Hàng bán bị trả lại là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Theo Thông tư 200 và Thông tư 133, mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có cách xử lý riêng đối với hàng hóa bị khách hàng trả lại. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo từng thông tư, giúp kế toán viên thực hiện đúng quy trình và tránh sai sót.
1. Hàng bán bị trả lại là gì?
Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm, hàng hóa mà khách hàng đã mua nhưng sau đó gửi trả lại cho doanh nghiệp vì nhiều lý do khác nhau. Điều này có thể xảy ra do sản phẩm bị lỗi, không đúng yêu cầu, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc khách hàng thay đổi nhu cầu.
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp phải thực hiện các bước xử lý như kiểm tra hàng hóa, hoàn tiền hoặc đổi hàng, đồng thời hạch toán kế toán để phản ánh chính xác doanh thu và công nợ. Việc ghi nhận đúng nghiệp vụ này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.
2. Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại
Việc xử lý hàng bán bị trả lại không chỉ liên quan đến vấn đề hoàn tiền hoặc đổi hàng mà còn ảnh hưởng đến công tác kế toán, thuế và quản lý kho. Nếu không có quy trình chặt chẽ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro sai sót trong hạch toán hoặc thất thoát hàng hóa. Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại thông thường gồm có:
– Tiếp nhận yêu cầu trả hàng từ khách hàng:
- Khách hàng gửi yêu cầu trả hàng kèm theo lý do cụ thể.
- Doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn bán hàng, chính sách đổi trả để xác định điều kiện chấp nhận hàng trả lại.
– Kiểm tra và xác nhận hàng hóa bị trả lại:
- Bộ phận liên quan kiểm tra tình trạng hàng hóa thực tế (hư hỏng, sai mẫu, lỗi kỹ thuật…).
- Lập biên bản trả hàng ghi nhận tình trạng hàng và thỏa thuận giữa hai bên.
– Xử lý hoàn tiền hoặc điều chỉnh công nợ:
- Nếu khách hàng đã thanh toán: Doanh nghiệp hoàn tiền hoặc cấp phiếu giảm giá.
- Nếu khách hàng chưa thanh toán: Doanh nghiệp điều chỉnh giảm công nợ phải thu.
– Nhập kho lại hàng hóa (nếu có thể tái sử dụng):
- Nếu hàng hóa còn nguyên vẹn và có thể bán lại, kế toán lập phiếu nhập kho.
- Nếu hàng hóa không thể bán lại, doanh nghiệp xử lý theo chính sách nội bộ (hủy hàng, giảm giá, sửa chữa…).
– Hạch toán kế toán theo quy định: Ghi nhận giảm doanh thu, điều chỉnh thuế GTGT và cập nhật sổ sách kế toán theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133.
– Lưu trữ chứng từ và cập nhật báo cáo tài chính:
Lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan:
- Hóa đơn bán hàng ban đầu.
- Biên bản trả hàng.
- Hóa đơn điều chỉnh (nếu có).
- Phiếu nhập kho.
- Cập nhật vào sổ sách kế toán và báo cáo doanh thu theo kỳ.
- Kiểm tra ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và thuế GTGT để điều chỉnh kịp thời.
3. Hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT200 và TT133
3.1. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT200
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại được sử dụng để phản ánh doanh thu của các sản phẩm, hàng hóa mà khách hàng đã trả lại trong kỳ kế toán. Cấu trúc của tài khoản này như sau:
- Bên Nợ: Ghi nhận doanh thu của hàng hóa bị khách hàng trả lại, bao gồm số tiền hoàn trả cho khách hoặc phần công nợ được điều chỉnh do hàng hóa không còn thuộc quyền sở hữu của người mua.
- Bên Có: Cuối kỳ, số liệu từ tài khoản 5212 được kết chuyển sang tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để tính toán doanh thu thuần.
- Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Dưới đây là các bút toán kế toán cụ thể để ghi nhận và điều chỉnh hàng bán bị trả lại:
Đối với bên bán:
– Khi doanh nghiệp bán hàng, kế toán viên ghi nhận doanh thu từ bán hàng và chi phí vốn hàng bán:
Ghi nhận doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 1111, 1121, 131
Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá
Có TK 33311 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra (Nếu có)
Ghi nhận chi phí vốn hàng bán, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa
– Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn hàng bán:
Ghi nhận giảm trừ doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 33311 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra (Nếu có)
Có TK 111, 112, 131
Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có Tk 632 – Giá vốn hàng bán
– Sau đó, kế toán viên thực hiện bút toán cuối kỳ, bao gồm bút toán kết chuyển số doanh thu từ hàng bán bị trả lại trong kỳ:
Nợ TK 511
Có TK 5212
Xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), hạch toán:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112…
Đối với bên mua:
Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận việc nhập hàng, ghi tăng trị giá hàng mua, hạch toán:
Nợ TK 156, 152, 153, 211
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Nếu có)
Có TK 1111, 1121, 331.
Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận việc giảm giá trị hàng, hạch toán:
Nợ TK 1111, 1121, 331
Có TK 156, 152, 153, 211
Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Nếu có).
3.2. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT133
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại không còn được sử dụng. Thay vào đó, khi phát sinh hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp sẽ ghi nhận trực tiếp trên tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng cách giảm doanh thu (ghi bên Nợ). Điều này giúp đơn giản hóa hệ thống tài khoản kế toán và phản ánh chính xác doanh thu thực tế của doanh nghiệp.
Các bước hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 133 như sau:
Đối với bên bán:
Khi hàng bán bị trả lại, kế toán viên ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:
– Ghi nhận giảm doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Có TK 131, 111, 112,…
– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán, hạch toán:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 632- Giá vốn hàng bán.
Đối với bên mua:
– Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận việc nhập hàng, ghi tăng trị giá hàng mua, hạch toán:
Nợ TK 156, 152, 153, 211
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Nếu có)
Có TK 1111, 1121, 331.
– Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận việc giảm giá trị hàng, hạch toán:
Nợ TK 1111, 1121, 331
Có TK 156, 152, 153, 211
Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Nếu có).
4. Hướng dẫn kê khai hàng bán bị trả lại mới nhất
4.1. Quy định về việc lập hóa đơn hàng bán trả lại
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Ngoài ra, các công văn hướng dẫn gồm có:
- Công văn 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế
- Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/07/2023 của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh
- Công văn số 1647/TCT-CS ngày 10 tháng 5 năm 2023 của Tổng Cục Thuế
- Công văn số 2674/TCT-CS ngày 29/6/2023 của Tổng cục Thuế
Khi doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP thì khi có phát sinh hàng bán bị trả lại thì sẽ thực hiện xử lý hóa đơn hàng bán bị trả lại như sau:
- Bên bán và bên mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
- Khi nhận lại hàng thì bên bán sẽ lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa bằng 1 trong 2 hình thức: Hóa đơn điều chỉnh hoặc Hóa đơn thay thế để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập khi bán hàng. Thời điểm lập hóa đơn hàng bán bị trả lại là thời điểm bên bán nhận lại được hàng hóa bị trả lại.
4.2. Cách kê khai hóa đơn hàng bán bị trả lại
Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đang được hướng dẫn tại công văn số 2546/TCT-CS ngày 22 tháng 6 năm 2023 của Tổng Cục Thuế, cụ thể:
- Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
- Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
Tổng quan:
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại thì:
- Bên bán sẽ kê khai điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT đầu ra
- Bên mua sẽ kê khai điều chỉnh giảm giá trị mua vào, thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Căn cứ để kê khai chính là hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn mới thay thế do bên bán đã lập khi nhận trả lại hàng.
Cụ thể cách kê khai hóa đơn hàng bán bị trả lại như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn khi bán hàng và hóa đơn khi bị trả lại hàng cùng chung 1 kỳ kê khai
– Nếu khi nhận lại hàng, bên bán xuất hóa đơn mới thay thế thì cả bên bán và bên mua đều dùng hóa đơn mới thay thế đó để kê khai (Còn không kê khai hóa đơn gốc (hóa đơn bị thay thế) nữa).
– Nếu khi nhận lại hàng, bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh thì bên bán và bên mua đều dùng cả hóa đơn gốc (đã lập khi bán hàng) và hóa đơn điều chỉnh (đã lập khi bị trả lại hàng) để kê khai.
Trường hợp 2: Hóa đơn khi bán hàng và hóa đơn khi bị trả lại hàng khác kỳ kê khai:
– Tình huống 1: Tại thời điểm lập hóa đơn thay thế/hóa đơn điều chỉnh khi trả lại hàng thì Bên bán/bên mua chưa thực hiện nộp tờ khai của kỳ có hóa đơn gốc khi bán hàng thì Bên bán/bên mua thực hiện kê khai như” Trường hợp 1: Hóa đơn khi bán hàng và hóa đơn khi bị trả lại hàng cùng chung 1 kỳ kê khai” bên trên:
- Nếu khi nhận lại hàng, bên bán xuất hóa đơn mới thay thế thì cả bên bán và bên mua đều dùng hóa đơn mới thay thế đó để kê khai (Còn không kê khai hóa đơn gốc (hóa đơn bị thay thế) nữa).
- Nếu khi nhận lại hàng, bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh thì bên bán và bên mua đều dùng cả hóa đơn gốc (đã lập khi bán hàng) và hóa đơn điều chỉnh (đã lập khi bị trả lại hàng) để kê khai.
– Tình huống 2: Tại thời điểm lập hóa đơn thay thế/hóa đơn điều chỉnh khi trả lại hàng thì Bên bán/bên mua đã thực hiện nộp tờ khai của kỳ có hóa đơn gốc khi bán hàng thì Bên bán/bên mua phải kê khai điều chỉnh, bổ sung KHBS hóa đơn mới thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh giảm vào kỳ tính thuế phát sinh việc bán hàng (Kỳ phát sinh hóa đơn gốc khi bán hàng).
5. Một số thắc mắc thường gặp về hạch toán hàng bán bị trả lại
Khi nào doanh nghiệp được ghi nhận hàng bán bị trả lại?
Doanh nghiệp ghi nhận hàng bán bị trả lại khi khách hàng đã hoàn tất thủ tục trả hàng, bao gồm việc gửi lại hàng hóa và cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan (hóa đơn, biên bản trả hàng). Việc ghi nhận cần tuân thủ các quy định kế toán để phản ánh chính xác doanh thu, công nợ và tồn kho.
Hàng bán bị trả lại có cần xuất hóa đơn điều chỉnh không?
Có, nếu doanh nghiệp đã xuất hóa đơn bán hàng, khi khách hàng trả lại hàng, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hủy hóa đơn cũ theo quy định về thuế GTGT. Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp vẫn phải ghi nhận vào sổ sách kế toán theo đúng nghiệp vụ.
Khi hạch toán hàng bán bị trả lại, có ảnh hưởng đến thuế GTGT không?
Có. Khi hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Nếu đã kê khai thuế GTGT trước đó, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh trên tờ khai thuế của kỳ hiện tại để tránh sai sót trong quyết toán thuế.
Doanh nghiệp nên xử lý hàng hóa bị trả lại như thế nào?
Tùy vào tình trạng hàng hóa:
- Nếu hàng còn nguyên vẹn, doanh nghiệp có thể nhập lại kho để bán tiếp.
- Nếu hàng bị lỗi nhưng có thể sửa chữa, doanh nghiệp có thể tái chế hoặc bán giảm giá.
- Nếu hàng không thể sử dụng, doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hàng theo quy định.
Có bắt buộc phải ghi nhận hàng bán bị trả lại trong sổ sách kế toán không?
Có. Việc ghi nhận hàng bán bị trả lại là bắt buộc để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, phản ánh đúng tình hình doanh thu và công nợ của doanh nghiệp. Nếu không ghi nhận đúng, doanh nghiệp có thể bị sai lệch về lợi nhuận và gặp rủi ro khi quyết toán thuế.
Hàng bán bị trả lại có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính không?
Có. Nếu lượng hàng bị trả lại lớn, doanh thu thuần sẽ giảm, ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp và kết quả kinh doanh. Ngoài ra, hàng bị trả lại cũng có thể làm thay đổi giá trị hàng tồn kho, tác động đến các chỉ tiêu tài chính khác.
Tạm kết:
Hạch toán hàng bán bị trả lại tuân thủ chính xác theo Thông tư 200 và Thông tư 133 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro pháp lý cũng như nắm bắt được tình hình kinh doanh chặt chẽ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch phân tích nguyên nhân trả hàng để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Hy vọng những hướng dẫn chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các bạn.
