Chứng từ kế toán đã trở thành một vật mang tin quan trọng trong doanh nghiệp. Việc lập, lưu trữ chứng từ kế toán thuộc về kế toán viên. Có khá nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong đó không thể không kể đến chứng từ hợp pháp, chứng từ hợp lệ và chứng từ hợp lý.
Đặc điểm của chứng từ kế toán hợp pháp
Kế toán viên cần phân biệt được đâu là hóa đơn chứng từ kế toán hợp pháp. Những đặc điểm dưới đây sử dụng để phân biệt hóa đơn chứng từ kế toán hợp pháp.
- Những hóa đơn được sử dụng do Bộ tài chính phát hành cho doanh nghiệp. Những hóa đơn này đã được các cơ quan Thuế phê duyệt và cấp phát cho các doanh nghiệp sử dụng.
- Những hóa đơn đã được doanh nghiệp đăng ký sử dụng. Hóa đơn được doanh nghiệp gửi thông báo về việc sử dụng hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn.
- Những hóa đơn đã được doanh nghiệp tự in. Tuy nhiên, những hóa đơn này đã được bên cơ quan Thuế phê duyệt và đồng ý cho sử dụng.
Những lưu ý đối với chứng từ kế toán hợp pháp
- Một số trường hợp doanh nghiệp thực hiện buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra thị trường bên ngoài. Tuy nhiên, những hàng hóa, dịch vụ này lại không thuộc trong mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp đã sư dụng hóa đơn cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh này. Trường hợp này hóa đơn bất hợp pháp và doanh nghiệp vi phạm pháp luật.
- Doanh nghiệp có chưa những hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ. Mà những hoàng hóa, dịch vụ này lại nằm trong danh sách hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp đang tạm ngừng kinh doanh. Hoặc của những cơ quan đang trong tình trạng bỏ trốn cơ quan Thuế.
Đặc điểm của chứng từ kế toán hợp lệ
Một chứng từ kế toán hợp lệ sẽ được lập dựa trên TT39/2014/TT-BTC. chứng từ kế toán hợp lệ phải đảm bảo được những yếu tố như sau:
- Ghi đầy đủ, rõ ràng thông tin của hóa đơn. Bao gồm ngày tháng lập hóa đơn. Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, phương thức thanh toán..
- Ghi đầy đủ, chính xác thông tin về hàng hóa buôn bán. Bao gồm: Tên hàng hóa, đơn giá, thành tiền, thuế suất, số lượng.
- Trên hóa đơn cần có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu. Cần có chữ ký người bán hàng, người mua hàng, người lập hóa đơn, Giám đốc. Trong trường hợp mà không xin được chữ ký của Giám đốc, kế toán cần phải xin dấu ủy quyền. Sau đó người được Giám đốc ủy quyền sẽ ký vào trong hóa đơn.
- Đối với những hóa đơn bán hàng qua mạng hay qua điện thoại. Trong hóa đơn cần ghi rõ hình thức bán hàng, qua mạng hoặc qua điện thoại.
Những hóa đơn hợp lệ của doanh nghiệp sẽ được sử dụng làm căn cứ để kế toán xác định chi phí. Chi phí được trừ hay không được trừ khi tiến hành tính Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Hóa đơn không được vượt mức tiêu hao nguyên vật liệu.
- Hóa đơn không được vượt định mức khống chế
Ví dụ:
+ Số tiền phụ cấp ăn trưa của người lao động sẽ không được vượt quá 680 ngàn đồng / người/ tháng.
+ Tiền phụ cấp trang phục của người lao động không được vượt quá 5 triệu đồng/ người/ năm
+ Đối với giá trị của ôto 9 chỗ không được vượt quá 1.600.000 đồng
- Đối với các hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng. Kế toán viên cần lưu ý thanh toán bằng ngân hàng. Tuyệt đối không thanh toán tiền mặt.
Đặc điểm của chứng từ kế toán hợp lý
Một hóa đơn được sử dụng trong doanh nghiệp, không chỉ đảm bảo được tính hợp pháp, hợp lệ mà còn phải đảm bảo được tính hợp lý. Như vậy, các chứng từ này mới đảm bảo đáp ứng đươc yêu cầu của cấp quản lý.
Một hóa đơn chứng từ hợp lý, khi nội dung trên hóa đơn đó phải đảm bảo được tính chính xác. Nội dung của hóa đơn cần phải phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Một số những loại hóa đơn như hóa đơn ăn uống, chiêu đãi khách hàng, bạn bè, du lịch. Những hóa đơn này đều thuộc hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhưng tuyệt đối không phải hóa đơn hợp lý.
Xem thêm:
Những kinh nghiệm kế toán cực hay bạn nên ghi nhớ ngay
