ quản lý dòng tiền theo tư duy phản ứng – tức là chỉ giải quyết vấn đề khi gặp khủng hoảng tiền mặt, vay nợ hoặc thiếu thanh khoản.
Tư duy đúng là không chờ đợi dòng tiền xảy ra, mà phải chủ động điều chỉnh từ trước.
Các doanh nghiệp chủ động kiểu gì?
- Dự báo dòng tiền trong các điều kiện khác nhau như: tăng trưởng tốt, ổn định và khủng hoảng.
- Dự trữ đủ dòng tiền để duy trì hoạt động trong ít nhất 6 tháng, tăng dòng tiền tự do của doanh nghiệp.
- Đo lường bao lâu doanh nghiệp có thể biến mỗi đồng vốn thành dòng tiền mặt thực tế.
Chiến lược 2: Tận dụng dòng tiền mạnh làm chiến lược cạnh tranh
Duy trì dòng tiền mạnh không phải để doanh nghiệp không gặp rủi ro, mà là để biến nó thành lợi thế cạnh tranh.
Doanh nghiệp có thể tận dụng dòng tiền để:
- Tận dụng dòng tiền dương để đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp (yêu cầu chiết khấu thanh toán trước hạn).
- Chuyển dùng tiền “tĩnh” sang “động” bằng việc thay vì giữ tiền trong tài khoản ngân hàng thì đầu tư vào trái phiếu chính phủ.
- Sử dụng dòng tiền để “mua lại” khách hàng như cách các sàn thương mại dùng tiền để giảm giá để tăng thị phần, kiếm khách hàng trung thành và thu lợi nhuận sau.
Chiến lược 3: Kiểm soát dòng tiền ẩn trong doanh nghiệp
Rất nhiều doanh nghiệp gặp khủng hoảng tài chính không phải vì không có tiền, mà vì tiền nằm ở những nơi khó kiểm soát. Đây gọi là “dòng tiền ẩn”, tức là tiền ra khỏi tài khoản nhưng không tạo ra giá trị thực.
Các nơi dòng tiền ẩn doanh nghiệp cần phải để ý như:
- Hàng tồn kho quá mức.
- Công nợ khách hàng chậm thanh toán.
- Chi phí chìm.
- Các khoản vay bị sử dụng sai mục đích.
Kết luận:
Như vậy quản lý dòng tiền thực sự là “nghệ thuật” đòi hỏi các nhà quản lý phải tuân thủ theo các nguyên tắc và chiến lược cụ thể. Đây là việc cần phải thực hiện liên tục, sát sao và nên được coi trọng hàng đầu.
Mong rằng qua bài viết này, các nhà quản lý đã có cái nhìn chi tiết hơn, thực tế hơn về cách quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp!
