Ký quỹ và ký cược là hai khái niệm quen thuộc trong hoạt động kinh tế, đặc biệt là với các doanh nghiệp thường xuyên giao dịch với đối tác, khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp những thông tin chi tiết tiết, đầy đủ nhất và hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 344 theo Thông tư 200.
1. Tài khoản 344 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Theo Điều 60, Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 344 là tài khoản Nhận ký quỹ, ký cược. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược của các đơn vị, cá nhân bên ngoài để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh được thực hiện đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết, như nhận tiền ký cược, ký quỹ để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng kinh tế, hợp đồng đại lý,…
2. Nguyên tắc kế toán của TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược theo TT200
Căn cứ khoản 1, Điều 60 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán tài khoản 344 được quy định như sau:
– Kế toán cần quản lý chi tiết từng khoản ký quỹ, ký cược theo từng khách hàng, từng kỳ hạn và từng loại ngoại tệ (nếu có). Các khoản ký quỹ, ký cược có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng được phân loại vào nợ ngắn hạn, trong khi những khoản có thời hạn trên 12 tháng được ghi nhận vào nợ dài hạn.
– Đối với các tài sản nhận thế chấp, cầm cố bằng hiện vật, doanh nghiệp không ghi nhận vào tài khoản này mà cần theo dõi riêng và thuyết minh đầy đủ trên Báo cáo tài chính.
– Với các khoản nhận ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ, kế toán phải hạch toán riêng phần nguyên tệ và thực hiện quy đổi sang đơn vị tiền tệ kế toán theo nguyên tắc:
- Tại thời điểm nhận tiền, thực hiện quy đổi theo tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch;
- Khi hoàn trả, áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế theo từng khoản cụ thể;
- Đến thời điểm lập Báo cáo tài chính, đánh giá lại theo tỷ giá thực tế tại ngày lập báo cáo, đồng thời phản ánh chênh lệch tỷ giá vào doanh thu hoặc chi phí tài chính tùy từng trường hợp.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK344
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược theo Thông tư 200 gồm:
- Bên Nợ: Hoàn trả tiền nhận ký quỹ, ký cược.
- Bên Có: Nhận ký quỹ, ký cược bằng tiền.
- Số dư bên Có: Số tiền nhận ký quỹ, ký cược chưa trả.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 344 theo TT200
– Khi nhận tiền ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài, hạch toán:
Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (Chi tiết cho từng khách hàng).
– Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho khách hàng, hạch toán:
Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
Trường hợp hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ, hạch toán:
Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (Theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của từng đối tượng)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá)
Có TK 111, 112 (Theo tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền TK tiền)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá).
– Trường hợp đơn vị ký quỹ, ký cược vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết với doanh nghiệp, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế:
+ Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, nếu khấu trừ vào tiền nhận ký quỹ, ký cược, hạch toán:
Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
Có TK 711 – Thu nhập khác.
+ Khi thực trả khoản ký quỹ, ký cược còn lại, hạch toán:
Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (Đã khấu trừ tiền phạt)
– Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán đánh giá lại khoản tiền nhận ký cược, ký quỹ có nghĩa vụ phải trả lại bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo:
+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, hạch toán:
Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, hạch toán:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK344 theo TT200
Nhận ký quỹ, ký cược là gì?
Nhận ký quỹ, ký cược là việc doanh nghiệp nhận tiền hoặc tài sản từ khách hàng, đối tác với mục đích bảo đảm thực hiện các cam kết trong hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự, thương mại hoặc dịch vụ. Đây là khoản tiền hoặc tài sản mà bên thuê, bên mua, bên đặt hàng… chuyển giao cho doanh nghiệp (bên cung cấp dịch vụ, bên cho thuê, bên bán hàng…) nhằm đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ hợp đồng.
Khoản ký quỹ, ký cược không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhận mà doanh nghiệp chỉ có trách nhiệm giữ hộ và hoàn trả sau khi hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng hoặc khi có điều kiện quy định trong hợp đồng. Việc nhận và hoàn trả ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng hợp đồng, từng kỳ hạn và từng loại nguyên tệ (nếu bằng ngoại tệ).
Phân biệt ký quỹ, ký cược với thế chấp, cầm cố ra sao?
Nhìn chung, ký quỹ, ký cược là các khoản tiền ký gửi, còn thế chấp, cầm cố là hình thức dùng tài sản để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ. Chúng có những điểm khác biệt sau:
| Ký quỹ, ký cược | Thế chấp, cầm cố | |
| Hình thức tài sản | Chủ yếu là tiền mặt hoặc ngoại tệ. | Chủ yếu là tài sản hữu hình như bất động sản, phương tiện vận tải, máy móc, hàng hóa. |
| Mục đích | Đảm bảo thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, cam kết tài chính. | Đảm bảo khoản vay, khoản nợ hoặc thực hiện hợp đồng lớn. |
| Tài khoản theo dõi | Hạch toán tại Tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược. | Không hạch toán trên TK 344, theo dõi ngoại bảng và ghi nhận trong Thuyết minh Báo cáo tài chính. |
| Xử lý khi vi phạm cam kết | Có thể chuyển thành thu nhập của doanh nghiệp nếu bên ký quỹ, ký cược vi phạm nghĩa vụ | Xử lý tài sản thế chấp, cầm cố theo các điều khoản trong hợp đồng (bán thanh lý, chuyển nhượng…). |
Khi nhận ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ, kế toán cần lưu ý gì?
Khi phát sinh giao dịch nhận ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ, kế toán cần thực hiện:
– Theo dõi chi tiết theo từng nguyên tệ: Không chỉ ghi nhận tổng số tiền quy đổi ra VND, mà phải theo dõi rõ từng khoản theo loại ngoại tệ gốc (USD, EUR, JPY…).
– Quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán:
- Thời điểm nhận ký quỹ, ký cược: Quy đổi ngoại tệ sang đồng tiền ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền (có thể là tỷ giá mua của ngân hàng hoặc tỷ giá giao dịch thực tế ghi trong hợp đồng).
- Thời điểm hoàn trả: Khi hoàn trả khoản ký quỹ, ký cược, kế toán áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của từng khoản để xác định số tiền trả.
- Thời điểm lập Báo cáo tài chính: Tại ngày kết thúc kỳ kế toán, kế toán phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày báo cáo.
– Xử lý chênh lệch tỷ giá: Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại hoặc khi hoàn trả được hạch toán ngay vào doanh thu tài chính (nếu lãi tỷ giá) hoặc chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá).
Chênh lệch tỷ giá của khoản ký quỹ, ký cược xử lý thế nào?
Chênh lệch tỷ giá liên quan đến khoản ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ có thể phát sinh trong 2 trường hợp chính:
– Chênh lệch tỷ giá khi đánh giá lại cuối kỳ:
- Khi lập Báo cáo tài chính, số dư ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày báo cáo.
- Khoản chênh lệch giữa tỷ giá tại ngày báo cáo và tỷ giá ghi sổ được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá) hoặc chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá).
– Chênh lệch tỷ giá khi hoàn trả: Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược, nếu tỷ giá tại ngày trả khác với tỷ giá tại ngày nhận, khoản chênh lệch này cũng được ghi nhận vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính.
Ví dụ:
Doanh nghiệp nhận 10.000 USD ký quỹ, tỷ giá nhận là 24.000 VND/USD => Ghi nhận 240.000.000 VND.
Cuối kỳ, tỷ giá tăng lên 24.500 VND/USD, số dư ngoại tệ được đánh giá lại: 10.000 x 24.500 = 245.000.000 VND.
Phần chênh lệch 5.000.000 VND (245.000.000 – 240.000.000) được ghi nhận vào doanh thu tài chính.
Tạm kết:
Việc hạch toán tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược theo đòi hỏi kế toán viên phải hiểu rõ bản chất nghiệp vụ và nắm chắc nguyên tắc ghi nhận từ khâu nhận tiền, hoàn trả đến khi phát sinh nghĩa vụ tài chính đều cần được theo dõi cẩn thận và minh bạch. Bên cạnh đó, mỗi doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quy trình kế toán nội bộ để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về ký quỹ, ký cược. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
