Đối với nghiệp vụ kế toán, thông thường sẽ có rất nhiều các loại chứng từ, hồ sơ cần phải lưu trữ. Nhưng thời hạn lưu trữ hồ sơ, chứng từ hay báo cáo đều có những cấp độ lưu trữ riêng. Kế toán cần nắm được tất cả những mốc thời gian để lưu trữ này.
Những tài liệu kế toán cần phải lưu trữ
Một số những tài liệu mà kế toán viên cần phải lưu trữ như sau:
- Sổ sách kế toán, bao gồm sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết
- Các chứng từ kế toán của doanh nghiệp
- Báo cáo tài chính doanh nghiệp.
- Báo cáo về quyết toán ngân sách và Báo cáo tổng hợp về quyết toán ngân sách.
- Một số những tài liệu khác của kế toán viên, có liên quan đến doanh nghiệp: Các loại hợp đồng kinh doanh; Hồ sơ; Báo cáo quyết toán những dự án đã hoàn thành; Những tài liệu liên quan đế thanh tra, giám sát, kiểm tra; Các tài liệu quan trọng liên quan đến nghĩa vụ Thuế của doanh nghiệp; Các loại hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Các hóa đơn, chứng từ liên quan đến ngân hàng…
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, các loại tài liệu quan trọng
Những loại tài liệu quan trọng cần lưu trữ tối thiểu 5 năm
Một số những tài liệu quan trọng, cần phải lưu trữ trong thời hạn 5 năm.
- Các chứng từ kế toán quan trọng. Nhưng chứng từ này không phục vụ cho mục đích ghi sổ kế toán. Không sử dụng để lập Báo cáo tài chính như phiếu thu, chi, phiếu nhập kho.
- Những tài liệu được sử dụng để phục vụ cho đơn vị, nhưng lại không sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán. Loại tài liệu này cũng không sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
- Trường hợp tài liệu thuộc những mục tài liệu trên, nhưng được Luật pháp yêu cầu phải lưu trữ trên 5 năm. Kế toán viên cần phải làm đúng theo pháp luật.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ quan trọng tối thiểu 10 năm
Một số những tài liệu quan trọng cần lưu trữ tối thiểu 10 năm như sau:
- Các chứng từ kế toán quan trọng của doanh nghiệp. Những chứng từ này phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán như lập Báo cáo tài chính. Sử dụng để lập bảng kê; Bảng chi tiết; Lập sổ tổng hợp của doanh nghiệp; Báo cáo tài chính doanh nghiệp theo tháng, quý, năm; Sử dụng để lập biên bản tài liệu tiêu hủy tài liệu kế toán; Báo cáo quyết toán.
- Những tài liệu liên quan đến tài sản cố định. Như tài liệu về việc nhượng, bán hoặc thanh lý tài sản cố định. Báo cáo kết quả kiểm tra và định giá của tài sản cố định.
- Những tài liệu kế toán của các chủ đầu từ. Bao gồm những tài liệu như tài liệu của các kỳ kế toán. Những tài liệu kế toán và quyết toán những dự án đã hoàn thành.
- Những tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập, chia, cắt, sáp nhập các loại hình doanh nghiệp. Hoặc những tài liệu liên quan đến việc giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp.
- Những tài liệu quan trọng liên quan đến đơn vị Kiểm toán Nhà nước. Những hồ sơ của việc thanh tra, giám sát, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền.
- Trường hợp doanh nghiệp có những tài liệu thuộc diện phải lưu trữ trên 10 năm theo Luật. Kế toán cần phải chấp hành theo quy định.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ vĩnh viễn của các tài liệu trong doanh nghiệp
Những tài liệu kế toán cần phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước đã được Quốc hội thông qua và phê chuẩn.
- Báo cáo quyết toán ngân sách của địa phương đã được Hồi đồng Nhân dân phê chuẩn.
- Những hồ sơ, Báo cáo liên quan đến các dự án quan trọng, những dự án thuộc nhóm A, dự án tầm cỡ Quốc gia.
- Những tài liệu quan trọng có tính sử liệu. Những tài liệu có liên quan mật thiết đến An ninh, Quốc phòng, bí mật quốc gia.
Những tài liệu này đều có tính quan trọng. Kế toán viên cần phải lưu trữ trên 10 năm. Cho đến khi tài liệu này hủy hoại tự nhiên.
Xem thêm:
Mới làm kế toán thuế hãy tránh xa những lỗi này
Ngành Kế toán và những ưu, nhược điểm mà không phải ai cũng biết
