Trong lĩnh vực kế toán tài chính, tài khoản 131 có vai trò là cầu nối phản ánh mối quan hệ công nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Đây là tài khoản thuộc nhóm tài sản ngắn hạn, ghi nhận toàn bộ các khoản phải thu phát sinh từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp những thông tin đầy đủ nhất và hướng dẫn cụ thể cách hạch toán tài khoản 131 theo Thông tư 200.
1. Tài khoản 131 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Theo Điều 18, Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 131 là tài khoản Phải thu của khách hàng, được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
Lưu ý:
Các nghiệp vụ thu tiền ngay không phản ánh vào tài khoản này.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 131 – Phải thu của khách hàng theo TT200
Theo khoản 1, Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng bao gồm:
– Các khoản phải thu từ khách hàng cần được ghi nhận cụ thể cho từng khách hàng, kèm theo thông tin chi tiết về lý do phát sinh công nợ và thời hạn thu hồi. Việc phân loại theo thời gian thu hồi (ngắn hạn dưới 12 tháng hoặc dài hạn trên 12 tháng) giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và đánh giá khả năng thu hồi công nợ chính xác hơn. Đối tượng được theo dõi tại tài khoản này bao gồm các khách hàng phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính. Từng lần thanh toán, đối soát công nợ đều phải ghi chép rõ ràng để đảm bảo minh bạch và thuận lợi trong công tác quản lý.
– Bên cạnh đó, với các khoản phải thu phát sinh từ hoạt động ủy thác xuất khẩu, bên giao ủy thác có trách nhiệm theo dõi khoản tiền bán hàng xuất khẩu phải thu từ bên nhận ủy thác. Việc hạch toán các khoản này thực hiện tương tự như các giao dịch bán hàng hay cung cấp dịch vụ thông thường. Tất cả thông tin liên quan đến công nợ ủy thác cần được ghi nhận và theo dõi song song để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận doanh thu và công nợ liên quan đến hoạt động xuất khẩu.
– Về công tác quản lý chi tiết, kế toán cần phân loại các khoản nợ phải thu theo mức độ rủi ro, bao gồm nợ có khả năng thu hồi đầy đủ, nợ có dấu hiệu khó đòi và nợ có nguy cơ mất trắng. Dựa trên kết quả phân loại, doanh nghiệp có căn cứ để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hoặc đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp. Việc theo dõi sát sao, đánh giá thường xuyên các khoản phải thu này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro tài chính và bảo toàn vốn.
– Trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng không đảm bảo đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng, khách hàng có quyền yêu cầu điều chỉnh giá bán hoặc trả lại hàng hóa. Những khoản giảm trừ hoặc trả lại này phải được ghi nhận kịp thời, đầy đủ trên tài khoản 131 để phản ánh đúng tình hình công nợ thực tế. Việc theo dõi sát sao các thỏa thuận và phản ánh trung thực các khoản điều chỉnh giúp đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính. Điều này đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ và uy tín với đối tác.
– Đối với các khoản công nợ phát sinh bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết theo từng đồng tiền và thực hiện quy đổi sang VND theo quy định. Khi ghi nhận công nợ phải thu, kế toán áp dụng tỷ giá mua thực tế của ngân hàng thương mại nơi khách hàng thanh toán tại thời điểm phát sinh giao dịch. Với các khoản thu trước tiền hàng, khi ghi nhận doanh thu, tỷ giá hạch toán sẽ căn cứ theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của khoản tiền nhận trước đó. Điều này giúp đảm bảo các khoản công nợ bằng ngoại tệ được ghi nhận nhất quán và sát với thực tế phát sinh.
– Khi thu hồi công nợ, kế toán thực hiện quy đổi ngoại tệ ra VND theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đã xác định trước đó cho từng khách hàng. Nếu một khách hàng có nhiều giao dịch, tỷ giá ghi sổ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền di động. Riêng đối với các khoản tiền nhận trước, khi phát sinh giao dịch nhận trước thì tỷ giá ghi nhận sẽ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận tiền. Quy trình này giúp đảm bảo các khoản thu hồi công nợ phản ánh đúng giá trị thực tế, tránh chênh lệch không hợp lý.
– Vào thời điểm lập báo cáo tài chính, tất cả các khoản phải thu có gốc ngoại tệ đều phải được đánh giá lại theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán. Trong trường hợp doanh nghiệp làm việc với nhiều ngân hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn tỷ giá mua của một ngân hàng quen thuộc và thường xuyên giao dịch. Nếu doanh nghiệp là thành viên trong tập đoàn, có thể áp dụng thống nhất một tỷ giá do công ty mẹ quy định để đánh giá lại các khoản công nợ, miễn sao đảm bảo sát với tỷ giá thực tế trên thị trường. Việc đánh giá lại này giúp đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh chính xác giá trị các khoản phải thu tại thời điểm lập báo cáo.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK131
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng theo khoản 1, Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản công nợ phát sinh do bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, chuyển nhượng bất động sản đầu tư, tài sản cố định hoặc các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền doanh nghiệp cần hoàn trả lại cho khách hàng khi phát sinh thừa hoặc nhầm lẫn.
- Khoản chênh lệch tăng khi đánh giá lại công nợ bằng ngoại tệ do tỷ giá ngoại tệ tăng so với VND.
Bên Có:
- Phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán để giảm trừ công nợ.
- Ghi nhận các khoản tiền nhận trước hoặc ứng trước từ khách hàng.
- Các khoản giảm giá hàng bán được chấp nhận sau khi giao hàng và có khiếu nại từ khách hàng.
- Doanh thu ghi giảm khi khách hàng trả lại hàng hóa (bao gồm hoặc không bao gồm thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán đã được doanh nghiệp chấp thuận cho khách hàng.
- Khoản chênh lệch giảm do đánh giá lại công nợ ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với VND.
Số dư bên Nợ: Phản ánh tổng số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
Lưu ý:
Tài khoản 131 có thể có số dư bên Có, thể hiện số tiền doanh nghiệp nhận trước hoặc thu nhiều hơn so với số công nợ thực tế. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải bóc tách số dư chi tiết theo từng khách hàng, ghi nhận cả ở phần “Tài sản” và “Nguồn vốn” theo đúng bản chất khoản mục.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 131 theo TT200
– Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu:
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
+ Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
– Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại, hạch toán:
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
– Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:
+ Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá.
+ Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, hạch toán:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (TK 5211, 5212) (Giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (Số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá).
– Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
– Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hạch toán:
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Phần tiền lãi).
Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch)
– Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:
+ Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:
Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, hạch toán:
Nợ TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
+ Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
+ Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, hạch toán:
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
+ Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
– Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, hạch toán:
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
– Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, hạch toán:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 611- Mua hàng (Hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
– Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xóa sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, hạch toán:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293) (Số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
– Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu, hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 5113)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311)
– Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131).
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, hạch toán:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK131 theo TT200
Tài khoản 131 có được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng không?
Có. Tài khoản này bắt buộc phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, từng khoản nợ phát sinh và từng lần thanh toán.
Phải thu bằng ngoại tệ hạch toán như thế nào?
Phải thu bằng ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỷ giá mua thực tế tại ngân hàng nơi khách hàng thanh toán tại thời điểm phát sinh giao dịch. Khi thu hồi nợ, ghi theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá bình quân gia quyền di động.
Có cần đánh giá lại khoản phải thu bằng ngoại tệ không?
Có. Cuối kỳ lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định thanh toán.
Có phải lập dự phòng phải thu khó đòi cho tất cả các khoản nợ không?
Không. Chỉ các khoản có dấu hiệu khó đòi, không có khả năng thu hồi mới cần xem xét trích lập dự phòng theo quy định.
Tạm kết:
Tài khoản 131 theo Thông tư 200 không chỉ là công cụ ghi nhận đơn thuần mà còn là cơ sở giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng công nợ và năng lực thanh toán của khách hàng. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ để quản lý hiệu quả tài khoản này. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị cho bạn đọc.
