Hạch toán lương và các khoản tính theo lương là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Quy trình này giúp xác định chính xác chi phí nhân công, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ các quy định pháp luật. Việc ghi nhận đúng và đủ các khoản liên quan đến tiền lương còn ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế. Để thực hiện hiệu quả, kế toán cần nắm vững các bước hạch toán cụ thể theo quy định hiện hành mà chúng tôi sẽ tổng hợp và giới thiệu trong bài viết sau đây.
1. Tài khoản kế toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Một số tài khoản kế toán thường được sử dụng trong kế toán tiền lương bao gồm:
– Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: Đây là tài khoản quan trọng nhất trong kế toán tiền lương, dùng để phản ánh các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên.
- Bên Nợ: Ghi nhận số tiền đã thanh toán lương cho nhân viên hoặc các khoản khấu trừ vào lương (bảo hiểm, thuế TNCN…).
- Bên Có: Ghi nhận tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp phải trả cho nhân viên.
- Dư Có: Số tiền lương còn phải trả cho người lao động nhưng chưa thanh toán.
– Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác: Được sử dụng để theo dõi các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Các tài khoản cấp 2 gồm có:
- Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội
- Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3385 – Bảo hiểm thất nghiệp
- Tài khoản 3386 – Kinh phí công đoàn
- Tài khoản 3388 – Các khoản phải trả, phải nộp khác (bao gồm thuế TNCN khấu trừ từ lương nhân viên)
– Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Dùng để phản ánh tiền lương, các khoản phụ cấp và bảo hiểm của nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất.
– Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng: Phản ánh tiền lương và các khoản liên quan của nhân viên thuộc bộ phận bán hàng.
– Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dùng để ghi nhận chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp.
– Tài khoản 111 – Tiền mặt và tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Khi doanh nghiệp thanh toán lương cho nhân viên, sẽ ghi nhận vào TK 111 nếu trả bằng tiền mặt hoặc TK 112 nếu trả lương qua ngân hàng.
2. Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương gồm có:
- Tiền lương và các khoản trích phải được ghi nhận trong kỳ phát sinh chi phí, hạch toán đúng kỳ và đầy đủ và đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
- Các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, và các khoản trích theo lương phải được tính đúng mức và theo tỷ lệ quy định của pháp luật.
- Chi phí nhân công phải được hạch toán theo mức thực tế đã phát sinh, không ước tính hoặc ghi nhận sai lệch.
- Mọi khoản chi phí liên quan đến tiền lương và các khoản trích phải có chứng từ hợp pháp, bao gồm hợp đồng lao động và các bảng lương, bảng chấm công.
- Chi phí tiền lương cần được phân bổ đúng đối tượng sử dụng lao động và không được phân bổ một cách tùy tiện.
- Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ và đúng hạn các khoản bảo hiểm và thuế liên quan đến tiền lương của nhân viên.
3. Căn cứ tính lương nhân viên
Khi tính lương cho nhân viên vào cuối kỳ, kế toán cần dựa vào ba yếu tố chính sau:
- Bảng chấm công: Cung cấp thông tin về số ngày công thực tế làm việc của từng nhân viên trong tháng.
- Hợp đồng lao động: Quy định mức lương cơ bản, chức danh công việc và các khoản phụ cấp theo thỏa thuận giữa hai bên.
- Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp: Xác định các tiêu chí, mức thưởng, phụ cấp và phương thức tính toán cụ thể áp dụng cho nhân viên.
4. Hướng dẫn hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương theo TT200 và TT133
4.1. Hạch toán lương và các khoản trích theo lương theo TT200
– Hạch toán chi phí tiền lương:
Căn cứ vào bảng tính lương, phiếu tính lương để hạch toán chi phí tiền lương cho từng bộ phận mà NLĐ đang làm việc:
Nợ TK 641 – Tiền lương của bộ phận bán hàng
Nợ TK 642 – Tiền lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 622 – Tiền lương của nhân công trực tiếp SX sản phẩm, thực hiện dịch vụ.
Nợ TK 623 – Tiền lương cho công nhân điều khiển xe, máy, phục vụ xe, máy
Nợ TK 627 – Tiền lương của nhân viên của phân xưởng; quản lý phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất
Có TK 334: Tổng số tiền lương thực tế phải trả trong tháng
– Hạch toán các khoản trích theo lương:
+ Hạch toán trích bảo hiểm bắt buộc theo lương đóng bảo hiểm:
Trích khoản bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên, hạch toán:
Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm trừ vào lương của NV
Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
Có TK 3386 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
Trích khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn tính vào chi phí của doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 641/ 642/622/627: Tổng số tiền DN phải trích vào chi phí cho từng bộ phận
Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn
Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
Có TK 3386 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
+ Nộp tiền bảo hiểm, kinh phí công đoàn, hạch toán:
Nợ TK 3382: Số tiền KPCĐ đã nộp
Nợ TK 3383: Số tiền BHXH đã nộp
Nợ TK 3384: Số tiền BHYT đã nộp
Nợ TK 3386: Số tiền BHTN đã nộp
Có TK 111/112: Số tiền thực nộp
4.2. Hạch toán lương và các khoản trích theo lương theo TT133
– Hạch toán chi phí tiền lương:
Nợ TK 6421 – Tiền lương của bộ phận bán hàng
Nợ TK 6422 – Tiền lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 514 – Tiền lương của bộ phận sản xuất, dịch vụ…
Có TK 334: Tổng số tiền lương thực tế phải trả trong tháng
– Hạch toán các khoản trích theo lương:
+ Hạch toán trích bảo hiểm bắt buộc theo lương đóng bảo hiểm:
Trích khoản bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên, hạch toán:
Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm trừ vào lương của NV
Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
Có TK 3385 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
Trích khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn tính vào chi phí của doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 6421/ 6422/154: Tổng số tiền doanh nghiệp phải trích vào CP cho từng bộ phận
Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn
Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
Có TK 3385 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
+ Nộp tiền bảo hiểm, kinh phí công đoàn, hạch toán:
Nợ TK 3382: Số tiền KPCĐ đã nộp
Nợ TK 3383: Số tiền BHXH đã nộp
Nợ TK 3384: Số tiền BHYT đã nộp
Nợ TK 3385: Số tiền BHTN đã nộp
Có TK 111/112: Số tiền thực nộp
4.3. Hạch toán thuế TNCN phải nộp và thanh toán tiền lương
– Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334 : Tổng số thuế TNCN khấu trừ
Có TK 3335 : Thuế TNCN
– Khi nộp tiền thuế TNCN vào ngân sách:
Nợ TK 3335 (Số Thuế TNCN phải nộp)
Có TK 1111, 1121.
– Khi có người lao động ứng trước tiền lương ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có các TK 111, 112,…
– Thanh toán tiền lương, hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có các TK 111, 112, …
5. Một số thắc mắc thường gặp về việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương
Các khoản phụ cấp có cần phải tính thuế và bảo hiểm không?
Tùy thuộc vào quy định của pháp luật và chính sách của doanh nghiệp. Một số khoản phụ cấp như phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi lại có thể không phải tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, các khoản phụ cấp khác như phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế và phải đóng bảo hiểm.
Khi nào doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm cho nhân viên?
Doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho nhân viên từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Các khoản bảo hiểm bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp được trích theo tỷ lệ quy định từ tổng tiền lương của nhân viên.
Các khoản trích theo lương có được hạch toán vào chi phí không?
Có, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản trích theo lương khác đều được hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp, vì đây là các chi phí cần thiết để hoạt động kinh doanh và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Các khoản chi phí nhân công có được phân bổ cho các bộ phận khác nhau không?
Có. Các khoản chi phí nhân công, bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương, cần được phân bổ hợp lý cho các bộ phận hoặc dự án khác nhau nếu có yêu cầu. Điều này giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí cho từng bộ phận, phòng ban, hoặc dự án cụ thể.
Tạm kết:
Xác định và hạch toán lương chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn tạo sự minh bạch trong quản lý tài chính. Khi thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ tránh được các sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và quyền lợi của nhân viên. Đồng thời, việc tuân thủ chặt chẽ các quy định cũng giúp nâng cao uy tín và sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
