Hạch toán chi phí không có hóa đơn là một vấn đề quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong các giao dịch nhỏ lẻ. Nếu không xử lý đúng cách, các khoản chi này có thể bị loại khỏi chi phí hợp lý, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Để đảm bảo tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần biết cách lập chứng từ thay thế và ghi nhận hợp lệ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn đọc về cách hạch toán các khoản chi phí không có hóa đơn một cách chính xác và chi tiết nhất.
1. Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý là những khoản chi mà doanh nghiệp được phép tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, để được coi là chi phí hợp lý, khoản chi phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Các khoản chi phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
- Thanh toán đúng quy định: Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thanh toán qua ngân hàng để được tính là hợp lý.
- Không thuộc danh mục chi phí bị loại trừ: Một số khoản chi không được tính vào chi phí hợp lý như phạt vi phạm hành chính, chi phí không phục vụ kinh doanh, chi vượt mức quy định của nhà nước…
Lưu ý:
- Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà doanh nghiệp chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, khoản chi vẫn được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Trong trường hợp doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cần kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong kỳ tính thuế có phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt, kể cả khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác đã có quyết định thanh tra, kiểm tra về khoản chi phí này.
2. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN?
Theo quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC, một số khoản chi không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), miễn là đáp ứng các điều kiện nhất định.
– Các khoản chi này thường áp dụng cho việc mua hàng hóa, dịch vụ từ các cá nhân, tổ chức không thuộc diện cấp hóa đơn, bao gồm:
- Nông sản, lâm sản, thủy sản do người sản xuất hoặc khai thác trực tiếp bán ra.
- Sản phẩm thủ công từ nguyên liệu tự nhiên như tre, cói, mây, lá, rơm, vỏ dừa,… do cá nhân tự sản xuất.
- Khoáng sản như đất, đá, cát, sỏi được khai thác và bán trực tiếp bởi cá nhân, hộ gia đình.
- Phế liệu thu mua từ người trực tiếp thu nhặt.
- Tài sản và dịch vụ từ hộ cá nhân không kinh doanh.
- Hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh cá thể có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (ngoại trừ các trường hợp đã liệt kê).
– Những chứng từ và tài liệu cần có:
- Để các chi phí này được công nhận hợp lý, doanh nghiệp phải lập và lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định, có chữ ký của người đại diện hợp pháp.
- Hợp đồng mua bán nếu có thỏa thuận trước.
- Chứng từ thanh toán, có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Biên bản bàn giao hàng hóa để xác nhận việc giao nhận.
– Một số lưu ý:
- Các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên không bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng để được tính vào chi phí hợp lý.
- Nếu giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm giao dịch, cơ quan thuế có quyền điều chỉnh mức chi phí hợp lý dựa trên giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ tương tự.
3. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn và hướng dẫn hạch toán
3.1. Cách xử lý đối với chi phí không có hóa đơn
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh không thuộc diện cấp hóa đơn trực tiếp, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ là cần thiết để đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ. Dù giá trị giao dịch cao hay thấp, các tài liệu cần có bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ giữa hai bên.
- Chứng từ thanh toán, có thể bằng tiền mặt nếu không có hóa đơn.
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ để xác nhận giao dịch.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.
Phân loại chứng từ theo mức doanh thu của hộ, cá nhân bán hàng
– Trường hợp doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm:
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán (có thể sử dụng tiền mặt).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng theo mẫu 01/TNDN, tuân thủ quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế TNDN.
– Trường hợp doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên:
- Hợp đồng mua bán.
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Hóa đơn bán hàng do cơ quan thuế cấp.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (bắt buộc vì đã có hóa đơn).
– Lưu ý:
- Cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải liên hệ cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng.
- Để được cấp hóa đơn, họ phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, bao gồm lệ phí môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN.
- Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn hợp lệ để doanh nghiệp hạch toán chi phí.
3.2. Hướng dẫn hạch toán chi phí không có hóa đơn trong một số trường hợp
Hạch toán mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn:
– Điều kiện hạch toán:
- Lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định.
- Có hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa (nếu có).
- Chứng từ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
– Bút toán hạch toán:
+ Khi mua hàng hóa, dịch vụ:
Nợ TK 156, 152, 153
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 111, 112.
+ Nếu là chi phí dịch vụ thuê ngoài:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK 111, 112.
Hạch toán tiền lương lao động thời vụ không có hóa đơn:
– Chứng từ cần có:
- Hợp đồng lao động thời vụ hoặc văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động.
- Bảng lương có chữ ký của người lao động.
- Chứng từ thanh toán tiền lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
– Bút toán hạch toán:
Nợ TK 622, 627, 641, 642
Có TK 334 – Phải trả người lao động)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111, 112.
Hạch toán chi phí vận chuyển không có hóa đơn:
– Chứng từ cần có:
- Hợp đồng vận chuyển (nếu có).
- Bảng kê thanh toán cước vận chuyển có chữ ký người nhận tiền.
- Chứng từ thanh toán (phiếu chi, ủy nhiệm chi, biên lai thu tiền).
– Bút toán hạch toán:
Nợ TK 632, 641, 642
Có TK 111, 112.
Hạch toán chi phí tiếp khách, hội họp không có hóa đơn:
– Chứng từ cần có:
- Bảng kê chi phí tiếp khách có chữ ký người duyệt.
- Phiếu thu, hóa đơn bán lẻ từ nhà hàng (nếu có).
- Chứng từ thanh toán như phiếu chi, ủy nhiệm chi.
– Bút toán hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111, 112.
Hạch toán chi phí mua nguyên vật liệu từ cá nhân không có hóa đơn:
– Chứng từ cần có:
- Bảng kê thu mua hàng hóa có đầy đủ thông tin người bán.
- Chứng từ thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Biên bản giao nhận hàng hóa nếu có.
– Bút toán hạch toán:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111, 112.
4. Một số thắc mắc thường gặp đối với chi phí không có hóa đơn đầu vào
Chi phí thuê lao động thời vụ có cần hóa đơn không?
Không bắt buộc, nhưng cần hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có.
Chi phí tiếp khách không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý?
Được tính nếu có đầy đủ chứng từ như phiếu thu, bảng kê chi tiết và giải trình hợp lý về nội dung chi tiêu.
Nếu mua hàng hóa từ cá nhân mà không có hóa đơn, doanh nghiệp có bị phạt không?
Không bị phạt nếu lập bảng kê thu mua theo quy định, nhưng nếu không có chứng từ hợp lệ, chi phí có thể bị loại khỏi khoản được trừ khi quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo các khoản chi không có hóa đơn vẫn được ghi nhận hợp lý, tránh rủi ro về thuế.
Tạm kết:
Việc hạch toán chi phí không có hóa đơn đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và áp dụng đúng quy định để tránh sai sót. Bằng cách lập chứng từ thay thế hợp lệ và tuân thủ các hướng dẫn của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể hợp thức hóa những khoản chi phí này. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp xử lý tốt hơn các khoản chi phí đặc thù này.
