Làm kế toán mỗi ngày phải xử lý những con số, những khoản thu chi, những nghiệp vụ kinh tế phát sinh chắc hẳn không thể tránh được những sai sót. Đặc biệt là những sai sót khi lập hóa đơn cho khách hàng. Trong bài viết dưới đây, Ketoan.vn sẽ cung cấp cho bạn mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn và cách xử lý khi lập sai hóa đơn GTGT.
1. Căn cứ pháp lý
Trước đây, việc xử lý hóa đơn lập sai được Bộ tài chính quy định hết sức nghiêm ngặt. Tuy nhiên, hiện nay, việc điều chỉnh sai sót của hóa đơn đã có sự thay đổi lớn kể từ khi Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành ngày 27/2/2015.
Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn lập sai:
- Thông tư 39/2014/TT-BTC – khoản 3 Điều 20
- Thông tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015
2. Quy định về xử lý hóa đơn lập sai
Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập như sau:
Hóa đơn lập sai chưa giao cho người mua
“Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua; nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.”
Hóa đơn lập sai đã giao cho người mua chưa giao hàng hóa, dịch vụ
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.”
Hóa đơn lập sai đã giao cho người mua và đã giao hàng hóa, dịch vụ
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.”
3. Cách xử lý hóa đơn lập sai
Điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ người bán
Như vậy, căn cứ theo quy định trên, kế toán sẽ đưa ra phương án xử lý cho từng trường hợp cụ thể. Trên thực tế, các trường hợp sai sót trên hóa đơn thường là rất nhỏ, ví dụ như: sai tên, địa chỉ, của khách hàng, không ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa hay thuế GTGT phải nộp. Nếu phải lập hóa đơn điều chỉnh những thông tin này thì sẽ rất phức tạp.
Hơn thế nữa, mỗi địa phương lại có những quy định, công văn hướng dẫn cách xử lý khác nhau. Chính vì thế, Thông tư 26/2015/TT-BTC đã quy định rõ ràng hơn về vấn đề này, như sau:
“Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Như vậy, đối với các trường hợp hóa đơn chỉ sai sót về thông tin người mua hàng, địa chỉ, kế toán không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh mà chỉ cần lập biên bản điều chỉnh. Biên bản cần có xác nhận (ký và ghi rõ họ tên) của người bán và người mua. Biên bản này sẽ được giữ lại làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Điều chỉnh hóa đơn lập sai tiền hàng, tiền thuế, mã số thuế người mua
Đối với trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế, nhưng phát hiện có sai sót thì bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh nếu có sai sót về tiền hàng, tiền thuế hoặc mã số thuế của người mua hàng.
4. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Ketoan.vn xin cung cấp mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
TẢI NGAY MẪU BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN TẠI ĐÂY
Phần mềm kế toán MISA SME.NET luôn cập nhật các quy định của Nhà nước về Biểu tính thuế TNCN, mức lương tối thiểu, các khoản giảm trừ, miễn thuế và tỷ lệ trích đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc, giúp Doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định của Nhà nước về tính và trả lương. Anh chị tìm hiểu thêm về phần mềm tại đây
Xem thêm bài viết tại
Kinh nghiệm xử lý hóa đơn viết sai theo từng trường hợp
