Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Từ chi phí mua nguyên vật liệu, trả lương nhân viên đến các khoản chi phục vụ hoạt động bán hàng, quản lý. Mọi chi phí đều cần được ghi nhận và kiểm soát chặt chẽ để tính toán giá vốn, lập báo cáo tài chính, xác định thu nhập chịu thuế, và đánh giá hiệu quả vận hành. Vậy có những loại chi phí nào trong doanh nghiệp?
1. Chi phí là gì?
Trong kế toán, chi phí gồm toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa, được biểu hiện bằng tiền, mà doanh nghiệp bỏ ra nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong một kỳ kế toán.
Theo khoản 7 điều 4 luật kế toán số 88/2015/QH13, chi phí được hiểu là:
“Các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức tiền chi ra, tài sản bị giảm sút hoặc phát sinh nợ phải trả, dẫn đến giảm vốn chủ sở hữu, trừ trường hợp phân phối cho chủ sở hữu.”Nói cách khác, chi phí là những khoản làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp nhưng không bao gồm việc chia lợi nhuận cho cổ đông.
Phân biệt chi phí với một số khái niệm dễ nhầm lẫn:
| Khái niệm | Giải thích |
| Chi phí | Là khoản hao phí phục vụ cho sản xuất – kinh doanh, được ghi nhận vào kết quả hoạt động |
| Chi tiêu | Là hành động chi tiền mặt, không nhất thiết gắn với chi phí kế toán |
| Giá vốn | Là phần chi phí cấu thành nên giá trị hàng hóa bán ra |
| Giá cả | Là giá bán sản phẩm/dịch vụ, mang tính thị trường |
Ví dụ minh họa:
- Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu trị giá 100 triệu đồng (chi tiêu).
- Khi nguyên vật liệu này được sử dụng cho sản xuất, nó trở thành chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp).
- Nếu sản phẩm được bán ra, chi phí đó sẽ góp phần cấu thành giá vốn hàng bán.
2. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp
Trong kế toán, chi phí có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, phục vụ cho các mục đích quản trị, lập báo cáo tài chính hoặc ra quyết định:
2.1. Phân loại theo yếu tố chi phí (chi phí theo yếu tố đầu vào)
Phân loại chi phí theo yếu tố đầu vào là cách phân loại dựa trên bản chất của từng khoản chi phí, thường được sử dụng trong kế toán chi phí và lập dự toán ngân sách. Theo cách này có các loại chi phí sau:
| Loại chi phí | Mô tả | Ví dụ |
| Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp | Giá trị của nguyên vật liệu chính, vật tư phụ trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm. | Ví dụ: Sắt, thép trong ngành cơ khí; vải trong ngành may mặc. |
| Chi phí nhân công trực tiếp | Tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất. | Ví dụ: Lương công nhân sản xuất tại nhà máy. |
| Chi phí sản xuất chung | Chi phí gián tiếp phát sinh trong quá trình sản xuất như điện nước, sửa chữa máy móc, lương nhân viên quản đốc… | Ví dụ: Chi phí khấu hao máy móc trong xưởng. |
| Chi phí dịch vụ mua ngoài | Các dịch vụ phục vụ sản xuất nhưng không do doanh nghiệp tự thực hiện. | Ví dụ: Thuê ngoài gia công, vận chuyển. |
| Chi phí khấu hao tài sản cố định | Giá trị hao mòn của TSCĐ sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. | |
| Chi phí bằng tiền khác | Các khoản chi không thuộc các nhóm trên. | Ví dụ: Chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, bảo hiểm tài sản. |
2.2. Phân loại theo chức năng chi phí (trình bày trên báo cáo tài chính)
Chi phí phân loại theo chức năng phù hợp với mục đích lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phản ánh được từng hoạt động cụ thể trong doanh nghiệp. Theo cách này có các loại chi phí sau:
| Loại chi phí | Mô tả | Ví dụ |
| Giá vốn hàng bán | Toàn bộ chi phí cấu thành nên sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán ra trong kỳ. | Bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung… |
| Chi phí bán hàng | Chi phí phục vụ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. | Bao gồm lương nhân viên bán hàng, quảng cáo, khuyến mãi, vận chuyển. |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp | Bao gồm chi phí lương bộ phận quản lý, chi phí văn phòng, tiếp khách, điện nước, hội họp, hành chính. | |
| Chi phí tài chính | Bao gồm lãi vay, chênh lệch tỷ giá, chi phí phát sinh từ đầu tư tài chính. | |
| Chi phí thuế TNDN | Gồm thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và hoãn lại. |
2.3. Phân loại theo mối quan hệ với quá trình sản xuất
Chi phí phân theo mối quan hệ với quá trình sản xuất gồm:
| Loại chi phí | Mô tả | Ví dụ |
| Chi phí sản xuất | Là các khoản chi trực tiếp để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. | Nguyên vật liệu, lương công nhân, chi phí máy móc sản xuất. |
| Chi phí ngoài sản xuất | Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến sản phẩm. | như chi phí bán hàng và chi phí quản lý. |
2.4. Phân loại theo cách ứng xử của chi phí (đối với sản lượng)
Chi phí phân loại theo cách này thường áp dụng trong kế toán quản trị và phân tích tài chính, đặc biệt hữu ích khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, cụ thể bao gồm:
| Loại chi phí | Mô tả | Ví dụ |
| Chi phí cố định | Không thay đổi theo sản lượng trong ngắn hạn. | Tiền thuê văn phòng, lương quản lý cố định. |
| Chi phí biến đổi | Thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động. | Nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm sản xuất. |
| Chi phí hỗn hợp | Gồm cả phần cố định và biến đổi. | Hóa đơn điện nước – gồm phí thuê bao cố định và phần tăng theo mức sử dụng. |
3. Ý nghĩa của việc phân loại chi phí trong doanh nghiệp
Phân loại chi phí rõ ràng không chỉ phục vụ cho kế toán ghi nhận đúng nghiệp vụ mà còn là cơ sở để doanh nghiệp:
- Lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách hiệu quả: phân biệt được chi phí cố định và biến đổi, dễ dàng phát hiện các khoản chi vượt mức, sai mục đích.
- Tính giá thành sản phẩm/dịch vụ chính xác: Bóc tách chi phí trực tiếp và gián tiếp để tính đúng giá vốn hàng bán, hạn chế định giá sai gây thua lỗ hoặc mất lợi thế cạnh tranh.
- Ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực: Nhà quản trị có căn cứ để xác định điểm hòa vốn, phân tích lợi nhuận theo kênh, ra quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài.
- Làm cơ sở để đánh giá mức độ sử dụng tài nguyên của từng phòng ban.
- Đáp ứng các yêu cầu kế toán, pháp lý như lập báo cáo tài chính, hạch toán,…
4. Các sai lầm khi ghi nhận chi phí trong kế toán
Chi phí cực kỳ quen thuộc trong nghiệp vụ kế toán, nhưng thực tế vẫn có nhiều doanh nghiệp ghi nhận sai lệch, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nghĩa vụ thuế và hiệu quả quản trị. Dưới đây là các sai lầm thường gặp:
- Nhầm lẫn giữa chi phí và chi tiêu (sai lầm thường: gặp ghi nhận chi tiêu trước khi phát sinh chi phí, hoặc ngược lại).
- Ghi nhận chi phí sai kỳ kế toán (ví dụ: Hóa đơn chi phí thuê văn phòng của tháng 12 nhưng lại ghi nhận vào tháng 1 năm sau.)
- Không phân biệt chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN.
- Không bóc tách chi tiết chi phí theo đúng chức năng hoặc yếu tố.
- Không cập nhật kịp thời các thay đổi về chuẩn mực kế toán và thuế.
Để hạn chế các lỗi khi ghi nhận chi phí, ta thường sử dụng phần mềm kế toán như MISA SME hoặc MISA AMIS kế toán để tự động ghi nhận và phân loại chi phí chính xác.
Kết luận:
Có thể nói rằng việc ghi nhận và hiểu rõ cách phân loại chi phí là cực kỳ quan trọng. Nó giúp kế toán viên thực hiện đúng quy định kế toán – thuế, mà còn là công cụ đắc lực để doanh nghiệp kiểm soát tài chính, tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ hỗ trợ ghi nhận, bóc tách và phân tích chi phí một cách tự động, chính xác và dễ sử dụng, hãy khám phá ngay phần mềm kế toán MISA – giải pháp được hơn 250.000 doanh nghiệp Việt tin dùng.
