Quản lý hợp đồng là một “cơn ác mộng” với doanh nghiệp: thất lạc tài liệu, quên thời hạn, sai sót trong điều khoản, quy trình phê duyệt chậm trễ… Những vấn đề này gây tốn kém thời gian và tiềm ẩn nhiều rủi ro tài chính, pháp lý nghiêm trọng.
Do đó, nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng để giúp số hóa toàn bộ quy trình, từ soạn thảo, ký kết đến theo dõi và gia hạn.
Hãy cùng Kế Toán VN tìm hiểu 9 phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất hiện nay:
1. Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?
Phần mềm quản lý hợp đồng là hệ thống giúp doanh nghiệp số hóa quy trình làm việc với hợp động từ soạn thảo, phê duyệt, ký kết, theo dõi thực hiện, gia hạn đến thanh lý.
Thay vì quản lý hợp đồng thủ công bằng giấy tờ, các file excel, doanh nghiệp có thể tự động hóa, lưu trữ tập trung và theo dõi hợp đồng một cách chính xác và bảo mật.
Các doanh nghiệp có số lượng hợp đồng càng lớn thì lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng càng rõ rệt.
2. Các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý hợp đồng
Để quy trình hợp đồng của doanh nghiệp được tự động hoàn toàn, phần mềm quản lý hợp đồng có các tính năng cốt lõi chính sau:
- Hỗ trợ tạo lập hợp đồng nhanh chóng với các mẫu có sẵn phù hợp với giao dịch, dễ dàng tùy chỉnh điều khoản linh hoạt.
- Giúp theo dõi và quản lý toàn bộ vòng đời của hợp đồng từ soạn thảo, phê duyệt, ký kết, thực hiện, gia hạn và thanh lý.
- Được lưu trữ tập trung trên nền tảng cloud, tích hợp công nghệ OCR và AI để tìm hợp đồng nhanh chóng.
- Tích hợp với chữ ký số, ký hợp đồng từ xa chỉ trong vài giây.
- Tự động nhắc nhở về thời hạn hợp đồng.
3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng?
Việc quản lý hợp đồng thủ công không còn phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn, cần xử lý nhanh chóng và bảo mật cao.
Phần mềm quản lý hợp đồng sẽ đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp như:
- Doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều đối tác và hợp đồng.
- Công ty luật, tư vấn tài chính xử lý hợp đồng thường xuyên.
- Ngành bất động sản, xây dựng, sản xuất với hợp đồng dài hạn, phức tạp.
- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ SaaS để ký hợp đồng điện tử nhanh chóng.
4. Các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng
Với một doanh nghiệp, khi áp dụng phần mềm quản lý hợp đồng thì sẽ thu được những lợi ích gì?
- Thay thế mọi công việc thủ công liên quan đến quản lý hợp đồng.
- Hạn chế sai sót trong quá trình soạn thảo hợp đồng.
- Đảm bảo tính bảo mật của hợp đồng, tuân thủ pháp lý.
- Tránh vi phạm hợp đồng, cảnh báo vi phạm hợp đồng.
- Quản lý tập trung, tránh thất lạc hợp đồng quan trọng.
5. Top 8 phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất hiện nay
| Phần mềm quản lý hợp đồng | Giá chi tiết | Dùng thử |
| MISA AMIS Wesign | Tính giá theo gói với số tài liệu ký kết từ 1.950.000 VNĐ đến 23.500.000 VNĐ | Dùng thử miễn phí |
| DocEye | Liên hệ | Trải nghiệm miễn phí |
| FPT.eContract | Tính giá theo gói với số tài liệu ký kết từ 1.100.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ | Không có |
| VNPT eContract | Tính giá theo gói với số hợp đồng ký từ 350.000 VNĐ đến 26.000.000 VNĐ | Không có |
| Slim CRM | Tính giá theo tháng từ 800.000 VNĐ đến 2.500.000 VNĐ | Dùng thử miễn phí |
| Fastwork CRM | Tính theo User/tháng với giá từ 60.000 VNĐ và phải mua cả gói. | Không có |
| PandaDoc | Tính giá theo tháng từ 19 USD đến 49 USD | Dùng thử miễn phí |
| 1Office | Tính giá theo tháng phải sử dụng cả phần mềm CRM và phần mềm chữ ký số mới:
– Chi phí phần mềm CRM từ 40.000 VNĐ – 60.000 VNĐ / User / tháng – Chi phí chữ ký số từ 6.000.000 VNĐ/12 tháng đến 30.000.000 VNĐ/60 tháng |
Không có |
5.1. MISA AMIS Wesign
MISA AMIS Wesign là giải pháp quản lý hợp đồng điện tử tiên phong tại Việt Nam. Phần mềm này được phát triển bởi công ty cổ phần Misa (đơn vị với 30 năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính, doanh nghiệp).
MISA AMIS Wesign có khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình hợp đồng từ soạn thảo, ký kết, lưu trữ và theo dõi thực hiện. Đây là phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là trong các ngành tài chính, bất động sản, xây dựng, dịch vụ SaaS, thương mại điện tử.
Các điểm nổi bật của phần mềm này kể đến như:
- Hỗ trợ đa dạng hình thức ký số từ USB Token, Smartcard, HSM và ký từ xa.
- Tự động hóa quy trình ký kết mà không cần in ấn, gửi tài liệu giấy.
- Lưu trữ hợp đồng trên nền tảng cloud dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi.
- Dễ dàng tìm kiếm hợp đồng theo tên đối tác, ngày, nội dung, trạng thái, thời gian ký kết.
- Phân quyền chặt chẽ, đảm bảo bảo mật cho từng bộ phận.
- Tích hợp với phần mềm CRM và ERP, kế toán giúp nhân viên kinh doanh dễ dàng theo dõi hợp đồng khách hàng trên cùng nền tảng.
MISA AMIS Wesign và hệ sinh thái các phần mềm, giải pháp cho doanh nghiệp của Misa là một trong những giải pháp để quản lý hợp đồng tốt nhất hiện nay. Đặc biệt là phần mềm này có cho trải nghiệm miễn phí với thời gian lên tới 15 ngày nên doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng khi muốn dùng thử hoặc đánh giá trước khi sử dụng!
5.2. DocEye
DocEye là phần mềm vừa quản lý tài liệu và hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp số hóa, lưu trữ và quản lý hợp đồng hiệu quả. Phần mềm này được phát triển bởi DigiNet (công ty công nghệ chuyên cung cấp giải pháp số hóa và quản lý doanh nghiệp).
Xét riêng về khả năng quản lý hợp đồng, DocEye có những tính năng nổi bật như:
- Lưu trữ và quản lý hợp đồng trên nền tảng Cloud tập trung.
- Sử dụng công nghệ OCR giúp tìm kiếm hợp đồng theo từ khóa, nội dung, ngày ký,…
- Hỗ trợ ký số và ký hợp đồng điện tử từ xa.
- Tích hợp hệ thống phê duyệt hợp đồng tự động.
- Có khả năng bảo mật cao, tính năng phân quyền tốt.
- Có tích hợp với các hệ thống khác như CRM, ERP hoặc kế toán.
Vì đây là phần mềm quản lý tài liệu nước ngoài nên sẽ mất thời gian nhiều hơn để làm quen, cách sử dụng và chi phí cũng sẽ cao hơn các phần mềm trong nước.
5.3. FPT.eContract
FPT.eContract là một trong những phần mềm quản lý hợp đồng điện tử được phát triển bởi FPT (công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam). Đây là phần mềm hợp đồng điện tử khá có tiếng trên thị trường và có khả năng tự động hóa hoàn toàn quy trình ký kết, phê duyệt, và quản lý hợp đồng.
FPT.eContract có đầy đủ các tính năng quan trọng của một phần mềm quản lý hợp đồng như:
- Hỗ trợ ký hợp đồng điện tử nhanh chóng, hợp lệ pháp lý.
- Quản lý hợp đồng điện tử tập trung, dễ dàng tìm kiếm.
- Quy trình ký kết, phê duyệt linh hoạt.
Đây là một phần mềm đáng dùng và được phát triển bởi ông lớn trong ngành công nghệ.
5.4. VNPT eContract
VNPT eContract cũng là một trong những phần mềm chuyên về quản lý hợp đồng điện tử nổi bật trên thị trường. Phần mềm này được phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT).
Về tính năng hỗ trợ quản lý hợp đồng, VNPT eContract có đầy đủ các tính năng cần thiết và đáp ứng đảm bảo cho doanh nghiệp.
Các tính năng nổi bật như:
- Tự động toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng.
- Hỗ trợ ký số, ký hợp đồng điện tử từ xa.
- Dễ dàng theo dõi, quản lý hợp đồng điện tử.
5.5. Slim CRM
Slim CRM là phần mềm quản lý khách hàng (CRM) và trong đó tính năng quản lý hợp đồng. Tức là phần mềm này chỉ giải quyết vấn đề về quản lý hợp đồng về quy trình, trạng thái và theo dõi nhưng chưa đảm nhiệm tính năng như chữ ký số cho các tài liệu. Nếu cần thì phải sử dụng thêm phần mềm chữ ký số riêng biệt.
Các tính năng quản lý hợp đồng của Slim CRM như:
- Tạo hợp đồng nhanh chóng từ mẫu có sẵn.
- Lưu trữ hợp đồng tập trung theo từng khách hàng.
- Quản lý trạng thái hợp đồng.
- Gửi hợp đồng trực tiếp qua email.
5.6. Fastwork CRM
Fastwork CRM cũng là một phần mềm quản lý khách hàng CRM và có tính năng quản lý hợp đồng. Điều này giúp các nhân viên kinh doanh vừa dễ dàng chăm sóc khách hàng vừa theo dõi được các hợp đồng với khách.
Fastwork CRM tập trung vào quá trình quản lý hợp đồng và chưa có tính năng ký số hợp đồng điện tử tương tự như Slim CRM. Để có thể ký số ta sẽ cần giải pháp đi kèm thêm về chữ ký số.
Các tính năng chú ý của Fastwork CRM như:
- Lưu trữ và quản lý hợp đồng tập trung.
- Tích hợp báo cáo doanh thu theo hợp đồng.
- Liên kết hợp đồng với hồ sơ khách hàng.
- Phân tích và báo cáo về hợp đồng.
5.7. PandaDoc
PandaDoc là phần mềm quản lý tài liệu và hợp đồng điện tử được sử dụng rộng trên toàn cầu. Phần mềm này là giải pháp hoàn chỉnh trong quản lý hợp đồng điện tử từ tự động hóa quy trình ký kết, quản lý và theo dõi hợp đồng.
Các điểm nổi bật của PandaDoc gồm:
- Hệ thống mẫu hợp đồng đa dạng, có thể kéo thả để điều chỉnh hợp đồng.
- Tích hợp chữ ký điện tử theo tiêu chuẩn toàn cầu.
- Có tính năng Audit Tail (theo dõi lịch sử chữ ký).
- Tạo ra workflows để tự động phê duyệt quy trình hợp đồng.
- Hỗ trợ các báo cáo về hợp đồng.
PandaDoc là phần mềm quản lý hợp đồng nước ngoài nên về giao diện sử dụng sẽ dùng tiếng anh. Đây có thể là một trở ngại để người dùng làm quen và học cách sử dụng phần mềm.
Đây là phần mềm rất phù hợp với các công ty đa quốc gia, doanh nghiệp quốc tế.
5.8. 1Office
1Office là giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể (All-in-one) và tính năng quản lý hợp đồng là một phần trong sản phẩm CRM của giải pháp này. Để có thể trải nghiệm đủ tính năng từ quản lý hợp động và ký hợp đồng điện tử thì ta sẽ phải sử dụng kết hợp cả phần mềm CRM và phần mềm chữ ký số của 1Office.
1Office là một giải pháp tổng thể nên rõ ràng là ta sẽ được lợi khi việc quản lý hợp đồng có thể liên kết với quản lý khách hàng, kế toán, tài chính, nhân sự,… Tuy nhiên, với các doanh nghiệp chỉ muốn quản lý hợp đồng thì đây lại là một bài toán khá bất cập khi đang sử dụng các phần mềm CRM, nhân sự hay ERP của đơn vị khác.
Với sự kết hợp cả phần mềm CRM và chữ ký số, 1Office sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng:
- Tự động toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng từ bắt đầu đến kết thúc.
- Hỗ trợ ký số hợp đồng điện tử dễ dàng.
- Hỗ trợ quản lý và theo dõi hợp đồng nhanh chóng.
6. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng
Hầu hết các phần mềm quản lý hợp đồng sẽ có đủ tính năng để đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, và việc quản lý hợp đồng sẽ không có nhiều tính năng quá khác biệt giữa các phần mềm. Vậy để lựa chọn ta sẽ dựa vào đâu? Dưới đây là các tiêu chí để lựa chọn phần mềm như ý:
- Giao diện dễ sử dụng, trực quan là tiêu chí đầu tiên (hỗ trợ tiếng việt, dễ thao tác, dễ sử dụng, không mất thời gian nhiều để làm quen, có tài liệu hướng dẫn).
- Đảm bảo quy trình quản lý hợp đồng và chữ ký số nên đồng nhất trong cùng 1 phần mềm như MISA AMIS Wesign để dễ dàng sử dụng, tránh lãng phí ngân sách.
- Tích hợp được với các phần mềm quan trọng khác như CRM và Kế toán.
- Chi phí hợp lý và có thể dùng thử miễn phí đủ dài (tầm 2 tuần) để doanh nghiệp có thể trải nghiệm thực tế xem có phù hợp hay không?
Kết Luận:
Với xu hướng công nghệ hiện nay thì việc quản lý hợp đồng truyền thống sẽ dần biến mất, các doanh nghiệp chuyển sang dùng phần mềm quản lý hợp đồng là điều tất yếu. Việc ứng dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tự động mọi quy trình trong quản lý hợp đồng, tích hợp với chữ ký số.
Mong rằng, với bài đánh giá chi tiết về 8 phần mềm quản lý hợp đồng phổ biến nhất này sẽ giúp bạn chọn được phần mềm phù hợp nhất!
