Theo TT200, tài khoản 335 – Chi phí phải trả có vai trò quan trọng trong việc phản ánh các khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa thực tế chi trả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp các thông tin chính xác nhất và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tài khoản 335 theo đúng quy định của Thông tư 200.
1. Tài khoản 335 là tài khoản gì?
Căn cứ khoản 1, Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC, ta có thể hiểu như sau:
Tài khoản 335 là tài khoản Chi phí phải trả, dùng để phản ánh các khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.
Ngoài ra, Tài khoản 335 theo Thông tư 200 còn phản ánh cả các khoản phải trả cho người lao động trong kỳ như phải trả về tiền lương nghỉ phép và các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo phải trích trước, như:
- Chi phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa, vụ có thể xây dựng được kế hoạch ngừng sản xuất. Kế toán tiến hành tính trước và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ những chi phí sẽ phải chi trong thời gian ngừng sản xuất, kinh doanh.
- Trích trước chi phí lãi tiền vay phải trả trong trường hợp vay trả lãi sau, lãi trái phiếu trả sau (khi trái phiếu đáo hạn).
- Trích trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng hóa, thành phẩm bất động sản đã bán.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 335 – Chi phí phải trả
Theo khoản 1, Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy định về nguyên tắc kế toán TK335 như sau:
– Kế toán cần phân biệt rõ giữa chi phí phải trả (hay còn gọi là chi phí trích trước, chi phí dồn tích) và dự phòng phải trả, được phản ánh trên tài khoản 352, nhằm đảm bảo việc ghi nhận và trình bày báo cáo tài chính phù hợp với bản chất từng khoản mục. Cụ thể:
- Dự phòng phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại nhưng chưa xác định rõ thời điểm thanh toán, trong khi chi phí phải trả là khoản nợ đã có thời gian thanh toán chắc chắn.
- Các khoản dự phòng phải trả thường được ước tính và có thể chưa xác định chính xác số tiền phải chi trả, ví dụ như dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa hoặc công trình xây dựng. Ngược lại, chi phí phải trả là khoản nợ có số tiền xác định cụ thể.
- Trên báo cáo tài chính, dự phòng phải trả được trình bày tách biệt với các khoản phải trả thương mại và phải trả khác, trong khi chi phí phải trả là một phần của các khoản phải trả này.
- Việc hạch toán chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với doanh thu phát sinh trong kỳ. Các khoản chưa phát sinh nhưng được tính trước vào chi phí để tránh biến động đột ngột được ghi nhận là dự phòng phải trả.
– Những khoản trích trước thuộc phạm vi dự phòng phải trả không được ghi nhận vào tài khoản 335 mà sẽ được phản ánh tại tài khoản 352, bao gồm:
- Chi phí sửa chữa lớn của tài sản cố định có chu kỳ sửa chữa đặc thù, được phép trích trước cho các năm kế hoạch.
- Dự phòng bảo hành đối với sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng hoặc chi phí tái cơ cấu.
- Các khoản dự phòng phải trả khác theo quy định của tài khoản 352.
– Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh cần được tính toán kỹ lưỡng, lập dự toán và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Doanh nghiệp phải có bằng chứng hợp lý về khoản chi phí trích trước để đảm bảo số tiền ghi nhận phản ánh đúng thực tế. Kế toán không được phép trích trước những khoản không thuộc chi phí sản xuất, kinh doanh hợp lý.
– Về nguyên tắc, chi phí phải trả cần được quyết toán dựa trên chi phí thực tế phát sinh, số chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế phải được hoàn nhập.
– Riêng việc trích trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng bán trong lĩnh vực bất động sản, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định:
- Chỉ được trích trước đối với các khoản chi phí đã có trong dự toán nhưng chưa đủ hồ sơ nghiệm thu, đồng thời phải thuyết minh chi tiết trong báo cáo tài chính.
- Chỉ áp dụng trích trước chi phí cho phần hàng hóa bất động sản đã hoàn thành và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.
- Số tiền trích trước phải phù hợp với định mức giá vốn theo tổng chi phí dự toán của phần hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán.
– Việc vốn hóa chi phí lãi vay phải tuân theo Chuẩn mực kế toán về “Chi phí đi vay“. Cụ thể:
- Nếu khoản vay phục vụ xây dựng tài sản cố định hoặc bất động sản đầu tư, lãi vay sẽ được vốn hóa ngay cả khi thời gian xây dựng dưới 12 tháng.
- Nhà thầu không được vốn hóa lãi vay khi vay tiền để thi công công trình cho khách hàng, kể cả trong trường hợp khoản vay là riêng biệt cho dự án đó.
– Cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần giải trình các khoản chi phí trích trước chưa sử dụng trong bản thuyết minh báo cáo tài chính.
3. Sơ đồ chữ T tài khoản 335 theo Thông tư 200
Sơ đồ chữ T của Tài khoản 335 theo Thông tư 200 như sau:
4. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 335 theo Thông tư 200
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 335 (theo khoản 2, Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC) như sau:
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản chi trả thực tế liên quan đến chi phí phải trả đã được hạch toán trước đó.
- Nếu chi phí phải trả cao hơn chi phí thực tế phát sinh, phần chênh lệch sẽ được điều chỉnh giảm chi phí.
Bên Có: Ghi nhận các khoản chi phí phải trả được ước tính trước và tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Số dư bên Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.
5. Hướng dẫn hạch toán cụ thể một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu liên quan đến TK335
5.1. Bút toán khi trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất
Trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, hạch toán:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
5.2. Bút toán tính tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân mà số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả
Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, nếu số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả, hạch toán:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước)
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
5.3. Bút toán trích trước số chi sửa chữa tài sản cố định trong kỳ mà nhà thầu đã thực hiện nhưng chưa nghiệm thu
Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh số chi sửa chữa TSCĐ phát sinh trong kỳ mà nhà thầu đã thực hiện nhưng chưa nghiệm thu, xuất hóa đơn, hạch toán:
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
5.4. Bút toán trích trước số chi sửa chữa tài sản cố định cao hơn chi phí thực tế phát sinh
Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, nếu số trích trước cao hơn chi phí thực tế phát sinh, hạch toán:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước lớn hơn chi phí phát sinh)
Có TK 241, 623, 627, 641, 642.
5.5. Bút toán trích trước chi phí dự tính phải ghi trong thời gian ngừng việc
Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh những chi phí dự tính phải chi trong thời gian ngừng việc theo thời vụ, hoặc ngừng việc theo kế hoạch, hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
5.6. Bút toán ghi nhận chi phí thực tế phát sinh liên quan đến chi phí trích trước
Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí trích trước, hạch toán:
Nợ TK 623, 627 (nếu số phát sinh lớn hơn số trích trước)
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 152, 153, 331, 334
Có TK 623, 627 (nếu số phát sinh nhỏ hơn số trích trước).
5.7. Bút toán khi tính tiền lãi vay (trả sau) phải trả trong kỳ
Trường hợp lãi vay trả sau, cuối kỳ tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh)
Nợ TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Có TK 335 – Chi phí phải trả
5.8. Bút toán khi phát hành trái phiếu theo mệnh giá với lãi được trả khi trái phiếu đáo hạn
– Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hóa, hạch toán:
Nợ TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ).
– Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu cho người mua trái phiếu, hạch toán:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (tổng số tiền lãi trái phiếu)
Nợ TK 34311 – Mệnh giá
5.9. Bút toán khi phát hành trái phiếu có chiết khấu với lãi được trả khi trái phiếu đáo hạn
– Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu có chiết khấu, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hóa, hạch toán:
Nợ TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ)
Có TK 34312 – Chiết khấu trái phiếu (số phân bổ trong kỳ).
– Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu cho người mua trái phiếu, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (tổng số tiền lãi trái phiếu)
Nợ TK 34311 – Mệnh giá
5.10. Bút toán khi phát hành trái phiếu có phụ trội với lãi trả khi trái phiếu đáo hạn
– Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu có phụ trội, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hóa, hạch toán:
Nợ TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ).
– Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu cho người mua trái phiếu, hạch toán:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (tổng số tiền lãi trái phiếu)
Nợ TK 34311 – Mệnh giá
5.11. Bút toán khi chuyển đổi doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thành công ty cổ phần
– Đối với các khoản nợ vay Ngân hàng thương mại và Ngân hàng Phát triển Việt Nam đã quá hạn nhưng do doanh nghiệp bị lỗ, không còn vốn nhà nước, không thanh toán được, doanh nghiệp cổ phần hóa phải làm các thủ tục, hồ sơ đề nghị khoanh nợ, giãn nợ, xóa nợ lãi vay ngân hàng theo quy định của pháp luật hiện hành. Khi có quyết định xóa nợ lãi vay, hạch toán:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (lãi vay được xóa)
Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (phần lãi vay đã hạch toán vào chi phí các kỳ trước nay được xoá)
Có TK 635 – Chi phí tài chính (phần lãi vay đã hạch toán vào chi phí tài chính trong kỳ này).
– Trong trường hợp thời gian tính từ ngày hết hạn nhà đầu tư nộp tiền mua cổ phần đến thời điểm công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trên 3 tháng thì doanh nghiệp được tính lãi vay để trả cho các nhà đầu tư:
+ Ghi nhận lãi vay phải trả, hạch toán:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
+ Khi trả tiền cho các nhà đầu tư, hạch toán:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
5.12. Kế toán khoản chi phí trích trước để tạm tính giá vốn sản phẩm bất động sản đã bán
– Khi trích trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng hóa bất động sản đã bán trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
– Các chi phí đầu tư, xây dựng thực tế phát sinh đã có đủ hồ sơ tài liệu và được nghiệm thu được tập hợp để tính chi phí đầu tư xây dựng bất động sản, hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các tài khoản liên quan.
– Khi các khoản chi phí trích trước đã có đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh là đã thực tế phát sinh, kế toán ghi giảm khoản chi phí trích trước và ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, hạch toán:
Nợ TK 335- Chi phí phải trả
Có TK 154– Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
– Khi toàn bộ dự án bất động sản hoàn thành, kế toán phải quyết toán và ghi giảm số dư khoản chi phí trích trước còn lại, hạch toán:
Nợ TK 335- Chi phí phải trả
Có TK 154– Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 632– Giá vốn hàng bán (phần chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại cao hơn chi phí thực tế phát sinh).
6. Ví dụ về hạch toán tài khoản 335 theo Thông tư 200
Giả sử Công ty A đã nhận hàng hóa vào cuối tháng 12/2024, nhưng thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp được xác định vào đầu tháng 1/2025. Chi phí cho lô hàng là 50 triệu VND.
Khi nhận hàng nhưng chưa thanh toán vào cuối tháng 12/2024, công ty sẽ hạch toán:
Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) 50.000.000 VND
Có TK 335 (Chi phí phải trả) 50.000.000 VND
Đến đầu tháng 1/2025, khi thanh toán cho nhà cung cấp, công ty sẽ hạch toán:
Nợ TK 335 (Chi phí phải trả) 50.000.000 VND
Có TK 111, 112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng) 50.000.000 VND
Như vậy, chi phí đã được ghi nhận vào tháng 12/2024 (tháng khi nhận hàng), nhưng thanh toán thực tế sẽ được thực hiện vào tháng 1. Việc hạch toán theo cách này giúp công ty đảm bảo nguyên tắc ghi nhận chi phí theo kỳ và đồng thời phản ánh nghĩa vụ phải trả đúng thời điểm.
7. Một số câu hỏi liên quan đến Chi phí phải trả
Khi nào doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí phải trả?
Doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí phải trả khi có nghĩa vụ phải thanh toán, nhưng thời điểm thanh toán chưa đến hoặc các chi phí đã phát sinh nhưng chưa thực hiện chi trả.
Chi phí phải trả có sự khác biệt gì so với khoản phải trả khác?
Chi phí phải trả phản ánh các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ kế toán nhưng chưa thanh toán, còn các khoản phải trả khác thường là các nghĩa vụ nợ có liên quan đến các giao dịch thương mại như mua hàng hóa, dịch vụ.
Sự khác biệt giữa chi phí phải trả và dự phòng phải trả là gì?
Chi phí phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại, đã xác định được thời gian và số tiền phải thanh toán, còn dự phòng phải trả là nghĩa vụ nợ chưa xác định rõ thời gian và số tiền phải thanh toán, thường chỉ được ước tính.
Tạm kết:
Tài khoản 335 là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng các khoản chi phí cần phải trả, từ đó phản ánh chính xác tình hình tài chính. Việc tuân thủ quy định của Thông tư 200 khi hạch toán tài khoản này sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong công tác kế toán. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích để bạn áp dụng trong thực tế kế toán.
