Trước đây, kế toán ghi nhận hóa đơn giấy và kẹp vào sổ chứng từ để lưu trữ. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, kế toán phải quản lý dưới dạng ảnh. Vậy làm cách nào để quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, gọn gàng, dễ dàng cho việc tìm kiếm, bảo mật và lưu trữ dễ dàng nhất?
Dưới đây là 4 cách để quản lý hóa đơn:
- Cách 1: Tạo một Email chuyên dụng để nhận và quản lý hóa đơn điện tử.
- Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử Email và in ra giấy để quản lý.
- Cách 3: Làm bảng kê trên Excel để quản lý hóa đơn điện tử.
- Cách 4: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý.
1. Tại sao cần phải quản lý hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử khác với hóa đơn truyền thống bằng giấy trước đây vì chúng được lưu trữ dưới dạng ảnh, cần có chữ ký số, thời gian phát hành, định dạng chuẩn,… Doanh nghiệp cần phải quản lý hóa đơn điện tử vì:
- Tuân thủ quy định pháp lý về việc lưu trữ và phát hành hóa đơn điện tử.
- Giám sát được hóa đơn điện tử, dễ dàng truy xuất, tìm kiếm khi cần thiết.
- Có văn bản để xử lý khi có vấn đề xảy ra.
2. Quy định về lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử
Theo điều 6 nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc quản lý hóa đơn điện tử như sau:
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
3. Cách quản lý hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp
Dưới đây là 4 cách giúp kế toán tại các doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn hiệu quả:
Cách 1: Tạo một Email chuyên dụng để nhận và quản lý hóa đơn điện tử.
Bình thường, công ty sẽ có email chính để nhận và gửi hóa đơn đầu vào. Ngoài ra, email này cũng nhận rất nhiều các thông tin khác từ đối tác, khách hàng, bên khác gửi tới. Do đó, sẽ rất khó để quản lý và kiểm soát.
Do đó, nhiều kế toán quyết định sử dụng một email riêng biệt chỉ để nhận hóa đơn đầu vào cho việc mua hàng hóa, dịch vụ.
Với cách này:
- Ưu điểm: Email hóa đơn đầu vào được quản lý riêng biệt, kể cả kế toán mới cũng có thể theo dõi dữ liệu.
- Nhược điểm: Tạo ra nhiều Email khiến đối tác thiếu tin tưởng doanh nghiệp, có thể bị mất dữ liệu nếu tài khoản Email bị xóa, kế toán viên vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán.
Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử Email và in ra giấy để quản lý.
Nhiều kế toán vẫn lựa chọn cách truyền thống nhất là nhận hóa đơn từ Email rồi in ra giấy để kiểm soát và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng để quản lý. Cách này tuy mất công hơn nhưng dữ liệu được lưu trữ trên cả giấy và email.
Nhược điểm của cách này là phải in ra giấy, kế toán phải quản lý nhiều đầu mối, khó kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và vẫn phải hạch toán tay lên phần mềm kế toán.
Cách 3: Làm bảng kê trên Excel để quản lý hóa đơn điện tử.
Một cách quản lý hóa đơn đầu vào mà nhiều dân kế toán thường sử dụng là quản lý bằng bảng tính Excel. Lúc này, khi kế toán viên nhận được hóa đơn đầu vào, sẽ nhập liệu thông tin lên bảng tính và gắn link đến hòm thư của email để theo dõi.
Tải File quản lý hóa đơn điện tử
Cách này rất phù hợp với những kế toán quen dùng Excel và doanh nghiệp nhỏ có ít hóa đơn.
Tuy nhiên, cách này vẫn khá thủ công và có những nhược điểm như:
- Phải nhập tay thủ công nhiều lần ( 1 lần vào bảng tính, 1 lần vào phần mềm) nên dễ sai sót.
- Khó kiểm soát và tra cứu nếu bảng tính Excel không thiết kế tốt.
- Vẫn có nguy cơ mất dữ liệu nếu Email có vấn đề.
- Vẫn cần kế toán nhập liệu lên phần mềm kế toán để đối chiếu, chứng thực và hạch toán.
Cách 4: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý.
Rõ ràng với các cách trên thì việc quản lý hóa đơn điện tử đều tiềm ẩn rủi ro. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý thì mọi vấn đề trên sẽ được giải quyết:
- Quản lý tập trung hóa đơn và phân loại dễ dàng để truy xuất tìm kiếm theo mã hóa đơn, ngày phát hành, nhà cung cấp,…
- Không cần phải nhập liệu nên không có sai sót.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Sử dụng lưu trữ Clouded nên không lo mất dữ liệu.
- Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán nên có thể tự động ghi nhận và hạch toán.
Nhược điểm của việc sử dụng phần mềm hóa đơn là sẽ mất phí. Tuy nhiên, với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn nhiều thì cách này là tối ưu nhất.
Lời kết:
Trên đây là 4 cách quản lý hóa đơn điện tử. Ta có thể tận dụng các cách miễn phí như tạo email riêng biệt, in ra giấy hoặc sử dụng bảng tính Excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn. Với mỗi cách đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, cũng như sẽ phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.
Nhanh tay trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử MISA MenVoice để quản lý hóa đơn điện tự động dễ dàng!
