Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường tạm ứng tiền cho nhân viên để phục vụ công tác, mua sắm hoặc chi phí phát sinh khác. Tài khoản 141 – Tạm ứng được sử dụng để ghi nhận và theo dõi các khoản này theo đúng quy định của Thông tư 200. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và gửi đến các bạn những hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 141 theo Thông tư 200.
1. Tài khoản 141 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 141 là tài khoản Tạm ứng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 141 – Tạm ứng theo TT200
Nguyên tắc kế toán tài khoản 141 – Tạm ứng được quy định tại khoản 1, Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, gồm có:
– Khoản tạm ứng là tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp cấp cho người lao động để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc công việc đã được phê duyệt. Chỉ nhân viên của doanh nghiệp mới được nhận tạm ứng, trong đó những cá nhân thường xuyên nhận tạm ứng (như nhân viên cung ứng vật tư, hành chính, quản trị) phải có quyết định bằng văn bản từ Giám đốc.
– Người nhận tạm ứng, dù cá nhân hay tập thể, có trách nhiệm quản lý số tiền đã nhận và chỉ sử dụng đúng mục đích được duyệt. Nếu không sử dụng hết, phần dư phải được hoàn trả vào quỹ doanh nghiệp. Việc chuyển khoản tạm ứng cho người khác sử dụng là không được phép.
Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán kèm chứng từ gốc để quyết toán toàn bộ số tiền đã nhận. Trường hợp không hoàn lại số dư tạm ứng, khoản này sẽ bị trừ vào lương. Nếu chi vượt số tiền được cấp, doanh nghiệp sẽ xem xét bổ sung phần thiếu.
– Chỉ khi thanh toán xong tạm ứng kỳ trước, nhân viên mới được nhận tạm ứng cho kỳ tiếp theo. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng cá nhân nhận tạm ứng, ghi nhận đầy đủ quá trình cấp phát và thanh toán để đảm bảo quản lý tài chính minh bạch.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK141
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng theo quy định tại khoản 2, Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC bao gồm:
Bên Nợ: Ghi nhận các khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên để thực hiện công việc theo kế hoạch.
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được quyết toán và thanh toán đầy đủ;
- Số tiền còn dư sau khi sử dụng được hoàn trả vào quỹ hoặc khấu trừ vào lương;
- Vật tư chưa sử dụng hết được nhập lại kho doanh nghiệp.
Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền tạm ứng còn tồn chưa được thanh toán.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 141 theo TT200
– Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111, 112, 152,…
– Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, hạch toán:
Nợ TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, …
Có TK 141 – Tạm ứng.
– Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng.
– Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, hạch toán:
Nợ TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,…
Có TK 111 – Tiền mặt.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK141 theo TT200
Ai có thể nhận tạm ứng trong doanh nghiệp?
Chỉ những người lao động chính thức đang làm việc tại doanh nghiệp mới được quyền nhận tạm ứng để phục vụ cho công việc được giao. Đối với các nhân sự có nhu cầu tạm ứng thường xuyên, chẳng hạn như nhân viên bộ phận cung ứng vật tư, hành chính, quản trị, họ phải được Giám đốc doanh nghiệp phê duyệt bằng văn bản để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch của khoản tạm ứng.
Người nhận tạm ứng có trách nhiệm gì?
Mỗi cá nhân hoặc bộ phận khi nhận tạm ứng đều có nghĩa vụ sử dụng đúng quy định và tuân thủ các nguyên tắc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Sử dụng số tiền tạm ứng đúng mục đích, phạm vi và nội dung công việc đã được phê duyệt.
- Không được phép chuyển nhượng hoặc để người khác sử dụng số tiền tạm ứng.
- Sau khi hoàn thành công việc, phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ hợp lệ để quyết toán.
- Nếu còn dư tiền tạm ứng, phải hoàn trả lại cho doanh nghiệp đúng thời hạn quy định.
Nếu số tiền tạm ứng không được sử dụng hết thì xử lý thế nào?
Sau khi hoàn thành công việc, nếu khoản tiền tạm ứng chưa sử dụng hết, doanh nghiệp có các phương án xử lý như sau:
- Người nhận tạm ứng phải nộp lại phần dư vào quỹ doanh nghiệp.
- Nếu không hoàn trả đúng thời hạn, doanh nghiệp có quyền khấu trừ số tiền này vào lương hoặc các khoản thu nhập khác của người nhận tạm ứng.
Trong trường hợp chi vượt số tiền tạm ứng thì sao?
Nếu khoản chi thực tế vượt quá số tiền đã tạm ứng, doanh nghiệp sẽ giải quyết dựa trên từng trường hợp cụ thể:
- Người nhận tạm ứng cần lập chứng từ thanh toán bổ sung và báo cáo lại với doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp xem xét và quyết định cấp bổ sung phần chênh lệch còn thiếu để đảm bảo việc thanh toán được đầy đủ và hợp lệ.
Tại sao phải thanh toán xong tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau?
Việc yêu cầu thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng trước khi cấp mới là một nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính minh bạch tài chính và kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Cụ thể:
- Giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tồn đọng các khoản tạm ứng chưa quyết toán, hạn chế rủi ro thất thoát.
- Tạo điều kiện để kế toán theo dõi và kiểm soát tốt hơn các khoản đã tạm ứng, tránh tình trạng nhân viên nhận nhiều lần nhưng không thanh toán đúng hạn.
- Đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, phản ánh đúng tình trạng tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán cần lưu ý gì khi hạch toán tài khoản 141?
Để đảm bảo việc hạch toán tài khoản 141 chính xác, kế toán viên cần lưu ý những điểm quan trọng sau:
- Mở sổ chi tiết theo dõi từng cá nhân nhận tạm ứng, ghi nhận đầy đủ các khoản đã cấp, đã thanh toán và số dư chưa quyết toán.
- Thường xuyên cập nhật, kiểm tra tình trạng tạm ứng để đảm bảo không xảy ra sai sót hay thất thoát tài chính.
- Đối chiếu chứng từ, hóa đơn liên quan đến từng khoản tạm ứng để đảm bảo tính hợp lệ trước khi thực hiện thanh toán.
- Thực hiện hạch toán đúng theo hướng dẫn của Thông tư 200 và các chuẩn mực kế toán để đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và chính xác.
Tạm kết:
Hạch toán chính xác tài khoản 141 theo Thông tư 200 giúp doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền tạm ứng và tránh thất thoát. Ngoài việc tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán, kế toán viên còn cần lưu ý đến tính minh bạch và cập nhật thường xuyên nhằm kiểm soát chặt chẽ các khoản tạm ứng. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
