Quy trình thu chi tiền mặt trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, đảm bảo dòng tiền minh bạch và hiệu quả. Một hệ thống thu chi rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản thu nhập và chi tiêu hàng ngày. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp các thông tin chính xác nhất cũng như gửi đến các bạn hướng dẫn chi tiết trong việc xây dựng quy trình quản lý việc thu – chi tiền mặt để doanh nghiệp áp dụng hiệu quả.
1. Vai trò của một quy trình thu chi tiền mặt chặt chẽ?
Một quy trình thu chi tiền mặt chặt chẽ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và vận hành doanh nghiệp. Cụ thể:
– Đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính: Khi có quy trình rõ ràng, mọi khoản thu và chi đều được ghi nhận đầy đủ, giúp kiểm soát dòng tiền một cách chính xác. Bên cạnh đó, các sai sót trong quá trình thu chi tiền cũng được hạn chế, tránh nhầm lẫn hoặc gian lận tài chính. Qua đó, bộ phận kế toán cũng dễ dàng đối soát, tiết kiệm thời gian khi kiểm tra và lập báo cáo tài chính.
– Giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả:
- Duy trì sự cân đối giữa thu và chi.
- Giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt tiền mặt đột xuất do chi tiêu không có kế hoạch.
- Giúp lập kế hoạch tài chính phù hợp, đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ, chi phí vận hành và đầu tư.
– Đáp ứng yêu cầu pháp luật và quy định kế toán: Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về thuế, kiểm toán và báo cáo tài chính. Do đó, một quy trình chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật, hạn chế tối đã việc bị xử phạt do kê khai sai hoặc thiếu minh bạch.
– Hỗ trợ ra quyết định tài chính chính xác và kịp thời: Khi dòng tiền được ghi nhận và theo dõi liên tục, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định tài chính phù hợp với tình hình thực tế. Mặt khác, dữ liệu tài chính đầy đủ giúp lãnh đạo có cơ sở đánh giá hiệu quả kinh doanh và điều chỉnh chiến lược tài chính hợp lý, giúp doanh nghiệp xác định các nguồn thu chính, kiểm soát chi phí không cần thiết và tối ưu hóa lợi nhuận.
2. Quy trình kế toán thu tiền mặt
Quy trình kế toán thu tiền mặt được diễn tả qua sơ đồ sau:
Cụ thể:
– Bước 1: Người nộp tiền lập đề nghị nộp tiền và chuyển đến bộ phận kế toán thanh toán.
– Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu (thường có 3 liên), sử dụng giấy than để viết đồng thời lên các liên, sau đó chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng xét duyệt.
– Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra nội dung, nếu hợp lệ thì ký duyệt và trả lại phiếu thu cho kế toán thanh toán.
– Bước 4: Người nộp tiền mang phiếu thu đến thủ quỹ, tiến hành nộp tiền và ký xác nhận trên phiếu thu.
– Bước 5: Thủ quỹ nhận tiền, ghi nhận vào sổ quỹ, sau đó:
- Giữ liên 2 để theo dõi trong sổ quỹ.
- Giao liên 3 cho người nộp tiền để làm căn cứ xác nhận đã nộp.
- Chuyển liên 1 cho kế toán thanh toán để ghi sổ kế toán.
– Bước 6: Kế toán thanh toán cập nhật số liệu vào sổ tiền mặt (TK 111) và lưu trữ chứng từ theo quy định.
Lưu ý:
- Liên 1 được giữ tại kế toán thanh toán để ghi sổ.
- Liên 2 do thủ quỹ quản lý, cuối ngày tổng hợp cùng các chứng từ gốc để chuyển cho kế toán.
- Liên 3 do người nộp tiền giữ. Nếu là người ngoài doanh nghiệp, đây là bằng chứng hợp lệ để chứng minh đã nộp tiền. Nếu là nhân viên nội bộ, liên này được gửi cho kế toán công ty làm căn cứ xác nhận.
Xem thêm: Kế toán tiền mặt là gì?
Xem thêm: Hướng dẫn ghi sổ quỹ tiền mặt
3. Quy trình kế toán chi tiền mặt
Quy trình kế toán chi tiền mặt được diễn tả qua sơ đồ sau:
Cụ thể:
– Bước 1: Người đề nghị chi tiền lập hồ sơ thanh toán (giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, v.v.) và gửi đến kế toán thanh toán.
– Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra và lập phiếu chi, sau đó trình kế toán trưởng xem xét.
– Bước 3: Kế toán trưởng đánh giá tính hợp lệ của chứng từ:
- Nếu có sai sót, hoàn trả phiếu chi để kế toán thanh toán điều chỉnh.
- Nếu hợp lệ, kế toán trưởng chuyển phiếu chi lên Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.
– Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét và ký duyệt phiếu chi, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán.
– Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận phiếu chi đã được duyệt và giao cho thủ quỹ thực hiện chi tiền.
– Bước 6: Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi, xuất tiền mặt cho người nhận và yêu cầu ký xác nhận đầy đủ.
– Bước 7: Thủ quỹ ghi nhận giao dịch vào sổ quỹ, giữ liên 2 để theo dõi, đồng thời:
- Chuyển liên 1 cho kế toán thanh toán để cập nhật vào sổ tiền mặt (TK 111).
- Giao liên 3 cho người nhận tiền làm căn cứ xác nhận đã nhận đủ số tiền.
Lưu ý:
- Phiếu chi chỉ có hiệu lực khi đã đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ.
- Nếu bất kỳ khâu nào không duyệt chi, bộ phận kế toán cần thông báo ngay cho người đề nghị để điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ.
4. Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt
Trong doanh nghiệp, các chứng từ tiền mặt thường bao gồm phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê,… Những chứng từ này phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến biến động tiền mặt của đơn vị. Quy trình luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt được thực hiện qua các bước sau:
Diễn giải sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ thu – chi tiền mặt:
Bước 1: Tiếp nhận đề nghị thu – chi
- Người có nhu cầu thu hoặc chi tiền nộp hồ sơ đề nghị đến bộ phận kế toán.
- Hồ sơ thu tiền có thể bao gồm: Phiếu thu, giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng, biên bản góp vốn, biên bản thanh lý tài sản,…
- Hồ sơ chi tiền thường gồm: Phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, thông báo nộp tiền, hóa đơn, hợp đồng,…
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
- Bộ phận kế toán thanh toán hoặc kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ kèm theo đề nghị thu – chi để đảm bảo đúng quy định.
- Nếu hợp lệ, kế toán lập phiếu thu hoặc phiếu chi và chuyển tiếp để xét duyệt.
Bước 3: Kế toán trưởng xem xét chứng từ
- Kế toán trưởng rà soát lại chứng từ, xác nhận tính hợp lý, hợp lệ của giao dịch.
- Nếu không có sai sót, kế toán trưởng ký duyệt đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
Bước 4: Chuyển chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán
Kế toán trưởng bàn giao bộ hồ sơ đã được xét duyệt cho kế toán thanh toán để tiếp tục quy trình.
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
– Kế toán thanh toán gửi bộ chứng từ lên Giám đốc hoặc Phó Giám đốc để xem xét.
– Lãnh đạo căn cứ vào quy định tài chính và hạn mức phê duyệt của doanh nghiệp để đưa ra quyết định:
- Phê duyệt nếu chứng từ hợp lệ.
- Từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin nếu có vấn đề.
Bước 6: Tiếp nhận phản hồi từ lãnh đạo
- Nếu đề nghị thu – chi được phê duyệt, kế toán thanh toán tiếp tục thực hiện bước tiếp theo.
- Nếu có yêu cầu bổ sung, kế toán liên hệ với các bên liên quan để hoàn thiện chứng từ.
Bước 7: Lập chứng từ thu – chi
- Kế toán lập phiếu thu hoặc phiếu chi đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ.
- Nếu giao dịch qua ngân hàng, kế toán lập ủy nhiệm thu (UNT) hoặc ủy nhiệm chi (UNC) để thực hiện thanh toán.
Bước 8: Ký duyệt chứng từ
Sau khi chứng từ được lập, kế toán trưởng tiếp tục kiểm tra và ký xác nhận trên phiếu thu – chi hoặc UNT/UNC.
Bước 9: Thực hiện giao dịch thu – chi
- Đối với thu tiền: Thủ quỹ nhận tiền, đóng dấu “Đã thu tiền” và ghi nhận vào sổ quỹ.
- Đối với chi tiền: Thủ quỹ xuất tiền, người nhận ký xác nhận, đóng dấu “Đã chi tiền” và hoàn tất giao dịch.
Xem thêm: Tài khoản 111 (tiền mặt) - cách hạch toán và định khoản
5. Lưu ý khi thực hiện quy trình thu chi tiền mặt
Để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng khi thực hiện quy trình thu – chi tiền mặt như sau:
– Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ:
- Chứng từ thu – chi phải đầy đủ thông tin: Số tiền, nội dung thu – chi, ngày tháng, chữ ký của các bên liên quan.
- Các giấy tờ đi kèm (hóa đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý, giấy đề nghị tạm ứng,…) phải hợp lệ và phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.
- Không được sử dụng chứng từ giả mạo hoặc chỉnh sửa nội dung chứng từ sau khi đã duyệt.
– Tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán:
- Thủ quỹ và kế toán tiền/kế toán thanh toán không thể là một người
- Chứng từ kế toán không được sắp xếp chung với chứng từ thủ quỹ
- Sổ quỹ và sổ kế toán phải tách biệt.
– Tuân thủ quy trình xét duyệt:
- Phiếu thu – chi chỉ có hiệu lực khi đã được kế toán thanh toán lập, kế toán trưởng kiểm tra và lãnh đạo phê duyệt.
- Thủ quỹ chỉ thực hiện thu – chi khi chứng từ có đầy đủ chữ ký theo đúng thẩm quyền.
- Trường hợp từ chối duyệt thu – chi, kế toán cần thông báo lý do rõ ràng và hướng dẫn điều chỉnh nếu cần.
– Kiểm soát quỹ tiền mặt:
- Hạn chế giữ lượng tiền mặt lớn trong quỹ để giảm rủi ro thất thoát, mất mát.
- Định kỳ kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu với sổ kế toán để phát hiện sai lệch kịp thời.
- Các khoản thu – chi lớn nên thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng để đảm bảo an toàn và dễ kiểm soát.
– Lưu trữ chứng từ đầy đủ:
- Các chứng từ thu – chi phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật và sử dụng làm căn cứ đối chiếu khi cần.
- Phiếu thu – chi được lập thành nhiều liên: Một liên lưu tại kế toán, một liên do thủ quỹ giữ, một liên giao cho người nộp/nhận tiền.
- Hết năm tài chính, chứng từ phải được lưu trữ khoa học để tiện tra cứu và phục vụ công tác kiểm toán.
– Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin:
- Hạn chế việc chi tiền mặt cho các khoản không rõ ràng hoặc không có kế hoạch.
- Không để một cá nhân thực hiện cả ba nhiệm vụ: lập chứng từ, xét duyệt và thực hiện thu – chi.
- Đảm bảo thông tin tài chính được bảo mật, tránh để lộ thông tin nhạy cảm ra bên ngoài.
Tạm kết:
Thực hiện đúng quy trình thu chi tiền mặt hợp lý giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần thường xuyên rà soát và cải thiện quy trình để phù hợp với thực tế hoạt động. Hy vọng bài viết vừa rồi sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
