6Hàng ngày, kế toán phải làm việc với vô số giấy tờ, chứng từ kế toán quan trọng nên đôi lúc cũng không thể tránh khỏi sai sót. Vì vậy, để giúp kế toán lưu ý, tránh không mắc phải những sai lầm nghiêm trọng, bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những hành vi được cho là vi phạm quy định về chứng từ kế toán và các mức xử phạt tương ứng với mỗi trường hợp.
I. Mức phạt vi phạm hành chính về chứng từ kế toán
Kể từ ngày 1/5/2018, các hành vi vi phạm hành chính chứng từ kế toán được quy định trong điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP của Chính phủ. Mức phạt tương ứng với mỗi hành vi cụ thể như sau:
1. Phạt tiền từ 3 triệu – 5 triệu đồng
Mức phạt này được áp dụng cho các hành vi vi phạm không quá nghiêm trọng như sau:
- Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định (Cách khắc phục: Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ)
- Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán
- Ký chứng từ kế toán bằng bút mực đỏ hoặc mực dễ bị phai màu
- Ký chứng từ kế toán bằng chữ ký được đóng dấu khắc sẵn
- Chứng từ chi tiền không được ký theo từng liên
Mức phạt trên được áp dụng cho các cá nhân có hành vi vi phạm. Đối với tổ chức thì mức phạt này sẽ được tăng lên gấp 2 lần, nâng mức phạt lên từ 6 triệu – 10 triệu đồng/hành vi vi phạm.
2. Phạt tiền từ 5 triệu – 10 triệu đồng
Mức phạt này được áp dụng đối với các cá nhân hoặc doanh nghiệp có hành vi như:
- Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định.
- Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Người ký chứng từ kế toán không đúng với thẩm quyền.
- Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký
- Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ
- Chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài không được dịch sang tiếng Việt theo đúng quy định.
- Làm mất hoặc làm hỏng chứng từ kế toán đang trong thời gian sử dụng.
3. Phạt tiền từ 20 triệu – 30 triệu đồng
Đây là mức phạt cao nhất trong các mức độ vi phạm quy định về chứng từ kế toán, áp dụng cho những hành vi gây ra hậu quả nghiêm trọng. Các hành vi đó bao gồm:
- Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự (Cách khắc phục: Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo)
- Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự
- Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (Cách khắc phục: Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập)
- Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh (Cách khắc phục: Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần)
- Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán.
II. Mức phạt làm mất chứng từ kế toán, tài liệu kế toán
1. Phạt cảnh cáo
Phạt cảnh cáo là mức phạt nhẹ nhất khi làm mất chứng từ kế toán, được áp dụng với các hành vi vi phạm sau:
- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định
- Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
2. Phạt tiền từ 5 triệu – 10 triệu đồng
Các hành vi vi phạm sau đây sẽ phải chịu mức phạt này:
- Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn; làm mất mát, hư hỏng tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
- Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định
- Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị làm hư hỏng.
3. Phạt tiền từ 10 triệu – 20 triệu đồng
Đây là mức phạt cao nhất được áp dụng cho 1 trong các trường hợp vi phạm sau:
- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
4. Mức phạt khi làm mất hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT cũng được xếp vào danh sách các loại chứng từ kế toán. Vì vậy, khi làm thất lạc hóa đơn này, mức phạt sẽ được áp dụng như sau:
- Nếu làm mất liên 2 của hóa đơn GTGT (liên giao cho khách hàng), đã thông báo phát hành chưa lập hoặc đã lập thì sẽ bị phạt từ 4 triệu – 8 triệu đồng.
- Nếu làm mất hóa đơn GTGT trừ liên giao 2 cho khách hàng thì sẽ phải chịu phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng theo điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
Xem thêm:
Các lỗi sai thường gặp khi sử dụng hóa đơn và mức xử phạt tương ứng
Xử phạt hành chính: Lưu ý các lỗi sai để tránh mất tiền oan
