Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 200 được sử dụng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động điều hành và quản lý doanh nghiệp. Để đảm bảo doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và tuân thủ đúng quy định kế toán, việc nắm vững cách hạch toán tài khoản này là rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 642 theo Thông tư 200.
1. Tài khoản 642 là tài khoản gì?
Căn cứ khoản 1, Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, ta có thể hiểu như sau:
Tài khoản 642 là tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp, dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…).
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642
Theo khoản 1, Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán TK 642 được quy định như sau:
– Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 quy định rằng các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, dù không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật thuế, nhưng nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ và hạch toán đúng chế độ kế toán thì vẫn phải ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán. Tuy nhiên, khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh các khoản này để xác định đúng số thuế phải nộp.
– TK 642 được chi tiết theo từng loại chi phí theo quy định, và doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để quản lý linh hoạt, phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Định kỳ, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được kết chuyển vào bên Nợ tài khoản 911 nhằm xác định kết quả kinh doanh.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tại khoản 2, Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định kết cấu và nội dung dung phản ánh của TK 642 như sau:
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
- Phản ánh khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả khi số dự phòng cần lập trong kỳ lớn hơn phần dự phòng chưa sử dụng của kỳ trước.
Bên Có:
- Ghi giảm các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp khi có điều chỉnh.
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả trong trường hợp số dự phòng cần lập kỳ này thấp hơn số đã lập kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết.
- Kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 642 không có số dư vào cuối kỳ.
4. TK 642 có những tài khoản cấp 2 nào?
Tài khoản 642 được chia thành 8 tài khoản cấp 2 để phản ánh chi tiết từng loại chi phí quản lý doanh nghiệp như sau:
- Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Ghi nhận các khoản phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc và nhân viên hành chính tại các phòng ban.
- Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu phục vụ hoạt động quản lý, như văn phòng phẩm, vật tư sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ… (giá có hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Ghi nhận các khoản chi cho dụng cụ, thiết bị văn phòng sử dụng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp (giá có hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao của các tài sản cố định phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệp, như trụ sở làm việc, kho tàng, phương tiện vận tải, máy móc quản lý…
- Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Ghi nhận các khoản thuế, phí và lệ phí doanh nghiệp phải nộp, bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí khác theo quy định.
- Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả được tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Ghi nhận chi phí thuê ngoài phục vụ quản lý doanh nghiệp, bao gồm chi phí thuê tài sản cố định, dịch vụ tư vấn, tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế… (không đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định).
- Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các khoản chi phí khác liên quan đến quản lý doanh nghiệp ngoài những mục đã nêu, chẳng hạn như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, hỗ trợ lao động nữ…
5. Sơ đồ hạch toán TK642
Sơ đồ hạch toán tài khoản 642 như sau:
6. Hướng dẫn cách hạch toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến TK 642 theo Thông tư 200
6.1. Hạch toán đối với tiền lương, phụ cấp, trích đóng bảo hiểm của nhân viên quản lý doanh nghiệp
Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của nhân viên quản lý doanh nghiệp được hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6421)
Có TK 334, 338.
6.2. Hạch toán đối với giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331) (nếu được khấu trừ)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
6.3. Hạch toán đối với trị giá đồ dùng văn phòng xuất dùng không qua kho cho bộ phận quản lý
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6423)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ
6.4. Trường hợp trích khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý chung doanh nghiệp
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6424)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
6.5. Hạch toán đối với thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp Nhà nước
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6425)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
6.6. Hạch toán đối với lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6425)
6.7. Hạch toán đối với việc dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính
– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6426)
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293).
– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293)
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6426).
– Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.
– Doanh nghiệp trích lập dự phòng đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phải thu theo quy định của pháp luật.
6.8. Trường hợp trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, hợp đồng có rủi ro lớn
Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng), hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
6.9. Hạch toán đối với tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6427)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
6.10. Hạch toán đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý
– Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, hạch toán:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…
– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
6.11. Hạch toán đối với chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6428)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)
6.12. Hạch toán đối với thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331, TK 1332).
6.13. Hạch toán đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý
– Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý, hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
– Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), hạch toán:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
6.14. Hạch toán đối với các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
6.15. Hạch toán đối với khoản nợ phải thu khó đòi khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển thành công ty cổ phần
– Đối với các khoản nợ phải thu đã có đủ căn cứ chứng minh theo quy định là không có khả năng thu hồi được, kế toán căn cứ các chứng từ có liên quan như quyết định xoá nợ, quyết định xử lý trách nhiệm tổ chức, cá nhân phải bồi thường, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334 (Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293)(Phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
Có TK 131, 138,…
– Đối với các khoản phải thu quá hạn được bán cho công ty mua bán nợ của doanh nghiệp theo giá thỏa thuận, tùy từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
+ Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại)
Có các TK 131, 138,…
Trường hợp khoản phải thu khó đòi đã được lập dự phòng nhưng số dự phòng không đủ bù đắp tổn thất, khi bán nợ phải thu thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293) (Phần đã trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn này)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Phần tổn thất còn lại)
Có TK 131, 138…
+ Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hóa doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi, hạch toán:
Nợ TK 111, 112, 334 (Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
6.16. Hạch toán đối với khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ cổ phần hóa
Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 – Chi phí trả trước và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm, hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
6.17. Hạch toán đối với chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào tài khoản 911 vào cuối kỳ
Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
7. Ví dụ cụ thể về hạch toán Tài khoản 642 theo Thông tư 200
Ví dụ về hạch toán chi phí lương nhân viên quản lý:
Công ty A trả lương cho nhân viên quản lý trong tháng 1 là 100 triệu đồng, trích các khoản bảo hiểm theo quy định (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) là 21 triệu đồng.
Hạch toán:
Khi ghi nhận chi phí tiền lương:
Nợ TK 6421: 100.000.000 (Chi phí nhân viên quản lý)
Có TK 334: 100.000.000 (Phải trả người lao động)
Khi trích bảo hiểm:
Nợ TK 6421: 21.000.000 (Chi phí nhân viên quản lý)
Có TK 338: 21.000.000 (Các khoản trích theo lương)
Ví dụ về hạch toán chi phí văn phòng phẩm:
Công ty A mua văn phòng phẩm phục vụ hoạt động quản lý với tổng giá trị 5 triệu đồng, thuế GTGT 10%. Thanh toán bằng tiền mặt.
Hạch toán:
Nợ TK 6422: 5.000.000 (Chi phí vật liệu quản lý)
Nợ TK 1331: 500.000 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111: 5.500.000 (Tiền mặt)
Ví dụ về hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ:
Công ty A có một tòa nhà văn phòng làm việc, chi phí khấu hao trong tháng là 20 triệu đồng.
Hạch toán:
Nợ TK 6424: 20.000.000 (Chi phí khấu hao tài sản cố định)
Có TK 214: 20.000.000 (Hao mòn tài sản cố định)
Ví dụ về hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài:
Công ty A thuê phần mềm kế toán với chi phí 15 triệu đồng, thanh toán qua ngân hàng.
Hạch toán:
Nợ TK 6427: 15.000.000 (Chi phí dịch vụ mua ngoài)
Nợ TK 1331: 1.500.000 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 112: 16.500.000 (Tiền gửi ngân hàng)
Ví dụ về hạch toán chi phí hội nghị, tiếp khách:
Công ty A tổ chức hội nghị khách hàng với chi phí 10 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt.
Hạch toán:
Nợ TK 6428: 10.000.000 (Chi phí bằng tiền khác)
Có TK 111: 10.000.000 (Tiền mặt)
Ví dụ về hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:
Công ty A lập dự phòng phải thu khó đòi với số tiền 30 triệu đồng.
Hạch toán:
Nợ TK 6426: 30.000.000 (Chi phí dự phòng)
Có TK 2293: 30.000.000 (Dự phòng phải thu khó đòi)
Ví dụ về kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ:
Tổng Chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ của Công ty A là 200 triệu đồng, kế toán thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
Hạch toán:
Nợ TK 911: 200.000.000 (Xác định kết quả kinh doanh)
Có TK 642: 200.000.000 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
8. Một số thắc mắc liên quan đến Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?
Không phải tất cả các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp đều được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Một số khoản chi không đủ điều kiện theo quy định của Luật thuế TNDN (Ví dụ: Chi phí không có hóa đơn hợp lệ, chi tiếp khách vượt mức quy định…) sẽ không được trừ khi tính thuế nhưng vẫn phải hạch toán đầy đủ trong kế toán.
Các khoản chi phí mua ngoài phục vụ quản lý doanh nghiệp có cần hóa đơn không?
Có. Để được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, các khoản chi phí mua ngoài (như thuê văn phòng, thuê dịch vụ kế toán, mua tài liệu kỹ thuật…) cần có hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán hợp lệ.
Doanh nghiệp có được tính chi phí quản lý doanh nghiệp khi chưa phát sinh doanh thu không?
Có. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp như tiền lương nhân viên hành chính, chi phí thuê văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định… vẫn phải được ghi nhận ngay cả khi doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu.
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh ở bộ phận sản xuất có được hạch toán vào TK 642 không?
Không. Nếu chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến bộ phận sản xuất, thì phải được hạch toán vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung thay vì TK 642. TK 642 chỉ phản ánh chi phí phục vụ hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp.
Tạm kết:
Hạch toán tài khoản 642 theo Thông tư 200 đòi hỏi kế toán viên phải hiểu rõ bản chất từng khoản chi phí và áp dụng đúng nguyên tắc kế toán. Bên cạnh đó, nhân viên kế toán cũng cần thường xuyên cập nhật kiến thức và tuân thủ các quy định để đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
