Trong hoạt động kinh doanh, các khoản phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và dòng tiền của doanh nghiệp. Đây là số tiền mà khách hàng, đối tác hoặc tổ chức khác còn nợ doanh nghiệp sau khi mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Để hạch toán chính xác cũng như kiểm soát tốt công nợ và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính, việc hiểu rõ về khái niệm và nguyên tắc kế toán liên quan là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.
1. Các khoản phải thu là gì?
Các khoản phải thu (Account receivable) là một dạng tài sản lưu động của doanh nghiệp, phản ánh tổng hợp các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính chưa được thanh toán từ khách hàng, đối tác hoặc các bên có liên quan. Đây là số tiền doanh nghiệp có quyền thu từ các giao dịch kinh tế nhưng chưa được nhận tại thời điểm ghi nhận.
2. Các khoản phải thu của doanh nghiệp gồm những gì? Nguyên tắc kế toán ra sao?
Phân loại các khoản phải thu khoa học sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các khoản phải thu, đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính và quản lý dòng tiền chặt chẽ hơn. Theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản phải thu được phân loại thành ba nhóm chính:
- Khoản phải thu của khách hàng: Gồm các khoản công nợ phát sinh từ hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và khách hàng, mang tính chất thương mại.
- Khoản phải thu nội bộ: Là các khoản công nợ phát sinh giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới trực thuộc, khi các đơn vị này không có tư cách pháp nhân độc lập và hạch toán phụ thuộc.
- Khoản phải thu khác: Bao gồm các khoản công nợ không liên quan trực tiếp đến giao dịch mua bán, chẳng hạn như khoản tạm ứng, bồi thường hoặc các khoản thu hộ bên thứ ba.
2.1. Phải thu khách hàng – Tài khoản 131
Khoản phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ, các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Trong kế toán, tài khoản Phải thu khách hàng là tài khoản 131.
Theo khoản 1, điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc hạch toán TK 131 – Phải thu khách hàng như sau:
– Quản lý chi tiết các khoản phải thu:
Doanh nghiệp cần theo dõi các khoản phải thu theo từng khách hàng và nội dung cụ thể, đồng thời ghi nhận chi tiết kỳ hạn thu hồi nợ (dưới 12 tháng hoặc trên 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo). Việc hạch toán phải đảm bảo phản ánh chính xác từng giao dịch thanh toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ hiệu quả. Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp thông qua các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, chuyển nhượng tài sản cố định, bất động sản đầu tư hoặc đầu tư tài chính.
– Hạch toán các khoản ủy thác xuất khẩu:
Đối với các doanh nghiệp thực hiện ủy thác xuất khẩu, các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác liên quan đến tiền bán hàng xuất khẩu sẽ được ghi nhận vào tài khoản này, tương tự như các giao dịch bán hàng thông thường.
– Phân loại nợ phải thu:
Kế toán cần phân loại rõ ràng các khoản nợ, bao gồm nợ có khả năng thanh toán đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ có nguy cơ không thu hồi được. Việc phân loại này là căn cứ để doanh nghiệp trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp đối với các khoản công nợ không thể thu hồi.
– Điều chỉnh công nợ khi có sai lệch trong hợp đồng:
Nếu hàng hóa, dịch vụ hoặc bất động sản đầu tư đã giao không đúng theo nội dung thỏa thuận trong hợp đồng, khách hàng có quyền yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh công nợ, bao gồm giảm giá bán hoặc trả lại hàng.
– Hạch toán khoản phải thu bằng ngoại tệ:
Doanh nghiệp phải theo dõi riêng biệt các khoản phải thu bằng nguyên tệ và tuân thủ nguyên tắc quy đổi sang Đồng Việt Nam như sau:
+ Khi phát sinh khoản phải thu (ghi Nợ TK 131), doanh nghiệp quy đổi theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán. Trường hợp doanh nghiệp nhận trước tiền của khách, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, khoản phải thu sẽ được quy đổi theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của số tiền đã nhận trước.
+ Khi thu hồi công nợ (ghi Có TK 131), kế toán quy đổi theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của từng khách hàng. Nếu khách hàng có nhiều giao dịch, doanh nghiệp có thể áp dụng tỷ giá bình quân gia quyền di động. Riêng với khoản tiền nhận trước từ khách hàng, khi phát sinh giao dịch, kế toán sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền.
+ Doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Tỷ giá đánh giá lại được xác định theo tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán. Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu từ nhiều ngân hàng khác nhau, có thể lựa chọn một ngân hàng thường xuyên giao dịch để áp dụng. Đối với các doanh nghiệp thuộc tập đoàn, công ty mẹ có thể quy định một mức tỷ giá thống nhất để áp dụng cho tất cả các đơn vị thành viên, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế.
2.2. Phải thu nội bộ – Tài khoản 136
Khoản phải thu nội bộ là các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới trực thuộc doanh nghiệp độc lập. Các đơn vị cấp dưới trực thuộc trong trường hợp này là các đơn vị không có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán, như các chi nhánh, xí nghiệp, Ban quản lý dự án… hạch toán phụ thuộc doanh nghiệp. Trong kế toán, tài khoản Phải thu nội bộ là tài khoản 136.
Theo khoản 1, điều 20 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc hạch toán TK 136 – Phải thu nội bộ như sau:
– Phạm vi:
TK 136 chỉ được sử dụng để phản ánh các khoản phải thu giữa doanh nghiệp với đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân. Đối với các công ty con, công ty liên kết hoặc đơn vị có tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, các khoản thanh toán sẽ không ghi nhận vào tài khoản này mà xử lý tương tự như công nợ với bên thứ ba.
– Nội dung các khoản phải thu nội bộ:
+ Tại doanh nghiệp cấp trên:
- Các khoản vốn, quỹ hoặc kinh phí đã cấp cho đơn vị trực thuộc;
- Số tiền cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định;
- Khoản tiền thu hộ theo ủy quyền của cấp dưới;
- Số tiền đã chi hộ hoặc thanh toán hộ đơn vị cấp dưới;
- Giá trị giao khoán nội bộ giữa doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc;
- Các khoản công nợ nội bộ phát sinh khác.
+ Tại đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc:
- Khoản vốn, kinh phí được cấp trên cấp nhưng chưa nhận được;
- Doanh thu từ hàng hóa, dịch vụ chuyển giao cho cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ khác để bán;
- Số tiền nhờ cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thu hộ;
- Khoản đã chi hộ hoặc thanh toán hộ doanh nghiệp cấp trên và đơn vị nội bộ khác;
- Các khoản phải thu nội bộ phát sinh khác.
– Hạch toán và quản lý công nợ nội bộ:
Kế toán phải theo dõi chi tiết các khoản phải thu nội bộ theo từng đơn vị cấp dưới và từng nội dung công nợ. Doanh nghiệp cần có biện pháp đôn đốc, xử lý dứt điểm các khoản nợ nội bộ trong kỳ kế toán để tránh tồn đọng và phát sinh rủi ro tài chính.
– Kiểm tra và đối chiếu cuối kỳ:
Vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải kiểm tra, đối chiếu số liệu phát sinh và số dư tài khoản 136 “Phải thu nội bộ” với tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” nhằm đảm bảo sự khớp đúng giữa các đơn vị có quan hệ thanh toán. Việc thanh toán bù trừ cần thực hiện riêng cho từng khoản công nợ với từng đơn vị cấp dưới, đồng thời hạch toán điều chỉnh phù hợp trên hai tài khoản này. Nếu phát hiện chênh lệch số liệu, kế toán phải xác định nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
2.3. Phải thu khác – Tài khoản 138
Khoản Phải thu khác là các khoản phải thu phát sinh từ các hoạt động khác của doanh nghiệp, không có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong kế toán, theo khoản 1, điều 21 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản Phải thu khác là tài khoản 138, phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131 và TK 136), cụ thể:
– Các tài sản bị thiếu hụt đã được phát hiện nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân, cần chờ quyết định xử lý.
– Các khoản bồi thường thiệt hại do cá nhân hoặc tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra liên quan đến mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn… và đã có quyết định yêu cầu bồi thường.
– Các khoản cho đối tác mượn tài sản phi tiền tệ (trường hợp cho mượn bằng tiền thì được hạch toán vào tài khoản cho vay – TK 1283).
– Các khoản chi liên quan đến hoạt động sự nghiệp, dự án, đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sản xuất kinh doanh nhưng không được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, cần thu hồi.
– Các khoản chi hộ phải thu hồi, bao gồm chi phí do bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu thanh toán hộ bên giao ủy thác như phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế, v.v.
– Các khoản phải thu phát sinh trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, chẳng hạn như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động khi chuyển đổi mô hình doanh nghiệp.
– Các khoản phải thu từ hoạt động đầu tư tài chính như lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận được phân chia từ các khoản đầu tư.
3. Phân biệt khoản phải thu ngắn hạn và khoản phải thu dài hạn
| Phải thu ngắn hạn | Phải thu dài hạn | |
| Khái niệm | Khoản nợ mà doanh nghiệp có quyền thu hồi trong thời gian dưới 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh. | Khoản nợ mà doanh nghiệp có quyền thu hồi sau 12 tháng hoặc ngoài một chu kỳ kinh doanh. |
| Phân loại | – Khoản phải thu khách hàng (ngắn hạn).
– Phải thu nội bộ ngắn hạn. – Các khoản tạm ứng, cho vay ngắn hạn. – Phải thu khác có thời hạn thu hồi dưới 12 tháng. |
– Khoản phải thu khách hàng (dài hạn).
– Phải thu nội bộ dài hạn. – Các khoản cho vay dài hạn. – Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn. – Phải thu khác có thời hạn thu hồi trên 12 tháng. |
| Nguyên tắc kế toán | – Ghi nhận vào các tài khoản nhóm 131, 136, 138 (ngắn hạn).
– Phải theo dõi chi tiết từng khoản phải thu, đối tượng phải thu, thời hạn thu hồi. – Định kỳ đánh giá khả năng thu hồi để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. – Khi có dấu hiệu khó thu hồi, doanh nghiệp cần đánh giá tổn thất và xử lý phù hợp theo quy định. |
– Ghi nhận vào các tài khoản nhóm 136, 138, 128 (dài hạn).
– Theo dõi riêng từng khoản phải thu dài hạn, đặc biệt với các khoản đầu tư hoặc công nợ nội bộ. – Phải đánh giá giá trị thực tế của khoản phải thu tại thời điểm báo cáo tài chính, đặc biệt với các khoản có yếu tố rủi ro cao. – Đối với các khoản cho vay dài hạn, cần xem xét lãi suất, điều khoản thanh toán và khả năng thu hồi vốn. |
| Mức độ rủi ro | – Rủi ro thấp hơn do thời gian thu hồi ngắn.
– Dễ dàng kiểm soát và xử lý nếu khách hàng chậm thanh toán. – Ít bị ảnh hưởng bởi biến động kinh tế vĩ mô. |
– Rủi ro cao hơn do thời gian thu hồi kéo dài.
– Dễ phát sinh nợ xấu nếu đối tác gặp khó khăn tài chính. – Có thể bị ảnh hưởng bởi biến động lãi suất, tỷ giá hoặc thay đổi chính sách tài chính. |
| Mức tác động đến dòng tiền của doanh nghiệp | – Ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền ngắn hạn của doanh nghiệp.
– Nếu thu hồi kịp thời, giúp doanh nghiệp duy trì khả năng thanh toán và hoạt động kinh doanh ổn định. – Nếu bị chậm thu hồi, có thể gây thiếu hụt vốn lưu động, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. |
– Ảnh hưởng đến chiến lược tài chính dài hạn của doanh nghiệp.
– Các khoản phải thu dài hạn có thể làm giảm tính thanh khoản của doanh nghiệp. – Doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý và theo dõi chặt chẽ để tránh thất thoát vốn. |
| Ý nghĩa | – Giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả trong ngắn hạn.
– Tạo nguồn vốn lưu động để duy trì hoạt động kinh doanh. – Góp phần đảm bảo tính thanh khoản và giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mất khả năng thanh toán. |
– Có vai trò quan trọng trong chiến lược tài chính dài hạn.
– Thường liên quan đến đầu tư, hợp tác dài hạn hoặc công nợ nội bộ dài hạn, tác động đến tình hình tài chính tổng thể. – Doanh nghiệp cần kiểm soát tốt để tránh rủi ro mất vốn hoặc nợ xấu kéo dài. |
4. Một số câu hỏi thường gặp về các khoản phải thu
Các khoản phải thu là tài sản hay nguồn vốn?
Các khoản phải thu là tài sản của doanh nghiệp, cụ thể là tài sản ngắn hạn hoặc tài sản dài hạn tùy vào thời gian thu hồi. Đây là số tiền mà doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan do đã bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng chưa nhận được thanh toán.
Nợ phải thu ngắn hạn là loại tài sản có tính thanh khoản cao hay thấp?
Nợ phải thu ngắn hạn có tính thanh khoản trung bình, không cao như tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền nhưng vẫn có khả năng chuyển đổi thành tiền trong vòng 12 tháng.
Nếu khách hàng thanh toán đúng hạn, khoản phải thu có tính thanh khoản tốt.
Nếu khách hàng chậm thanh toán hoặc khó đòi, thanh khoản sẽ giảm, gây ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Người mua trả tiền trước thì hạch toán như thế nào?
Khi người mua trả tiền trước, doanh nghiệp chưa thực hiện giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, số tiền này chưa thể ghi nhận là doanh thu mà phải ghi nhận vào nợ phải trả.
– Khi nhận tiền trước từ khách hàng, hạch toán:
Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng)
Có TK 131 (Phải thu khách hàng) – nếu chưa xuất hóa đơn
Có TK 3387 (Doanh thu chưa thực hiện) – nếu đã xuất hóa đơn nhưng chưa cung cấp hàng/dịch vụ
– Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hạch toán:
Nợ TK 3387 (Doanh thu chưa thực hiện)
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp – nếu có)
Khoản phải thu có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính như thế nào?
Khoản phải thu là tài sản trên bảng cân đối kế toán. Nếu số dư quá lớn hoặc bị chậm thu hồi, có thể làm giảm tính thanh khoản của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến khả năng tài chính.
Khi nào doanh nghiệp cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi?
Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng khi có dấu hiệu cho thấy khoản phải thu có thể không thu hồi được, như:
- Khách hàng gặp khó khăn tài chính hoặc phá sản.
- Khoản nợ đã quá hạn thanh toán trong thời gian dài.
- Không có khả năng thu hồi sau nhiều lần nhắc nợ.
Tạm kết:
Tóm lại, các khoản phải thu là một phần quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán và lợi nhuận. Việc áp dụng đúng nguyên tắc kế toán giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và quản lý công nợ một cách hiệu quả. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hợp lý. Vì vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy định kế toán để tránh rủi ro và tối ưu hóa hoạt động tài chính. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các bạn.
