Khi thực hiện giao dịch mua bán, doanh nghiệp có thể gặp phải sai sót về giá trị, số lượng hàng hóa hoặc thuế suất trên hóa đơn. Để khắc phục những lỗi này, việc lập và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là cần thiết nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và gửi đến các bạn những thông tin chính xác và mới nhất về các xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định hiện hành.
1. Quy định về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Để thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến việc lập và điều chỉnh hóa đơn. Dưới đây là danh sách các văn bản quy định về việc xuất hóa đơn điều chỉnh:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH1: Quy định chung về quản lý thuế, bao gồm các nguyên tắc liên quan đến việc lập và điều chỉnh hóa đơn.
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, đặc biệt liên quan đến hóa đơn và chứng từ.
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC & Thông tư số 26/2015/TT-BTC: Quy định cụ thể về cách thức xuất hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót về số lượng hoặc giá trị hàng hóa, dịch vụ.
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC: Đề cập đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC: Làm rõ các trường hợp cần xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh và quy trình thực hiện.
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP: Đưa ra quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
2. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trong trường hợp nào?
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là quá trình kế toán thực hiện nhằm ghi nhận việc giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó. Việc này thường áp dụng trong các trường hợp cụ thể như sau:
- Giảm giá hàng hóa, dịch vụ sau khi đã xuất hóa đơn: Nếu doanh nghiệp và khách hàng có thỏa thuận giảm giá sau khi hóa đơn đã được lập, kế toán cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh chính xác giá trị giao dịch thực tế.
- Sai sót về số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc tổng tiền trên hóa đơn gốc: Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn có sai lệch dẫn đến giá trị thanh toán cao hơn thực tế (bao gồm thành tiền, thuế suất, tiền thuế…), doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế để khắc phục.
- Hủy một phần giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ: Khi khách hàng hoàn trả một phần hàng hóa hoặc không sử dụng hết dịch vụ đã mua, doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm giá trị tương ứng trên hóa đơn.
- Chiết khấu thương mại: Nếu tổng số tiền chiết khấu sau khi kết thúc chương trình khuyến mãi cao hơn mức đã giảm trước đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh lại doanh thu cho phù hợp.
- Điều chỉnh giảm doanh thu: Trong trường hợp quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng, lắp đặt có giá trị thấp hơn so với mức tạm tính ban đầu, doanh nghiệp sẽ cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm để đảm bảo số liệu chính xác.
- Các trường hợp khác theo quy định: Một số tình huống đặc biệt theo hướng dẫn của cơ quan thuế cũng yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh giảm nhằm bảo đảm tính hợp lệ và minh bạch của chứng từ kế toán.
3. Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78
Nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể các bước như sau:
– Bước 1: Xác định nguyên nhân điều chỉnh
Doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn gốc để xác định lỗi hoặc lý do điều chỉnh, chẳng hạn như giảm giá bán, sai sót về đơn giá, số lượng, thuế suất hoặc doanh thu.
– Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm
- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ thông tin hóa đơn gốc, bao gồm số hóa đơn, ngày tháng phát hành.
- Nội dung điều chỉnh cần thể hiện chi tiết phần thông tin bị sai và mức giảm tương ứng.
- Nếu điều chỉnh giá trị trên hóa đơn, doanh nghiệp ghi số dương khi tăng và số âm khi giảm, đảm bảo phản ánh đúng thực tế giao dịch.
– Bước 3: Chuyển hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng
Sau khi lập xong, doanh nghiệp gửi hóa đơn điều chỉnh giảm cho khách hàng thông qua hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.
– Bước 4: Kê khai thuế theo hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp tiến hành kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT (nếu có) vào kỳ kê khai thuế hiện tại, đồng thời kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
4. Lập mẫu 04/SS-HĐĐT khi xử lý hóa đơn có sai sót theo hình thức điều chỉnh giảm như thế nào?
Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần tuân thủ quy định về cấp lại mã của Cơ quan Thuế hoặc xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.
Trường hợp hóa đơn điện tử có lỗi và cần cấp lại mã số của Cơ quan Thuế, hoặc phải điều chỉnh/thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có thể sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Biểu mẫu này được sử dụng để thông báo về các hóa đơn có sai sót, có thể áp dụng cho một hoặc nhiều hóa đơn. Người bán cần gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế vào bất kỳ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Mẫu 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử được quy định tại Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và yêu cầu điền đầy đủ thông tin sau:
- Kính gửi: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.
- Tên người nộp thuế: Ghi theo Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Mã số thuế: Điền mã số thuế của đơn vị.
- Mã CQT cấp: Chỉ áp dụng với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế.
- Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Điền theo quy định tại Thông tư 78.
- Số hóa đơn điện tử: Nhập số hóa đơn cần điều chỉnh hoặc bổ sung.
- Ngày lập hóa đơn: Ghi ngày hóa đơn được phát hành.
- Loại áp dụng hóa đơn điện tử: Xác định loại hóa đơn sử dụng.
- Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình: Chọn “Điều chỉnh”.
- Lý do: Trình bày rõ nguyên nhân cần điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Tạm kết:
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo đúng quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC giúp doanh nghiệp xử lý sai sót một cách minh bạch và hợp pháp. Việc tuân thủ các nguyên tắc về nội dung, thời điểm và hình thức xuất hóa đơn điều chỉnh là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế vi phạm mà còn tạo sự tin tưởng với khách hàng và cơ quan thuế. Do đó, nắm vững hướng dẫn trong Thông tư 78/2021/TT-BTC là điều cần thiết đối với mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh.
