Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định điều khoản về bảng kê xuất kèm theo hóa đơn GTGT. Vì vậy, nhân viên kế toán cần nắm rõ những thông tin cơ bản về quy định này để tránh những sai sót trong quá trình làm việc và lập được bảng kê một cách hợp lệ theo đúng yêu cầu của Nhà nước.
1. Mục đích của bảng kê xuất kèm theo hóa đơn GTGT
Bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT được dùng để liệt kê hàng hóa, dịch vụ khi người bán có quá nhiều hàng hóa, dịch vụ khác nhau.
2. Yêu cầu của bảng kê xuất kèm theo hóa đơn GTGT
Theo khoản 2 điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT có thể tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của hàng hóa nhưng cần đảm bảo những nội dung sau:
- Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
- Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
3. Một số chú ý khi lập bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT
– Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…Ngày…tháng…năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
– Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
– Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
– Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.
4. Trường hợp hóa đơn và bảng kê không hợp lệ
Theo khoản 2 Điều 19 và khoản 2 Điều 25 Thông tư 39/2014/TT-BTC, những trường hợp sau hóa đơn và bảng kê khi mua hàng hóa sẽ không được dùng để kê khai, khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:
Đối với hóa đơn
Trường hợp công ty nhận được hóa đơn và bảng kê khi mua hàng hóa không ghi đầy đủ các tiêu thức theo quy định tại khoản 2 Điều 19 và khoản 2 Điều 25 Thông tư 39/2014/TT-BTC như: hóa đơn không có số bảng kê, ngày của bảng kê, bảng kê không có số.
Đối với bảng kê
Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ mà bảng kê không có tiêu thức thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán khi chưa có thuế GTGT…
Bài viết hy vọng đã cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản, cần thiết nhất về việc lập bảng kê xuất kèm theo hóa đơn GTGT bao gồm nội dung chính, một số chú ý và những trường hợp sẽ khiến bảng kê của công ty không được chấp nhận vì đã vi phạm quy định của Nhà nước. Nhân viên kế toán cần đặc biệt nắm rõ những yêu cầu này để có thể lập bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT một cách hợp lệ.
Kế toán doanh nghiệp hiểu rằng chỉ một sai sót cá nhân như quên hạn nộp thuế, các hóa đơn đến hạn cần thanh toán…ảnh hưởng uy tín của kế toán, doanh nghiệp, uy tín với nhà cung cấp và làm chậm việc ra quyết định của sếp cho các bộ phận sản xuất, kinh doanh.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021 cũng có thông báo nhắc hóa đơn sắp hết hạn quá hạn thanh toán để có kế hoạch thanh toán cho đối tác tránh làm mất uy tín của doanh nghiệp.
