Tài khoản 161 – Chi sự nghiệp là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp có nhiệm vụ thực hiện hoạt động sự nghiệp, dự án phi lợi nhuận. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc hạch toán tài khoản này cần tuân thủ những nguyên tắc và quy định cụ thể. Các khoản chi từ nguồn ngân sách hoặc viện trợ không hoàn lại phải được ghi nhận đầy đủ, minh bạch và chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán Tài khoản 161 theo Thông tư 200.
1. Tài khoản 161 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Theo khoản 1, Điều 32 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 161 là tài khoản Chi sự nghiệp. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các khoản chi liên quan đến hoạt động sự nghiệp hoặc thực hiện các dự án phục vụ nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội được Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao cho doanh nghiệp. Những hoạt động này nằm ngoài phạm vi sản xuất kinh doanh thông thường và không nhằm mục đích lợi nhuận.
Nguồn kinh phí để chi cho các hoạt động, dự án này có thể đến từ Ngân sách Nhà nước, từ cấp trên cấp phát, hoặc từ các khoản viện trợ, tài trợ không hoàn lại. Việc sử dụng tài khoản này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có tham gia thực hiện hoạt động sự nghiệp hoặc dự án có nguồn kinh phí hỗ trợ từ ngân sách, cấp trên hoặc các nguồn tài trợ, đồng thời có thể có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp để chi trả.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 161 – Chi sự nghiệp theo TT200
Căn cứ vào khoản 1, Điều 32 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 161 bao gồm:
– Doanh nghiệp cần tổ chức ghi chép sổ kế toán chi tiết các khoản chi sự nghiệp, chi dự án theo từng nguồn kinh phí cụ thể, đồng thời phân loại theo niên độ kế toán, năm ngân sách và theo đúng phân nhóm trong mục lục Ngân sách Nhà nước.
– Việc ghi nhận các khoản chi sự nghiệp và chi dự án phải đảm bảo tính thống nhất với dự toán đã lập, đồng thời bảo đảm sự phù hợp, đối chiếu chính xác giữa sổ kế toán, chứng từ gốc và các báo cáo tài chính.
– Tài khoản 161 được sử dụng để phản ánh các khoản chi thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp và kinh phí dự án hàng năm của doanh nghiệp, bao gồm cả chi thường xuyên và không thường xuyên theo đúng quy định tài chính hiện hành.
– Vào cuối kỳ kế toán, nếu báo cáo quyết toán chưa được phê duyệt, toàn bộ số chi sự nghiệp và chi dự án phát sinh trong năm sẽ được kết chuyển từ bên Có tài khoản 1612 – Chi sự nghiệp năm nay- sang bên Nợ tài khoản 1611 – Chi sự nghiệp năm trước để tiếp tục theo dõi cho đến khi có quyết định phê duyệt quyết toán.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK161
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 161 – Chi sự nghiệp được quy định tại khoản 2, Điều 32 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
– Bên Nợ: Ghi nhận toàn bộ các khoản chi sự nghiệp, chi dự án phát sinh thực tế trong kỳ.
– Bên Có:
- Các khoản chi không đúng quy định, không được duyệt và buộc phải thu hồi, xuất toán;
- Số chi sự nghiệp, chi dự án đã được phê duyệt quyết toán và ghi nhận theo đúng nguồn kinh phí cấp từ ngân sách hoặc dự án.
– Số dư bên Nợ: Thể hiện các khoản chi sự nghiệp và chi dự án vẫn đang chờ quyết toán hoặc chưa được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt quyết toán.
Tài khoản 161 gồm hai tài khoản chi tiết cấp 2:
- Tài khoản 1611 – Chi sự nghiệp năm trước: Dùng để theo dõi các khoản chi thuộc kinh phí năm trước chưa được duyệt quyết toán.
- Tài khoản 1612 – Chi sự nghiệp năm nay: Ghi nhận các khoản chi sự nghiệp và chi dự án phát sinh trong năm hiện tại.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 161 theo TT200
(1) Khi xuất tiền chi cho hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự án thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án, hạch toán:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612)
Có các TK 111,112,…
(2) Tiền lương và các khoản khác phải trả cho người lao động của doanh nghiệp, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tính vào chi sự nghiệp, chi dự án, hạch toán:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612)
Có TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
(3) Khi xuất kho vật tư, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, hạch toán:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
(4) Khi nhận được các khoản kinh phí của cấp trên hoặc khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, hạch toán:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp.
Nếu rút dự toán chi sự nghiệp, dự án ra sử dụng, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp..
(5) Khi kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành để sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, hạch toán:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612)
Có TK 241 – XDCB dở dang (TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ).
(6) Trường hợp mua sắm TSCĐ hoặc đầu tư xây dựng cơ bản cho các hoạt động sự nghiệp, dự án bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án:
– Khi mua sắm TSCĐ, xây dựng công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, hạch toán:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có các TK 111, 112, 331, 241, 461,…
– Đồng thời thực hiện bút toán:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612)
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
Nếu rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để mua sắm TSCĐ, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép cho phù hợp.
(7) Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của người lao động tham gia hoạt động sự nghiệp, dự án của doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TK 3382, 3383, 3384, 3386).
(8) Cuối năm tài chính, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số dư Nợ TK 1612 – Chi sự nghiệp năm nay” sang TK 1611 – Chi sự nghiệp năm trước”, hạch toán:
Nợ TK 1611 – Chi sự nghiệp năm trước
Có TK 1612 – Chi sự nghiệp năm nay.
(9) Khi báo cáo quyết toán được duyệt, số chi sự nghiệp, chi dự án được quyết toán với nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án, hạch toán:
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4611- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước)
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1611- Chi sự nghiệp năm trước).
(10) Các khoản chi sai quy định không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải xuất toán thu hồi, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388)
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1611- Chi sự nghiệp năm trước).
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK161 theo TT200
Doanh nghiệp không có hoạt động sự nghiệp hoặc không nhận kinh phí dự án có được dùng Tài khoản 161 không?
Không. Chỉ những doanh nghiệp có thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp hoặc dự án được Nhà nước, cấp trên giao và có nguồn kinh phí hỗ trợ, viện trợ hoặc thu từ hoạt động sự nghiệp mới được phép sử dụng Tài khoản 161.
Các khoản chi sai quy định hoặc không được phê duyệt thì kế toán xử lý như thế nào?
Các khoản chi không đúng đối tượng, không đúng chế độ, hoặc vượt mức dự toán được duyệt sẽ bị loại ra khỏi quyết toán. Khi đó, kế toán phải ghi giảm chi sự nghiệp bằng cách ghi Có Tài khoản 161, đồng thời hạch toán thu hồi lại phần chi sai (có thể ghi Nợ tài khoản liên quan như 111, 112 nếu hoàn trả bằng tiền). Những khoản này cần được theo dõi riêng và có biện pháp xử lý phù hợp.
Cuối năm kế toán, nếu chưa được duyệt quyết toán thì xử lý như thế nào với số dư Tài khoản 1612?
Trường hợp đến cuối năm tài chính, các khoản chi trong Tài khoản 1612 (chi sự nghiệp năm nay) chưa được phê duyệt quyết toán, kế toán phải kết chuyển toàn bộ số chi này sang Tài khoản 1611 (chi sự nghiệp năm trước). Mục đích là để tiếp tục theo dõi trong năm sau cho đến khi có quyết định duyệt quyết toán chính thức từ cơ quan có thẩm quyền.
Tạm kết:
Hiểu rõ nguyên tắc hạch toán Tài khoản 161 giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật và đảm bảo tính minh bạch tài chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi sự nghiệp đều cần được theo dõi và ghi nhận đầy đủ, đúng đối tượng và nguồn kinh phí. Hy vọng rằng hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ là cơ sở hữu ích để doanh nghiệp thực hiện tốt công tác kế toán liên quan đến chi sự nghiệp.
