Khi bạn ngồi ở vị trí kế toán viên, việc phải đóng dấu giáp lai hợp đồng đã quá quen thuộc. Tuy nhiên, nhiều kế toán viên chưa biết cách đóng dấu giáp lai hợp đồng sao cho nhanh và chuẩn nhất.
Một số hình thức đóng dấu ở trong các doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, có nhiều văn bản cần phải đóng dấu mới có thể sử dụng được. Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều các đóng dấu khác nhau, tuy thuộc vào văn bản cần đóng dấu là gì. Một số hình thức đóng dấu trong doanh nghiệp, bao gồm các hình thức:
- Đóng dấu tròn của công ty, doanh nghiệp
- Đóng dấu giáp lai của công ty
- Đóng dấu treo của công ty
- Đóng dấu hiệu chỉnh của công ty
Đóng dấu giáp lai là gì?
Kế toán có thể hiểu dễ dàng như sau, khi sử dụng con dấu của công ty đóng dấu lên trên phần lề bên trái hoặc đóng lên phần lề bên phải của hợp đồng hoặc 1 tập tài liệu nào đó. Kế toán cần phải đảm bảo hình tròn của con dấu khi đóng lên tập tài liệu đều phải xếp chồng lên nhau.
Việc sử dụng dấu giáp lai sẽ thể hiện được vị trí pháp lý. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện được giá trị pháp lý của các văn bản quan trọng của cơ quan, công ty.
Một số loại văn bản cần đóng dấu giáp lai
Một số những loại văn bản cần phải đóng dấu giáp lai. Bao gồm:
- Hợp đồng kinh doanh có nhiều trang
- Quyết định về việc ấn định Thuế doanh nghiệp
- Thông báo về việc tiến hành giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo.
- Biên bản làm việc của công ty
- Quyết định thanh tra và quyết định kiểm tra của doanh nghiệp
- Quyết định về việc xử phạt hành chính đối với các vi phạm
- Thông báo về việc phạt nộp chậm các vấn đề liên quan đến Thuế của doanh nghiệp
- Kết luận về việc xác minh đơn tố cáo của doanh nghiệp
- Biên bản hợp của công ty
- Thanh lý hợp đồng của công ty
- Biên bản làm việc của doanh nghiệp.
Những tài liệu này doanh nghiệp đều phải đóng dấu giáp lai theo quy định.
Tại sao cần đóng dấu giáp lai hợp đồng nhiều trang?
Việc kế toán viên khi đóng dấu giáp lai, cần phải đảm bảo dấu có tất cả trên các trang và nó được xếp chồng lên nhau. Bởi vì:
- Đảm bảo được tất cả các trang trong tệp hợp đồng đó đều có tính chân thực.
- Tránh việc có kẻ xấu sẽ có ý định thay đổi, đánh tráo nội dung ở trong hợp đồng nhiều trang đó.
- Khi đóng dấu giáp lai là đã được thực hiện đúng với quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng và các cơ quan quản lý ngành đó.
Hiện nay, đối với các hồ sơ thầu thường sẽ được sử dụng dấu giáp lai nhiều hơn. Bởi xét về mặt bằng chung, các hồ sơ khi tham gia gói thầu thường sẽ có nhiều tài liệu trùng nhau. Hơn nữa, các bộ hồ sơ thầu cần phải đảm bảo được sự giống nhau hoàn toàn tuyệt đối về cả nội dung của hồ sơ và về cả hình thức thể hiện.
Hướng dẫn đóng dấu giáp lai cho hợp đồng
- Khi đóng dấu giáp lai, thường dấu giáp lai sẽ có hình tròn, hình vuông hoặc có hình bầu dục..Dấu giáp lai cần phải đảm bảo được đóng lên toàn bộ những trang văn bản trong bản hợp đồng nhiều trang đó. Đảm bảo các dấu trên các trang văn bản được xếp chồnhg lên nhau.
- Khi đóng dấu, kế toán viên cần phải sắp xếp lại toàn bộ những trang trong hợp đồng đó. Hãy sắp xếp các trang theo hình dẻ quạt. Sau đó đóng dấu giáp lai lên trên mép trái hoặc trên mép phải của bản hợp đồng đó. Để đảo bảo trang nào trong hợp đồng cũng được đóng dấu đỏ.
Trường hợp những hợp đồng có quá nhiều trang và không thể đóng dấu giáp lai. Trong trường hợp này, kế toán viên có thể chia ra thành nhiều lần đóng dấu giáp lai hợp đồng. Cứ liên tiếp đóng dấu lên trên các trang văn bản cho đến khi hết hợp đồng. Lưu ý, khi kế toán viên sử dụng biện pháp này cần phải đảm bảo rằng khi các trang ghép lại với nhau phải thành hình con dấu của doanh nghiệp.
Xem thêm:
Bảo hiểm thất nghiệp năm 2020: Điều kiện hưởng và cách tính tiền trợ cấp
Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2020: Quyết toán và cách tính chính xác nhất
