Sổ quỹ tiền mặt là một trong những chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả. Hiện nay, mẫu sổ quỹ tiền mặt mới nhất được cập nhật theo quy định của pháp luật, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ghi sổ quỹ tiền mặt một cách chi tiết và đúng chuẩn.
1. Sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt là một loại sổ sách kế toán quan trọng, thường được sử dụng bởi thủ quỹ hoặc kế toán để theo dõi và quản lý các giao dịch thu – chi tiền mặt. Đây là công cụ giúp phản ánh chính xác sự biến động của nguồn tiền, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ số dư quỹ tiền mặt bằng đồng Việt Nam tại các doanh nghiệp, tổ chức theo từng kỳ kế toán.
Vai trò của việc lập sổ quỹ tiền mặt bao gồm:
- Giúp thủ quỹ và kế toán dễ dàng theo dõi các khoản tiền thu – chi trong kỳ, từ đó kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và hạn chế sai sót.
- Hỗ trợ đối chiếu số liệu giữa tiền mặt thực tế và số liệu ghi chép trên sổ, cũng như giữa sổ sách và phần mềm kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch, tránh thất thoát tài chính cuối mỗi kỳ kế toán.
- Giúp công tác kế toán được thực hiện dễ dàng hơn, giảm bớt áp lực cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng trong doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình thu chi tiền mặt
Xem thêm: Kế toán tiền mặt là gì?
2. Hướng dẫn cách ghi chép sổ quỹ tiền mặt theo từng thông tư
2.1. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo TT200
Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo quy định tại Thông tư 200 có ký hiệu là S07-DN. Mẫu sổ này được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, không phân biệt lĩnh vực hoạt động hay loại hình kinh tế. Ngoài ra, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tuân thủ Chế độ kế toán dành riêng cho nhóm doanh nghiệp này cũng có thể sử dụng mẫu sổ quỹ tiền mặt để ghi chép và quản lý dòng tiền hiệu quả.
Hướng dẫn ghi chép sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200:
- Cột A: Ghi ngày tháng thủ quỹ ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.
- Cột B: Ghi ngày tháng được ghi trên chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi)
- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục theo trình tự từ nhỏ đến lớn.
- Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong phiếu thu, phiếu chi.
- Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
- Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
- Cột 3: Số tiền mặt dư tồn quỹ cuối ngày. Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt có trong két lúc đó.
- Cột G: Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu song song giữa hai sổ: “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”, kế toán xác nhận vào cột này.
Tải sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200
2.2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo TT133
Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 có ký hiệu S04a-DNN, áp dụng cho các đối tượng sau:
Doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ, hoạt động trong mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, mẫu sổ này không áp dụng cho doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có trên 50% vốn Nhà nước, công ty đại chúng theo quy định pháp luật về chứng khoán, cũng như các hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã theo Luật Hợp tác xã.
Các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán…, nếu đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán riêng.
Hướng dẫn ghi chép sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133:
- Cột A: Ghi ngày, tháng thủ quỹ ghi trong sổ.
- Cột B: Ghi ngày, tháng trên phiếu thu, phiếu chi.
- Cột C, D: Ghi số hiệu của chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi) liên tục theo trình tự từ nhỏ đến lớn.
- Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong phiếu thu, phiếu chi.
- Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
- Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
- Cột 3: Số tiền mặt dư tồn quỹ cuối ngày. Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt có trong két lúc đó.
- Cột G: Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu song song giữa hai sổ: “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”, kế toán xác nhận vào cột này.
Tải sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133
2.3. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Hướng dẫn 47/HD-TLĐ năm 2021
Mẫu S11-H là mẫu sổ quỹ tiền mặt được ban hành dùng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp. Hướng dẫn cách ghi chép sổ quỹ tiền mặt Mẫu số S11-H theo Hướng dẫn 47/HD-TLĐ năm 2021 như sau:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B: Ghi ngày, tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.
- Cột C: Ghi số của Phiếu thu, số Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn.
- Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của nghiệp vụ phát sinh.
- Cột 1: Số tiền nhập quỹ.
- Cột 2: Số tiền xuất quỹ.
- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.
- Cột E: Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “Sổ quỹ tiền mặt” và ký xác nhận.
Tải sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107
3. Nguyên tắc kế toán tiền theo Thông tư 200 được quy định như thế nào?
Tại Điều 11, Thông tư số 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán tiền được quy định như sau:
– Kế toán cần ghi chép hàng ngày và liên tục các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền và ngoại tệ theo thứ tự phát sinh. Đồng thời, phải xác định số dư quỹ tiền mặt và từng tài khoản ngân hàng tại mọi thời điểm để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.
– Doanh nghiệp phải quản lý và hạch toán các khoản tiền ký quỹ, ký cược từ cá nhân hoặc tổ chức khác như nguồn tiền của chính doanh nghiệp.
– Mọi hoạt động thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ, bao gồm phiếu thu, phiếu chi với đầy đủ chữ ký theo đúng quy định kế toán.
– Kế toán cần theo dõi tiền theo nguyên tệ và khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, phải quy đổi sang Đồng Việt Nam theo nguyên tắc sau:
- Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;
- Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
– Khi lập Báo cáo tài chính theo yêu cầu pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm báo cáo.
4. Giải đáp một số thắc mắc thường gặp về quỹ tiền mặt
Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập sổ quỹ tiền mặt không?
Có. Theo quy định kế toán hiện hành, doanh nghiệp cần lập sổ quỹ tiền mặt để theo dõi các giao dịch thu – chi và đảm bảo minh bạch tài chính. Điều này giúp kế toán và thủ quỹ quản lý dòng tiền hiệu quả cũng như thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Nếu có chênh lệch giữa sổ quỹ tiền mặt và thực tế kiểm kê thì xử lý thế nào?
Khi có sự chênh lệch giữa số tiền mặt thực tế và số liệu trên sổ quỹ, kế toán và thủ quỹ cần xác định nguyên nhân sai lệch. Nếu do nhầm lẫn trong ghi chép, cần điều chỉnh lại số liệu. Nếu do thất thoát tiền, doanh nghiệp phải tìm hiểu nguyên nhân, xử lý theo quy định nội bộ và báo cáo lên cấp quản lý.
Tạm kết:
Ghi chép sổ quỹ tiền mặt đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn mà còn hạn chế rủi ro sai sót trong hạch toán. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện công việc này một cách chính xác và hiệu quả.
