Các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn bán hàng cần phải thực hiện theo đúng quy định của Thông tư 39. Thông tư này gồm rất nhiều những nội dung bắt buộc cần phải có trong hóa đơn bán hàng. Mời bạn đọc bài viết sau để biết chi tiết nhé.
Nội dung 1. Tên của hóa đơn
Tên của mỗi hóa đơn thuộc vào yếu tố quan trọng. Cần phải có trong mỗi hóa đơn. Việc sử dụng tên của hóa đơn, sẽ giúp cho cả bên bán và bên mua phân biệt được loại hóa đơn mà mình đã sử dụng.
Ví dụ: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng..
Trong những trường hợp mà hóa đơn bạn mới lập còn sử dụng để phục vụ cho những công việc khác trong doanh nghiệp. Như sử dụng để hạch toán kế toán, lập Báo cáo hoặc sử dụng để hạch toán bán hàng. Như vậy, ở trong hóa đơn có thể ghi thêm một tên khác. Lưu ý, tên này có thể ghi ở bên cạnh tên của hóa đơn, sử dụng một cỡ chữ nhỏ hơn. Hoặc có thể ghi tên này ở trong ngoặc kép của hóa đơn.
Ví dụ: Hóa đơn bán hàng (Phiếu bảo hành)
Nội dung 2. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng để phân biệt được tên của loại hóa đơn, số liên hoặc số thứ tự ở trong hóa đơn mới lập. Bởi trong kinh doanh, một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu khác nhau.
- Ký hiệu hóa đơn sử dụng để làm dấu hiệu phân biệt hóa đơn. Sử dụng hệ thống chữ cái tiếng Việt hoặc sử dụng hai số cuối cùng của năm để phân biệt.
- Đối với những hóa đơn đặt in, 2 số cuối của hóa đơn biểu thị cho năm mà doanh nghiệp đã đặt in hóa đơn. Đối với những hóa đơn tự in, 2 số cuối của hóa đơn biểu thị cho năm hóa đơn đó được in ra. Hoặc biểu thị cho năm doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn đó. Được ghi trên thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan thuế.
Nội dung 3. Liên của hóa đơn
Các liên của một hóa đơn được quy định theo pháp luật. Trong Thông tư 39 đã quy định về số liên của hóa đơn khi sử dụng. Mỗi một hóa đơn bắt buộc phải được lập ít nhất từ 2 liên và nhiều nhất 9 liên. Bao gồm:
- Liên đầu tiên để lưu giữ trong doanh nghiệp, sử dụng để hạch toán
- Liên 2 sẽ giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Bắt đầu từ liên thứ 3 trở đi của hóa đơn, sẽ được sử dụng tùy theo từng mục đích mà doanh nghiệp tự đặt ra. Lưu ý, đối với những hóa đơn do Cơ quan thuế cấp lể, bắt buộc sẽ có 3 liên. 2 liên đầu sẽ sử dụng với mục đích như trên. Liên thứ 3 sẽ được lưu trữ tại Cơ quan Thuế.
Nội dung 4. Số thứ tự của từng hóa đơn
Trong một hóa đơn sử dụng thông thường, sẽ có 7 chữ trên một hóa đơn tạo thành ký hiệu. Đó được xem như số thứ tự của một hóa đơn. Số thứ tự của các hóa đơn được quy định như nội dung bắt buộc cần phải có trong Thông tư 39 về hóa đơn.
Nội dung 5. Thông tin về người bán
Đối với bên người bán, trong hóa đơn cần có những thông tin cơ bản. Bao gồm: Tên, địa chỉ và mã số Thuế của bên bán hàng.
Nội dung 6.Thông tin về người mua hàng
Đối với bên mua hàng, trong hóa đơn cần có những thông tin cơ bản. Bao gồm những thông tin sau: Tên người mua hàng, địa chỉ liên lạc và mã số Thuế của người mua hàng.
Nội dung 7. Thông tin về hàng hóa
Hóa đơn sử dụng để phục vụ cho những phát sinh buôn bán, dịch vụ của doanh nghiệp. Vậy nên, trong hóa đơn nhất định phải có thông tin của hàng hóa buôn bán đó. Bao gồm: Tên hàng hóa; Đơn vị tính hàng hóa; Giá thành; Số lượng hàng hóa; Thành tiền.
Nội dung 8.Chữ ký trên hóa đơn
Các nội dung đã được lập và thể hiện hết trong hóa đơn. Chắc chắn không thể thiếu chữ ký trong hóa đơn. Trong hóa đơn, bắt buộc cần phải có đầy đủ các chữ ký quan trọng. Người bán và người mua cần phải ghi và ký rõ họ tên. Không quên việc ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn.
Nội dung 9. Tổ chức in hóa đơn
Trong trường hợp đặt in hoặc tự in hóa đơn, bắt buộc trên hóa đơn phải thể hiện được tên và mã số Thuế của hóa đơn đó.
Xem thêm:
Những kinh nghiệm kế toán cực hay bạn nên ghi nhớ ngay
