Tài khoản 138 – Phải thu khác là một trong những tài khoản quan trọng giúp kế toán ghi nhận và quản lý các khoản công nợ phát sinh ngoài giao dịch bán hàng. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản này bao gồm nhiều nội dung như tạm ứng, bồi thường, vi phạm hợp đồng, và các khoản phải thu khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và gửi đến bạn đọc những hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 138 theo Thông tư 200.
1. Tài khoản 138 theo Thông tư 200 là tài khoản gì? Nguyên tắc kế toán ra sao?
Theo khoản 1, Điều 21 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 138 là tài khoản Phải thu khác, được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, cụ thể:
- Tài sản bị thiếu hụt đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, cần chờ xử lý.
- Các khoản phải thu do cá nhân hoặc tổ chức (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra thiệt hại như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… và đã có quyết định bồi thường.
- Khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ (trường hợp cho mượn tiền phải hạch toán vào TK 1283 – Cho vay).
- Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt, cần thu hồi.
- Các khoản chi hộ phải thu lại, bao gồm chi phí mà bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu thanh toán thay, như phí ngân hàng, giám định hải quan, vận chuyển, bốc xếp, thuế, v.v.
- Khoản phải thu phát sinh trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, gồm chi phí cổ phần hóa, trợ cấp thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động,…
- Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các khoản đầu tư tài chính.
- Các khoản phải thu khác không thuộc các nhóm trên.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK138
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác được quy định tại khoản 2, Điều 21 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Bên Nợ:
- Giá trị tài sản thiếu đang chờ xử lý.
- Khoản phải thu từ cá nhân, tổ chức (trong và ngoài doanh nghiệp) liên quan đến tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân và có biên bản xử lý.
- Các khoản phải thu phát sinh trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
- Tiền lãi từ hoạt động cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền chi hộ cần thu hồi từ bên thứ ba và các khoản nợ khác phải thu.
- Chênh lệch đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ khi tỷ giá tăng so với Đồng Việt Nam.
Bên Có:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào tài khoản phù hợp theo quyết định xử lý.
- Kết chuyển các khoản phải thu liên quan đến quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
- Số tiền đã thu hồi từ các khoản nợ khác.
- Chênh lệch đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ khi tỷ giá giảm so với Đồng Việt Nam.
Số dư bên Nợ: Phản ánh các khoản phải thu khác chưa thu hồi được.
Lưu ý:
Trong một số trường hợp đặc biệt, tài khoản 138 có thể có số dư bên Có, phản ánh số tiền thu về lớn hơn số phải thu đối với từng đối tượng cụ thể.
3. Tài khoản 138 – Phải thu khác có bao nhiêu tài khoản cấp 2?
Tài khoản 138 – Phải thu khác gồm 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Ghi nhận giá trị tài sản thiếu hụt chưa xác định rõ nguyên nhân và đang chờ quyết định xử lý. Khi phát hiện thiếu tài sản, doanh nghiệp cần điều tra nguyên nhân và xác định trách nhiệm để có phương án xử lý phù hợp. Tài khoản 1381 chỉ được sử dụng khi chưa thể xác định nguyên nhân gây mất mát, hư hỏng tài sản. Nếu nguyên nhân đã được xác định và có biên bản xử lý trong kỳ, kế toán sẽ hạch toán trực tiếp vào các tài khoản liên quan, không qua tài khoản này.
- Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Phản ánh các khoản phải thu phát sinh trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước. Bao gồm các chi phí doanh nghiệp đã chi ra như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động khi chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần,…
- Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Ghi nhận các khoản phải thu không thuộc phạm vi của các tài khoản 131, 133, 136 cũng như 1381 và 1385. Bao gồm các khoản như tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu; các khoản bồi thường do cá nhân hoặc tổ chức gây ra thiệt hại về tài sản, tiền bạc của doanh nghiệp; và các khoản thu khác ngoài danh mục trên.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 138 theo TT200
– Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381) (Giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá).
– TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, hạch toán giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án)
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381)
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3532)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, DA).
– Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa ,… phát hiện thiếu khi kiểm kê:
+ Khi chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381)
Có TK 111, 152, 153, 155, 156.
+ Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (Cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (Phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
+ Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388 – Phải thu khác) (Số phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 152, 153, 155, 156
Có TK 111, 112.
– Các khoản cho mượn tài sản tạm thời, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388)
Có TK 152, 153, 155, 156,…
– Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388)
Có các TK liên quan.
– Kế toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:
+ Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388) (Nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
Nợ TK 3388- Phải trả phải nộp khác(Trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)
Có TK 111, 112,…
+ Khi được doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu, hạch toán:
Nợ TK 338 – Phải trả khác (TK 3388)
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1388).
+ Kế toán chi tiết các giao dịch thanh toán xuất – nhập khẩu ủy thác được thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 338 – Phải trả khác; Kế toán các khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu tại bên giao và nhận ủy thác thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
– Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, hạch toán:
Nợ TK 111, 112,…. (Số đã thu được tiền)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
– Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1388).
– Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293) (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Số hạch toán vào chi phí)
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1388 – Phải thu khác).
– Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…. (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293) (Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1388).
– Khi phát sinh chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, hạch toán:
Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa (Chi tiết chi phí cổ phần hóa)
Có TK 111, 112, 152, 331,…
– Khi kết thúc quá trình cổ phần hóa, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hóa với cơ quan quyết định cổ phần hóa. Tổng số chi phí cổ phần hóa, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,… được trừ (-) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, hạch toán:
Nợ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hóa (Tiền thu bán cổ phần thuộc vốn NN)
Có TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa.
– Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 161, 241, 641, 642,…
– Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác.
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131).
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, hạch toán:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131)
Có TK 138 – Phải thu khác.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK138 theo TT200
Doanh nghiệp có thể hạch toán các khoản cho vay vào tài khoản 138 không?
Không. Theo Thông tư 200, các khoản cho vay bằng tiền phải hạch toán vào tài khoản 1283 – Cho vay. Tài khoản 138 chỉ sử dụng để ghi nhận các khoản phải thu khác, bao gồm những khoản không liên quan đến hoạt động cho vay trực tiếp.
Khi đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần làm gì?
Doanh nghiệp cần điều chỉnh giá trị các khoản phải thu theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm báo cáo. Nếu tỷ giá tăng, phần chênh lệch được ghi bên Nợ tài khoản 138. Nếu tỷ giá giảm, khoản chênh lệch sẽ được ghi bên Có tài khoản 138.
Khoản phải thu về cổ phần hóa doanh nghiệp được theo dõi thế nào?
Các khoản phải thu phát sinh trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước được ghi nhận vào tài khoản 1385. Bao gồm chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động nghỉ việc, hỗ trợ đào tạo lại nhân sự,… mà doanh nghiệp đã chi ra và cần thu hồi.
Tạm kết:
Khi thực hiện đúng quy trình hạch toán tài khoản 138 theo Thông tư 200, doanh nghiệp sẽ có dữ liệu tài chính minh bạch, phản ánh trung thực tình hình công nợ. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
