Trong hệ thống kế toán Việt Nam, Tài khoản 111 – Tiền mặt là một trong những tài khoản quan trọng, phản ánh toàn bộ số tiền mặt hiện có tại quỹ của doanh nghiệp. Hiện nay, thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc kế toán, kết cấu và nội dung phản ánh của TK111. Bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể cách hạch toán Tài khoản 111 theo TT200, giúp kế toán viên thực hiện đúng chuẩn mực.
1. Tài khoản 111 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Theo quy định tại khoản 1, Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 111 là tài khoản Tiền mặt, được sử dụng để ghi nhận toàn bộ các khoản thu, chi và số dư thực tế tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Tài khoản này bao gồm các loại tiền như: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ những khoản tiền mặt, ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ thực sự nhập quỹ, xuất quỹ hoặc tồn quỹ mới được hạch toán vào Tài khoản 111. Trường hợp tiền thu được chuyển thẳng vào ngân hàng, không qua quỹ tiền mặt, thì kế toán không ghi nhận vào Tài khoản 111 mà hạch toán trực tiếp vào Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 111 – Tiền mặt theo TT200
Căn cứ khoản 1, Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán tài khoản 111 – Tiền mặt được quy định như sau:
– Các khoản tiền mặt do tổ chức, cá nhân ký quỹ, ký cược tại doanh nghiệp sẽ được theo dõi và ghi nhận tương tự như các tài sản bằng tiền khác thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
– Khi thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, doanh nghiệp bắt buộc phải lập phiếu thu, phiếu chi kèm đầy đủ chữ ký của các bên liên quan như: người giao, người nhận và người có thẩm quyền phê duyệt. Đối với một số trường hợp đặc biệt, phiếu thu/chi cần kèm theo lệnh nhập hoặc xuất quỹ theo quy định hiện hành về chứng từ kế toán.
– Bộ phận kế toán tiền mặt phải mở sổ theo dõi chi tiết, ghi nhận liên tục, đầy đủ các giao dịch thu, chi, xuất, nhập liên quan đến tiền mặt và ngoại tệ, đồng thời luôn cập nhật số dư thực tế tại quỹ ở từng thời điểm cụ thể.
– Thủ quỹ chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc bảo quản, nhập và xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, đồng thời thực hiện đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán. Nếu phát sinh chênh lệch, thủ quỹ và kế toán cần phối hợp kiểm tra, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý phù hợp.
– Đối với các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải thực hiện quy đổi sang Đồng Việt Nam theo nguyên tắc sau:
+ Khi ghi nhận bên Nợ TK 1112, áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế; riêng khoản rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ sẽ sử dụng tỷ giá ghi sổ của TK 1122.
+ Khi ghi nhận bên Có TK 1112, áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
Nguyên tắc xác định tỷ giá hối đoái thực tế phải thực hiện theo đúng quy định hướng dẫn tại tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản liên quan.
– Đối với vàng tiền tệ, chỉ ghi nhận vào tài khoản này với vai trò là phương tiện lưu trữ giá trị, không bao gồm vàng thuộc hàng tồn kho phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành.
– Định kỳ tại các thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:
+ Số dư ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp có giao dịch thường xuyên tại thời điểm lập báo cáo.
+ Vàng tiền tệ được xác định lại theo giá mua trong nước, do Ngân hàng Nhà nước công bố. Nếu Ngân hàng Nhà nước không công bố, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào giá mua của các tổ chức kinh doanh vàng hợp pháp theo quy định.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK111
Theo khoản 2, Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 – Tiền mặt gồm có:
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản thu bằng tiền mặt, ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ nhập quỹ.
- Phản ánh số tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ thừa khi thực hiện kiểm kê quỹ.
- Ghi nhận chênh lệch tăng do đánh giá lại số dư ngoại tệ khi tỷ giá tăng so với Đồng Việt Nam tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Ghi nhận phần chênh lệch tăng khi đánh giá lại giá trị vàng tiền tệ tại thời điểm báo cáo.
Bên Có:
- Phản ánh các khoản chi ra bằng tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ từ quỹ.
- Ghi nhận số lượng tiền mặt, ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ bị thiếu khi kiểm kê quỹ.
- Xác định chênh lệch giảm khi đánh giá lại số dư ngoại tệ do tỷ giá giảm so với Đồng Việt Nam tại thời điểm báo cáo.
- Ghi nhận phần chênh lệch giảm khi đánh giá lại vàng tiền tệ theo giá thị trường tại thời điểm báo cáo.
Số dư bên Nợ: Số tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ còn lại trong quỹ tính đến thời điểm lập báo cáo tài chính.
Tài khoản 111 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Theo dõi chi tiết các khoản thu, chi và số dư tiền mặt bằng Đồng Việt Nam tại quỹ.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Ghi nhận các giao dịch thu, chi, biến động tỷ giá và số dư ngoại tệ trong quỹ, được quy đổi sang Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động về số lượng và giá trị của vàng tiền tệ được doanh nghiệp lưu trữ tại quỹ.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 111 theo TT200
– Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu:
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế (gián thu) phải nộp này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
+ Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
– Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (TK 3339).
– Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 711 – Thu nhập khác (Giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
– Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1111, 1112)
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (TK 1121, 1122)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (TK 3411).
– Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt; Nhận ký quỹ, ký cược của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1111, 1112)
Có TK 128, 131, 136, 138, 141, 244, 344.
– Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá vốn khoản đầu tư (được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền) vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1111, 1112)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 121 – Chứng khoán kinh doanh (Giá vốn)
Có TK 221, 222, 228 (Giá vốn)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
– Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
– Khi nhận tiền của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các hoạt động chung, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
– Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ, ký cược, hạch toán:
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết…, hạch toán:
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua TSCĐ, chi cho hoạt động đầu tư XDCB:
+ Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, hạch toán:
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
+ Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
– Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ), nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng (TK 6111, 6112)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
– Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT.
– Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả, hạch toán:
Nợ TK 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác, hạch toán:
Nợ TK 635, 811,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381)
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TK 3381).
– Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt.
+ Khi mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ.
Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, hạch toán:
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133, … (Theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 (TK 1112) (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán).
Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, hạch toán:
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133, … (Theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái).
+ Khi thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ:
Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, hạch toán:
Nợ TK 331, 335, 336, 338, 341,… (Tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá ghi sổ kế toán).
Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, hạch toán:
Nợ TK 331, 336, 341,… (Tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá ghi sổ kế toán).
+ Trường hợp trả trước tiền bằng ngoại tệ cho người bán, bên Nợ tài khoản phải trả áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Tỷ giá thực tế thời điểm trả trước)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá ghi sổ kế toán).
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái).
Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ là tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá giao dịch thực tế)
Có TK 511, 515, 711,… (Tỷ giá giao dịch thực tế).
+ Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ, hạch toán:
Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá hối đoái giao dich thực tế tại ngày giao dịch)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 131, 136, 138,… (Tỷ giá ghi sổ kế toán).
Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái)
Có TK 131, 136, 138,… (Tỷ giá ghi sổ kế toán).
Trường hợp nhận trước tiền của người mua, bên Có tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước).
– Kế toán sử dụng tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế (là tỷ giá mua của ngân hàng) để đánh giá lại các khoản ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112)
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131).
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá, hạch toán:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131)
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112).
+ Sau khi bù trừ lãi, lỗ tỷ giá phát sinh do đánh giá lại, kế toán kết chuyển phần chênh lệch lãi, lỗ tỷ giá vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi lớn hơn lỗ) hoặc chi phí tài chính (nếu lãi nhỏ hơn lỗ).
– Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ:
+ Trường hợp giá đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lãi, kế toán ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính, hạch toán:
Nợ TK 1113 – Vàng tiền tệ (Theo giá mua trong nước)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
+ Trường hợp giá đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lỗ, kế toán ghi nhận chi phí tài chính, hạch toán:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 1113 – Vàng tiền tệ (Theo giá mua trong nước).
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK111 theo TT200
Cuối kỳ, doanh nghiệp có phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ không?
Có. Số dư ngoại tệ đánh giá theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch. Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trong nước do Ngân hàng Nhà nước hoặc đơn vị kinh doanh vàng hợp pháp công bố.
Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt trong quỹ thì xử lý thế nào?
Nếu thừa hoặc thiếu tiền mặt khi kiểm kê, kế toán và thủ quỹ phải đối chiếu, xác định nguyên nhân, lập biên bản và ghi nhận chênh lệch vào các tài khoản phù hợp theo quy định.
Tiền mặt do cá nhân hoặc doanh nghiệp khác ký quỹ, ký cược có hạch toán vào TK111 không?
Có. Các khoản tiền mặt ký quỹ, ký cược tại doanh nghiệp được ghi nhận và quản lý như tài sản bằng tiền của doanh nghiệp, hạch toán vào TK111.
Phiếu thu, phiếu chi có bắt buộc khi nhập, xuất quỹ không?
Có. Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có phiếu thu, phiếu chi đầy đủ chữ ký theo quy định.
Tạm kết:
Việc nắm vững và thực hiện đúng quy định hạch toán Tài khoản 111 theo Thông tư 200 sẽ góp phần đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
