Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh giá trị các nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và hàng hóa chưa tiêu thụ. Mỗi loại hàng tồn kho có phương pháp hạch toán riêng, tuân theo các nguyên tắc kế toán cụ thể. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và gửi đến các bạn những thông tin chính xác và đầy đủ nhất liên quan đến khái niệm hàng tồn kho và cách thức hạch toán phù hợp theo quy định kế toán hiện hành.
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ và các tài sản lưu động khác mà doanh nghiệp sở hữu và lưu trữ trong kho để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Ngoài ra, theo quy định tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02, hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh/cung cấp dịch vụ.
2. Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy vào mục đích quản lý và hạch toán kế toán. Một số các phân loại phổ biến thường được sử dụng là:
– Phân loại theo tính chất hàng hóa:
- Nguyên vật liệu (NVL): Bao gồm các nguyên liệu, vật liệu chính, phụ liệu được sử dụng để sản xuất sản phẩm.
- Công cụ, dụng cụ: Các loại tài sản có giá trị nhỏ, không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định, nhưng vẫn cần theo dõi.
- Sản phẩm dở dang: Là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện để bán ra thị trường.
- Thành phẩm: Sản phẩm đã hoàn thành và sẵn sàng để bán hoặc sử dụng.
- Hàng hóa: Các mặt hàng doanh nghiệp mua vào để bán mà không trải qua quá trình sản xuất.
– Phân loại theo nguồn gốc, mục đích sử dụng:
- Hàng tồn kho nhập khẩu: Hàng hóa, nguyên vật liệu được nhập từ nước ngoài.
- Hàng tồn kho nội địa: Hàng hóa, nguyên vật liệu mua trong nước.
- Hàng tồn kho ký gửi: Hàng hóa được gửi tại các đại lý hoặc nhà phân phối để tiêu thụ.
- Hàng tồn kho dự trữ: Dùng để đáp ứng nhu cầu sản xuất hoặc kinh doanh trong tương lai.
– Phân loại theo chu kỳ luân chuyển:
- Hàng tồn kho thường xuyên: Loại hàng tồn kho được sử dụng hoặc bán liên tục, có tốc độ luân chuyển cao.
- Hàng tồn kho chậm luân chuyển: Những mặt hàng có tốc độ tiêu thụ chậm, có nguy cơ ứ đọng trong kho.
- Hàng tồn kho lỗi thời: Hàng hóa không còn phù hợp với nhu cầu thị trường hoặc bị hỏng hóc, giảm giá trị.
Trong công tác kế toán, việc phân loại hàng tồn kho là bước quan trọng trong quản lý tài sản của doanh nghiệp, giúp xác định rõ ràng giá trị và tính chất của từng loại hàng hóa. Theo quy định trong Thông tư số 90/2021/TT-BTC, hàng tồn kho được xác định và ghi nhận trên các tài khoản 151, 152, 153, 154, 155, 157 theo nguyên tắc giá gốc. Cụ thể, hàng tồn kho xuất hiện dưới các hình thức sau:
- Tài khoản 151 – Hàng hóa mua đang đi đường
- Tài khoản 152 – Nguyên liệu và vật liệu
- Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
- Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Tài khoản 155 – Thành phẩm
- Tài khoản 156 – Hàng hóa
- Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán
- Tài khoản 158 – Hàng hóa lưu kho chờ thuế
3. Các phương pháp kế toán để ghi nhận hàng tồn kho
3.1. Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và cập nhật liên tục tình hình nhập, xuất và tồn kho của doanh nghiệp trong suốt kỳ kế toán. Mọi biến động về hàng tồn kho đều được ghi nhận ngay khi phát sinh, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng và giá trị hàng hóa trong kho tại mọi thời điểm.
Ưu điểm của phương pháp này là có thể giúp doanh nghiệp xác định giá trị hàng tồn kho và giá trị xuất kho tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán mà không cần chờ đến cuối kỳ để kiểm kê thực tế. Điều này giúp tăng cường khả năng kiểm soát hàng hóa, hạn chế thất thoát và tối ưu hóa quy trình quản lý kho.
Công thức tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp kê khai thường xuyên như sau:
| Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ | = | Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ | + | Giá trị hàng nhập kho trong kỳ | – | Giá trị hàng xuất kho trong kỳ |
Trong đó:
- Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ: Là giá trị hàng hóa còn lại trong kho được chuyển từ kỳ trước sang.
- Giá trị hàng nhập kho trong kỳ: Là tổng giá trị hàng hóa doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất thêm trong kỳ kế toán.
- Giá trị hàng xuất kho trong kỳ: Là giá trị hàng hóa đã được xuất bán, sử dụng hoặc tiêu thụ trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
3.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán hàng tồn kho trong đó doanh nghiệp không theo dõi thường xuyên và liên tục tình hình nhập, xuất kho trong suốt kỳ kế toán. Thay vào đó, hàng tồn kho chỉ được phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ thông qua hoạt động kiểm kê thực tế.
Do không cập nhật liên tục, doanh nghiệp chỉ xác định giá trị hàng xuất kho sau khi thực hiện kiểm kê cuối kỳ, dựa trên sự chênh lệch giữa lượng hàng tồn kho đầu kỳ, lượng hàng nhập vào trong kỳ và lượng hàng còn lại cuối kỳ. Nhìn chung, phương pháp này thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít giao dịch về hàng tồn kho hoặc không yêu cầu quản lý chặt chẽ về số lượng và giá trị tồn kho trong suốt kỳ kế toán.
| Giá trị tồn đầu kỳ | + | Giá trị nhập trong kỳ | – | Giá trị tồn cuối kỳ | – | Giá trị xuất cuối kỳ |
Trong đó:
- Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ: Là giá trị hàng hóa còn lại từ kỳ trước, được xác định qua kiểm kê.
- Giá trị hàng nhập kho trong kỳ: Là tổng giá trị hàng hóa doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất thêm trong suốt kỳ kế toán.
- Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Là giá trị hàng hóa còn lại trong kho vào thời điểm cuối kỳ, được xác định qua kiểm kê thực tế.
Xem thêm các phương pháp định giá hàng tồn kho
4. Cách hạch toán hàng hóa tồn kho
4.1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên
– Nhập kho mua hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hạch toán:
Nợ TK 152 – Giá trị của nguyên vật liệu
Nợ TK 153 – Giá trị của công cụ dụng cụ
Nợ TK 156 – Giá trị của hàng hóa
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa
Có TK 111, 112, 331… – Tổng giá thanh toán.
+ Trường hợp đã nhận được hóa đơn nhưng đến cuối kỳ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa chưa về kho, thì sẽ hạch toán căn cứ vào hoá đơn, hạch toán:
Nợ TK 151 – Giá trị của hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa
Có TK 111, 112, 331,… – Tổng giá thanh toán.
+ Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho, hạch toán:
Nợ TK 152 – Giá trị của nguyên vật liệu
Nợ TK 153 – Giá trị của công cụ dụng cụ
Nợ TK 156 – Giá trị hàng hóa
Có TK 151 – Giá trị của hàng mua đang đi đường.
+ Trường hợp chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán, hạch toán:
Nợ TK 111, 112, 331… – Giá trị hàng được chiết khấu, giảm giá
Có TK 156 – Giá trị hàng hóa (nếu tồn kho)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán(nếu hàng đã bán)
Có TK 133 – Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá.
+ Trường hợp mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp, hạch toán:
Nợ TK 156 – Giá trị hàng theo giá mua trả tiền ngay
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá
Nợ TK 242 – Phần lãi trả chậm (= Số tiền phải thanh toán – Giá mua nếu trả tiền ngay)
Có TK 331 – Tổng giá cần thanh toán.
+ Hàng kỳ khi tính số lãi khi mua hàng trả chậm, trả góp, hạch toán:
Nợ TK 635 – Phần lãi trả chậm kì đó
Có TK 242 – Phần lãi trả chậm kì đó.
+ Hạch toán chi phí khi mua hàng hóa, hạch toán:
Nợ TK 156 – Chi phí mua khi hàng hoá
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào của chi phí khi mua hàng hoá
Có TK 111, 112, 331… – Tổng giá thanh toán.
– Hàng hoá xuất bán/kết chuyển chi phí dở dang của phần cung cấp dịch vụ, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Giá trị hàng đã xuất bán.
– Hàng hoá gia công/chế biến:
+ Khi hàng hoá được đưa đi gia công hoặc chế biến, hạch toán:
Nợ TK 154 – Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến
Có TK 156 – Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến.
+ Chi phí gia công, chế biến hàng hoá, hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào của chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá
Có TK 111, 112, 331,… – Tổng giá thanh toán.
+ Khi nhập kho hàng hoá đã gia công hoặc chế biến, hạch toán:
Nợ TK 156 – Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến
Có TK 154 – Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến.
– Xuất kho hàng gửi đi bán, hạch toán:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Có TK 156 – Hàng gửi đi bán.
4.2. Theo phương pháp kiểm kê theo định kỳ
– Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng hoá cuối kỳ trước sang trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ, hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 156 – Hàng hoá.
– Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, hạch toán:
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Có TK 611 – Mua hàng.
– Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 611 – Mua hàng.
5. Giá gốc hàng tồn kho gồm những chi phí nào?
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02 ban hành kèm theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC, giá gốc hàng tồn kho bao gồm các chi phí sau:
– Chi phí mua, bao gồm:
- Giá mua
- Các loại thuế không được hoàn lại
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng
- Các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
– Chi phí chế biến, bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất:
- Chi phí nhân công trực tiếp
- Chi phí sản xuất chung cố định
- Chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
– Chi phí liên quan trực tiếp khác bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
6. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến hàng tồn kho trong kế toán
Hàng tồn kho bị giảm giá trị do hư hỏng hoặc lỗi thời thì xử lý như thế nào?
Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phản ánh khoản lỗ này vào báo cáo tài chính để thể hiện giá trị thực tế của hàng hóa.
Doanh nghiệp có cần kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên không?
Điều này tùy thuộc vào chính sách quản lý của từng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn thường kiểm kê định kỳ để đảm bảo số liệu chính xác.
Hàng tồn kho có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính không?
Có. Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và tình hình tài chính chung của doanh nghiệp.
Khi nào hàng tồn kho được ghi nhận là doanh thu?
Hàng tồn kho chỉ được ghi nhận là doanh thu khi doanh nghiệp hoàn tất việc bán hàng và chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng theo quy định kế toán.
Tạm kết:
Trong kế toán, việc áp dụng đúng phương pháp hạch toán không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, đặc biệt là với vấn đề kiểm soát và hạch toán hàng tồn kho. Hy vọng bài viết của chúng tôi đã đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các bạn.
