Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết về hóa đơn chuyển đổi là gì? Cách thực hiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và các lưu ý cần biết.
1. Hóa đơn chuyển đổi là gì?
Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.
Cụ thể tại điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về “Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy” như sau:
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
- Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Dưới đây là mẫu hóa đơn chuyển đổi:
2. Mục đích của hóa đơn chuyển đổi là gì?
Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thường nhằm các mục đích dưới đây:
- Giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định pháp luật.
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Phục vụ cho một số trường hợp khi cơ quan thuế, tổ chức khác yêu cầu hóa đơn giấy để kiểm tra, xác minh cho các giao dịch.
- Một số doanh nghiệp yêu cầu lưu trữ hóa đơn dưới dạng giấy, đặc biệt trong các ngành cần lưu trữ tài liệu pháp lý trong thời gian dài như: ngành xây dựng, vận tải,…
3. Các quy định về hóa đơn chuyển đổi
Dưới đây là các quy định về hóa đơn chuyển đổi cần nắm bắt:
| Tiêu chí | Hóa đơn chuyển đổi |
| Trường hợp chuyển đổi hóa đơn | – Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
– Thực hiện theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra. |
| Điều kiện chuyển đổi | – Hóa đơn giấy phản án toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
– Hóa đơn giấy có ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang giấy. – Có chữ ký và họ tên đầy đủ của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. |
| Ký hiệu riêng | Hóa chuyển đổi cần có các thông tin sau:
– Có ghi chú “Hóa Đơn Chuyển Đổi Từ Hóa Đơn Điện Tử”. – Chữ ký và Họ & tên của người thực hiện chuyển đổi. – Thời gian thực hiện chuyển đổi |
4. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy, ta cần tuân theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn lần lượt hoặc thực hiện hàng loạt.
Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:
Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin của hóa đơn điện tử hoặc phần mềm hóa đơn để tiến hành lựa chọn hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần chuyển đổi.
Doanh nghiệp truy cập vào cổng thông tin của hóa đơn điện tử tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc truy cập vào phần mềm quản lý hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng (ví dụ như: MeinVoice).
Tại mục hóa đơn đã phát hành, chọn hóa đơn, chứng từ cần chuyển đổi (có thể chọn đơn lẻ hoặc hàng loạt).
Bước 2: Chọn mục chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Sau khi đã chọn các hóa đơn cần chuyển đổi, nhấn chọn mục chuyển thành hóa đơn giấy. Hệ thống hoặc phần mềm sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử/chứng từ sang định dạng PDF.
Khi chuyển đổi, cần tiến hành kiểm tra để đảm bảo đúng quy định về hóa đơn chuyển đổi.
Bước 3: In các hóa đơn đã chuyển đổi
Sau khi các hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi xong, nhấn chọn biểu tượng In và lưu trữ để thực hiện in các hóa đơn chuyển đổi ra dạng giấy.
5. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn chuyển đổi
Câu hỏi 1: Làm thế nào để phân biệt hóa đơn điện tử chuyển ra giấy và hóa đơn giấy?
Hóa đơn điện tử chuyển ra giấy có ghi chú rõ ràng về nguồn gốc “Hóa Đơn Chuyển Đổi Từ Hóa Đơn Điện Tử”.
Câu hỏi 2: Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý mà chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ.
Câu hỏi 3: Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?
Hóa đơn chuyển đổi không cần đóng dấu vì nó không có giá trị pháp lý.
Câu hỏi 4: Hóa đơn chuyển đổi được in mấy lần?
Hóa đơn chuyển đổi chỉ được in một lần để đảm bảo giá trị chứng minh.
Câu hỏi 5: Người ký hóa đơn chuyển đổi là ai?
Người ký hóa đơn chuyển đổi là người thực hiện chuyển đổi. Khi ký cần ghi rõ họ tên.
