Trong xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại là loại hóa đơn và chứng từ quan trọng. Trong bài viết này, ta sẽ tìm hiểu chi tiết về loại hóa đơn này và xem hóa đơn thương mại khác các loại hóa đơn khác như thế nào?
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại là một chứng từ thanh toán được phát hành bởi người bán cho người mua trong các giao dịch thương mại (đặc biệt trong thương mại quốc tế). Hóa đơn thương mại giúp xác nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ, điều kiện thanh toán và phương thức vận chuyển. Nó cũng được sử dụng để khai báo hải quan, tính thuế quan và làm cơ sở để xác định thuế nhập khẩu.Hóa đơn thương mại được phát hành bằng tiếng anh và có thể gồm nhiều bản sao theo yêu cầu của từng quốc gia. Mặc dù hóa đơn này không xác nhận quyền sở hữu hàng hóa như vận đơn. Tuy nhiên nó là một chứng từ không thể thiếu trong các giao dịch quốc tế và nội địa, đặc biệt khi hàng hóa được xuất và nhập khẩu.
Tải mẫu hóa đơn thương mại
2. Hóa đơn thương mại bao gồm các thông tin gì?
Hóa đơn thương mại bao gồm các thông tin quan trọng như:
- Tên và địa chỉ các bên.
- Mô tả chi tiết hóa hóa (số lượng, giá trị giao dịch).
- Điều kiện giao hàng.
- Phương thức thanh toán.
Hóa đơn này giúp các bên hoàn tất nghĩa vụ thanh toán mà còn đóng vai trò làm tài liệu pháp lý quan trọng trong kiểm tra thuế, thông quan hàng hóa và xác minh các khoản phí hải quan.
Dưới đây là thông tin chi tiết có trong một hóa đơn thương mại:
| Thông tin | Mô tả |
| Thông tin người mua (buyer/Importer) | Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, thông tin tài khoản thanh toán. |
| Thông tin người bán (Seller/Exporter) | Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, số VAT, quốc gia người bán. |
| Số Invoice | Do phía xuất khẩu quy định, dùng để tra cứu và xác nhận thông tin hóa đơn. |
| Ngày Invoice | Cần phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu. |
| Phương thức thanh toán | Liệt kê các cách thanh toán giữa các bên. |
| Điều kiện Incoterm | Cần ghi rõ chi tiết với địa điểm cụ thể. |
| Số lượng | Tính theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng hoặc Hoa Kỳ. |
| Tổng tiền (Amount) | Tổng giá trị của hóa đơn (ghi bằng cả chữ và số, cùng mệnh giá với đồng tiền thanh toán). |
| Loại tiền | Loại tiền thanh toán cho bên bán |
| Các chi phí liên quan | Ghi rõ từng khoản như: chi phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì,… |
3. Vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, cụ thể như sau:
- Hóa đơn thương mại là chứng từ cần có trong giao hàng.
- Hóa đơn thương mại giúp các bên thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
- Hóa đơn thương mại là căn cứ để xác định giá trị hàng hóa để tính thuế quan, thuế xuất nhập khẩu.
- Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin cần thiết để khai báo hải quan.
- Hóa đơn thương mại đối chiếu với các chứng từ khác để thực hiện hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu.
4. Tải mẫu hóa đơn thương mại
Tải về mẫu hóa đơn thương mại tại đây:
Hóa đơn thương mại hiện tại có các loại sau:
| Loại hóa đơn thương mại | Mô tả chi tiết |
| Hóa đơn thương mại chiếu lệ | Có hình thức giống hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán mà dùng để chào giá cho khách hàng. |
| Hóa đơn tạm thời | Là hóa đơn tạm tính sử dụng để thanh toán bước đầu giữa người mua và người bán. |
| Hóa đơn thương mại chi tiết | Sử dụng để mô tả chi tiết về hàng hóa. |
| Hóa đơn thương mại xác nhận | Dùng để xác nhận xuất xứ của nhiều hàng hóa. |
| Hóa đơn thương mại hải quan | Là hóa đơn thương mại tính giá trị hàng theo lệ phí và thuế hải quan. |
| Hóa đơn thương mại lãnh sự | Chứng nhận xuất xứ, có xác nhận của lãnh sự quán nước ngoài mua. |
| Hóa đơn thương mại chính thức | Là hóa đơn dùng để thanh toán toàn bộ hợp đồng đã thực hiện. |
5. Các quy định cần biết về hóa đơn thương mại
Theo điểm c, khoản 10 điều 13 nghị định 123/2020/TT-BTC quy định như sau:
c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
– Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
– Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD – Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).
– Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
Khoản 1 điều 8 nghị định 123/2020/TT-BTC quy định:
Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Theo khoản 2a, điều 8, nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi và bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định đối tượng áp dụng hóa đơn thương mại điện tử như sau:
2a. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Như vậy dựa trên các quy định từ nghị định 123/2020/TT-BTC, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thông tư 78/2021/TT-BTC, ta cần lưu ý các vấn đề về hóa đơn thương mại như sau:
- Khi có hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng sau khi thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu hoàn thành.
- Quy định cũ trước kia doanh nghiệp chỉ cần Invoice thì nay cần thêm hóa đơn GTGT.
- Có hai hình thức hóa đơn sử dụng cho xuất khẩu hàng hóa vào khu chế xuất, phi thuế quan là hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng thông thường.
- Trường hợp xuất khẩu hàng hóa cần cung cấp hóa đơn thương mại.
Kết luận:
Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết về hóa đơn thương mại. Có thế nói rằng đây là loại hóa đơn quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa mà các doanh nghiệp cần biết. Mong rằng bài viết này giúp ích cho bạn!
