Vào ngày 12/09/2018, nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã chính thức ban hành. Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hóa đơn giấy từ ngày 01/11/2020.
Dưới đây sẽ là một số điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong Nghị định này:
1. Thời gian bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp bắt buộc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử muộn nhất vào 01/11/2020. Theo khoản 2, Điều 35 trong Nghị định: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.” Đây là một điểm rất cần lưu ý để thực hiện theo đúng quy định.
2. Đối tượng áp dụng
Tất cả các loại hình doanh nghiệp, không phân biệt vốn trong nước hay vốn nước ngoài hay vốn nhà nước.
3. Loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Các loại hóa đơn khác gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119.
4. Nhóm sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được chia ra làm 2 nhóm sử dụng.
Nhóm 1: Sử dụng loại không có mã xác thực của cơ quan thuế
Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
Nhóm 2: Sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế
Dựa theo Điều 12 của Nghị định, nhóm các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực được quy định như sau:
– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ.
– Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
– Hộ, cá nhân kinh doanh nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
– Doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
5. Đối tượng được hưỡng miễn phí hóa đơn điện tử có mã
Theo Điều 13 của Nghị định, có 5 nhóm đối tượng mà Tổng cục Thuế không thu tiền khi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:
– Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;
– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định tại điểm a khoản này) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp;
– Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 119 trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119;
– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;
– Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.
Các đối tượng thuộc 5 nhóm này cần lưu ý để được hưởng quyền lợi đặc biệt.
6. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.
Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Cơ quan Thuế sẽ thông báo về việc chấp nhận đăng ký của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian làm việc 1 ngày kể từ ngày nhận được đăng ký.
Chú ý về việc hủy hóa đơn giấy còn tồn được quy định trong khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119 như sau: “Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.”
7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119.
8. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập khi có sai sót
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan nhưng chưa gửi cho người mua:
Người bán thông báo hủy hóa đơn điên tử với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan nhưng đã gửi cho người mua:
- Người bán và người mua lập thỏa thuận thông báo về hóa đơn có sai sót.
- Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn điệnt ử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
Đối với hóa đơn do cơ quan Thuế phát hiện sai sót:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để kiểm tra sai sót.
- Người bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04 trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn mới thay thế.
9. Xử lý chuyển tiếp hóa đơn
Các loại hóa đơn giấy, loại đặt in, tự in hay mua của cơ quan thuế vẫn còn giá trị lưu hành đến hết ngày 31/10/2020. Các quy định về hóa đơn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực cho đến hết ngày 31/10/2020.
Trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ gọi tên từng doanh nghiệp yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu trường hợp không đáp ứng được về công nghệ thông tin, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho đến hết ngày 31/10/2020 nhưng sẽ phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03.
Các doanh nghiệp mới thành lập từ sau ngày 01/11/2018, sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ khi không đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tạm thời sử dụng hóa đơn giấy.
Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.
Trên đây là một vài điểm lưu ý đặc biệt mà doanh nghiệp cần ghi nhớ trong Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, bạn có thể đọc bản đầy đủ của Nghị định này để có thể nắm được rõ nhất các quy định.
