Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán tài chính. Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính đã quy định rõ ràng các nguyên tắc ghi nhận, xử lý nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 331. Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết các hướng dẫn hạch toán theo đúng quy định pháp luật.
1. Tài khoản 331 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Theo Điều 51, Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 331 là tài khoản Phải trả cho người bán, được sử dụng để để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 331 – Phải trả cho người bán theo TT200
Căn cứ khoản 1, Điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán TK 331 – Phải trả cho người bán bao gồm:
– Nguyên tắc hạch toán chi tiết theo từng đối tượng: Các khoản công nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp hay nhà thầu xây lắp cần được ghi nhận, theo dõi chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Đối với từng đối tượng, tài khoản 331 không chỉ phản ánh số tiền phải thanh toán mà còn bao gồm cả số tiền doanh nghiệp đã tạm ứng nhưng chưa nhận đủ hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng công việc đã hoàn thành bàn giao.
– Quản lý công nợ theo nguyên tệ và nguyên tắc quy đổi ngoại tệ:
Doanh nghiệp có nghĩa vụ theo dõi chi tiết từng khoản công nợ theo từng loại tiền tệ phát sinh. Với các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, kế toán thực hiện quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá bán tại ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp giao dịch thường xuyên tại thời điểm ghi nhận.
Trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí, phần công nợ ghi nhận bên Có tài khoản 331 phải áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh theo từng khoản ứng trước.
– Quy đổi tỷ giá khi thanh toán và ghi nhận chi phí thực tế: Khi thanh toán công nợ bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của từng chủ nợ. Nếu cùng một đối tượng có nhiều giao dịch thì áp dụng bình quân gia quyền di động để xác định tỷ giá thực tế. Riêng trường hợp ứng trước tiền cho nhà cung cấp, khoản bên Nợ tài khoản 331 sẽ được quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước (tỷ giá bán của ngân hàng thương mại).
– Đánh giá lại công nợ ngoại tệ cuối kỳ: Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại giá trị các khoản công nợ phải trả bằng ngoại tệ. Tỷ giá để đánh giá lại là tỷ giá bán tại ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch. Nếu doanh nghiệp thuộc tập đoàn, có thể sử dụng tỷ giá chung do công ty mẹ quy định, đảm bảo phù hợp với tỷ giá thực tế trên thị trường.
– Ghi nhận công nợ hàng nhập khẩu ủy thác:
Với các trường hợp nhập khẩu ủy thác, bên giao nhập khẩu ghi nhận số tiền phải trả cho người bán vào tài khoản 331 như các khoản công nợ thông thường, thông qua bên nhận ủy thác.
– Hàng chưa có hóa đơn và xử lý giá tạm tính: Đối với hàng hóa, vật tư, dịch vụ đã nhận hoặc đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng, doanh nghiệp ghi nhận theo giá tạm tính. Sau khi nhận được hóa đơn chính thức hoặc thông báo giá từ nhà cung cấp, kế toán phải điều chỉnh lại theo giá thực tế.
– Ghi nhận rõ ràng các khoản chiết khấu và giảm trừ: Trong quá trình hạch toán, kế toán cần tách bạch, ghi nhận đầy đủ các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán do nhà cung cấp hoặc người bán áp dụng. Những khoản giảm trừ này cần được phản ánh rõ, kể cả khi chưa được thể hiện ngay trên hóa đơn.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK331
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 – Phải trả cho người bán theo quy định tại khoản 2, Điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản tiền doanh nghiệp đã thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc nhà thầu xây lắp.
- Phản ánh số tiền đã chuyển trước cho nhà cung cấp, nhà thầu nhưng chưa nhận được đầy đủ hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng công việc theo hợp đồng.
- Ghi nhận các khoản giảm giá hàng hóa, dịch vụ được nhà cung cấp chấp thuận sau khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
- Phản ánh các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán được người bán đồng ý trừ trực tiếp vào công nợ.
- Ghi nhận giá trị hàng hóa, vật tư trả lại hoặc hàng kém chất lượng bị trả lại cho nhà cung cấp sau khi kiểm nhận.
- Điều chỉnh giảm các khoản nợ phải trả khi đánh giá lại công nợ ngoại tệ trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam.
Bên Có:
- Phản ánh nghĩa vụ thanh toán phát sinh với nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc nhà thầu xây lắp khi nhận hàng, nhận dịch vụ hoặc nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành.
- Điều chỉnh tăng công nợ phải trả nếu giá tạm tính trước đó thấp hơn giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán.
- Điều chỉnh tăng giá trị công nợ khi đánh giá lại các khoản nợ bằng ngoại tệ nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam.
Số dư bên Có: Thể hiện số tiền còn phải thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu theo từng đối tượng cụ thể.
Số dư bên Nợ: Trong một số trường hợp, tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số tiền đã trả trước lớn hơn nghĩa vụ thực tế phải thanh toán hoặc các khoản ứng trước cho người bán, nhà cung cấp theo từng đối tượng chi tiết.
Khi lập Bảng Cân đối kế toán: Cần bóc tách rõ các khoản dư Nợ và dư Có chi tiết theo từng đối tượng để trình bày đúng ở cả phần Tài sản và Nguồn vốn, đảm bảo thông tin minh bạch và phù hợp nguyên tắc lập báo cáo tài chính.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 331 theo TT200
– Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua TSCĐ:
+ Trường hợp mua trong nội địa:
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán).
+ Trường hợp nhập khẩu hàng hóa:
Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế Tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế Bảo vệ môi trường (nếu có), hạch toán:
Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3332 – Thuế TTĐB (Nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33312).
– Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
+ Trường hợp mua trong nội địa:
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán)
+ Trường hợp nhập khẩu:
Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (Nếu có), hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng.
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3332 – Thuế TTĐB (Nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33312).
– Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:
+ Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).
+ Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
– Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
+ Trường hợp phải thanh toán cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch).
+ Trường hợp đã ứng trước tiền cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán ghi nhận giá trị đầu tư XDCB tương ứng với số tiền đã ứng trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị đầu tư XDCB còn phải thanh toán (sau khi đã trừ đi số tiền ứng trước) được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Tỷ giá giao dịch thực tế)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)
Có TK 111, 112,… (Tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu tỷ giá giao dịch thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).
– Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, hạch toán:
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
– Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
+ Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (TK 1562)
Nợ TK 241 – XDCB dở dang
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ TK 623, 627, 641, 642, 635, 811
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331) (Nếu có)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).
+ Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán).
– Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
– Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331) (Nếu có)
Có TK 152, 153, 156, 611,…
– Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 711 – Thu nhập khác.
– Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào).
– Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng.
+ Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
+ Khi bán hàng nhận đại lý, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112, 131,… (Tổng giá thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Giá giao bán đại lý).
Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
+ Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
+ Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ đi hoa hồng đại lý)
– Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu:
+ Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC… căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
+ Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.
+ Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
+ Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, hạch toán:
Nợ TK 151, 152, 156, 211,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331- Phải trả cho người bán (Chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác).
+ Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định của TK 333 – Thuế và khoản phải nộp Nhà nước.
+ Đơn vị nhận uỷ thác không sử dụng tài khoản này để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các TK 138 và 338.
– Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131).
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, hạch toán:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK 331 theo TT200
Khi trả tiền người bán bằng ngoại tệ, sử dụng tỷ giá nào?
Khi thanh toán nợ bằng ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh theo từng khoản nợ cụ thể. Trường hợp có nhiều giao dịch với cùng một nhà cung cấp, có thể áp dụng bình quân gia quyền di động.
Trường hợp doanh nghiệp thanh toán nhầm hoặc thừa cho người bán, xử lý ra sao?
Số tiền thanh toán thừa hoặc nhầm sẽ được ghi bên Nợ TK 331, chờ xử lý hoàn trả hoặc bù trừ vào các khoản công nợ sau này.
Doanh nghiệp có phải trích lập dự phòng phải trả người bán không?
Thông tư 200 không yêu cầu trích lập dự phòng cho khoản phải trả người bán, nhưng doanh nghiệp cần đánh giá khả năng thanh toán và công nợ bất thường để có phương án xử lý.
Tạm kết:
Hạch toán tài khoản 331 theo Thông tư 200 là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán. Để thực hiện tốt, kế toán viên cần hiểu rõ nguyên tắc, bút toán và các tình huống phát sinh thực tế. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
