Tài khoản 111 – Tiền mặt được dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách định khoản tài khoản này theo hướng dẫn của Thông tư 107/2017/TT-BTC.
1. Nguyên tắc kế toán
1.1- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ.
1.2- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111- Tiền mặt về giá trị tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ.
1.3- Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán, sổ quỹ và thực tế.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
1.4- Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111- Tiền mặt
Bên Nợ: Các khoản tiền mặt tăng, do:
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ;
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá tăng).
Bên Có: Các khoản tiền mặt giảm, do:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ;
- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá giảm).
Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 – Tiền mặt có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112- Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam) tại quỹ của đơn vị.
3. Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu
3.1- Khi rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về quỹ tiền mặt của đơn vị, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
3.2- Trường hợp rút tạm ứng dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt của đơn vị để chi tiêu:
a) Khi rút tạm ứng dự toán chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt.
Có TK 337- Tạm thu (3371).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).
b) Các khoản chi trực tiếp từ quỹ tiền mặt thuộc nguồn ngân sách nhà nước mà trước đó đơn vị đã tạm ứng, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 111- Tiền mặt.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371)
Có TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp.
c) Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 141- Tạm ứng
Có TK 111- Tiền mặt.
Khi người lao động thanh toán tạm ứng, ghi:
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 141- Tạm ứng
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371)
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
d) Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt, ghi:
Nợ các TK 331, 332, 334…
Có TK 111- Tiền mặt.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371)
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
đ) Đối với các khoản ứng trước cho nhà cung cấp:
– Căn cứ hợp đồng và các chứng từ có liên quan, xuất quỹ tiền mặt ứng trước cho nhà cung cấp, ghi:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có TK 111- Tiền mặt.
– Khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp, ghi:
Nợ 611- Chi phí hoạt động
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371)
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
e) Khi làm thủ tục thanh toán tạm ứng với NSNN, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).
3.3- Khi thu phí, lệ phí bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 337- Tạm thu (3373), hoặc
Có TK 138- Phải thu khác (1383).
3.4- Khi thu được các khoản phải thu của khách hàng bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
3.5- Khi thu hồi các khoản đã tạm ứng cho người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 141- Tạm ứng.
3.6- Khi thu hồi các khoản nợ phải thu nội bộ bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 136- Phải thu nội bộ.
3.7- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 338- Phải trả khác (3388).
3.8- Khi thu được lãi đầu tư túi phiếu, trái phiếu, cổ tức/lợi nhuận được chia và các khoản đầu tư tài chính khác, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 138- Phải thu khác (1381, 1382) hoặc
Có TK 515- Doanh thu tài chính.
3.9- Khi thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng tiền mặt nhập quỹ:
a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế này phải được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ (giá bán chưa có thuế GTGT)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.
b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế gián thu phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.
3.10- Khi đơn vị vay tiền về nhập quỹ, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 338- Phải trả khác (3382).
3.11- Nhận vốn góp kinh doanh của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.
3.12- Khách hàng đặt tiền trước
Cho các dịch vụ, hàng hóa; bệnh nhân đặt tiền trước khi sử dụng các dịch vụ khám, chữa bệnh tại bệnh viện,… bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
3.13- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 348- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.
3.14- Nhận lại tiền đơn vị đã đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược cho đơn vị khác, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược.
3.15- Khi phát sinh các khoản thu hộ đơn vị, cá nhân khác
Như thu hộ tiền đề tài cho các chủ nhiệm đề tài hoặc các đơn vị thực hiện đề tài,… bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 338- Phải trả khác (3381).
3.16- Kế toán hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ bằng tiền mặt:
a) Khi thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ được để lại đơn vị), khi thu ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 711- Thu nhập khác (7111) (số thu chưa có thuế GTGT)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).
b) Khi thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ đơn vị phải nộp lại cho NSNN):
– Phản ánh số thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 337- Tạm thu (3378).
– Phản ánh số chi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 111- Tiền mặt.
– Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp NSNN, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
– Khi nộp, ghi:
Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 111- Tiền mặt
3.17- Thu tiền bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB bằng tiền NSNN, ghi:
a) Phản ánh số thu bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 337- Tạm thu (3378).
b) Phản ánh số chi cho lễ mở thầu, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 111- Tiền mặt
c) Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp NSNN, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
d) Khi nộp, ghi:
Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 111- Tiền mặt.
3.18- Kế toán hoạt động đấu thầu mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị bằng tiền mặt, ghi:
a) Khi phát sinh các khoản thu từ hoạt động đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị (như thu bán hồ sơ thầu, thu để bù đắp chi phí giải quyết xử lý kiến nghị của nhà thầu và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật đấu thầu), ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 337- Tạm thu (3378).
b) Khi phát sinh các khoản chi phí cho quá trình đấu thầu, giải quyết các kiến nghị của nhà thầu, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 111- Tiền mặt.
c) Xử lý chênh lệch thu, chi:
– Trường hợp thu lớn hơn chi, theo quy định của cơ chế quản lý tài chính phần chênh lệch đó được bổ sung vào nguồn thu hoạt động (thu hoạt động khác) của đơn vị, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp. (5118)
– Trường hợp thu nhỏ hơn chi theo quy định của cơ chế quản lý tài chính đơn vị được phép sử dụng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp của đơn vị để bù đắp chi phí thiếu, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 111- Tiền mặt.
3.19- Thu các khoản thuế đã nộp nhưng sau đó được hoàn, được giảm
Tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng; thu nợ khó đòi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ đã xử lý xóa sổ; các khoản nợ phải trả không xác định được chủ; Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại (tiền bảo hiểm, tiền đền bù được bồi thường), ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 711- Thu nhập khác (7118).
3.20- Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho bằng tiền mặt, ghi:
Nợ các TK 152, 153
Có TK 111- Tiền mặt.
Nếu mua bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
Đồng thời, ghi:
Có TK 014- Nguồn phí được khấu trừ, để lại (nếu mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại).
3.21- Xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ về đưa ngay vào sử dụng, ghi:
Nợ các TK 211, 213
Có TK 111- Tiền mặt.
Nếu mua bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631).
Đồng thời, ghi:
Có TK 014- Nguồn phí được khấu trừ, để lại (nếu mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại).
3.22- Khi chi tiền mặt mua nguyên liệu
Vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ để dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, thì giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156 (nếu qua nhập kho) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang (nếu vật liệu, dụng cụ dùng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh) (giá chưa có thuế)
Nợ các TK 211, 213 (nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán).
3.23- Khi chi tiền mặt mua nguyên liệu
Vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ để dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ phản ánh theo giá mua đã có thuế GTGT (tổng giá thanh toán), ghi:
Nợ các TK 152,153, 156 (nếu qua nhập kho) (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang (nếu dùng ngay cho hoạt động SXKD, dịch vụ) (tổng giá thanh toán)
Nợ các TK 211, 213 (nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay) (tổng giá thanh toán)
Có TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán).
3.24- Khi chi cho các hoạt động đầu tư XDCB; cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên; cho hoạt động viện trợ, vay nợ nước ngoài; cho hoạt động thu phí, lệ phí bằng tiền mặt, ghi:
Nợ các TK 241, 611, 612, 614
Có TK 111- Tiền mặt.
Nếu chi bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có các TK 511, 512, 514.
3.25- Khi chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111- Tiền mặt.
3.26- Chi quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ
Có TK 111- Tiền mặt.
3.27- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi trả tiền lương hoặc các khoản phải trả khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ các TK 331, 332, 334, 338
Có TK 111- Tiền mặt.
3.28- Trả lãi vay của hoạt động SXKD, dịch vụ và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính,… bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 615- Chi phí tài chính
Có TK 111- Tiền mặt.
3.29- Chi tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên trong đơn vị bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 141- Tạm ứng
Có TK 111- Tiền mặt.
3.30- Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt các khoản vãng lai nội bộ, ghi:
Nợ TK 136- Phải thu nội bộ
Có TK 111- Tiền mặt.
3.31- Nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác bằng tiền mặt vào Ngân sách Nhà nước, ghi:
Nợ TK 333- Các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 111- Tiền mặt.
3.32- Nộp BHXH, mua thẻ bảo hiểm y tế, nộp kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 332- Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 111- Tiền mặt.
3.33- Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ, ký cược cho đơn vị khác, khi xuất quỹ tiền mặt để hoàn trả, ghi:
Nợ TK 348- Nhận đặt cọc ký quỹ, ký cược
Có TK 111- Tiền mặt.
3.34- Xuất quỹ tiền mặt trả trước tiền cho người bán, cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có TK 111- Tiền mặt.
3.35- Khi phát sinh chi phí trả trước bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 242- Chi phí trả trước
Có TK 111- Tiền mặt.
3.36- Dùng tiền mặt để đặt cọc, ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược
Có TK 111- Tiền mặt.
3.37- Chi các quỹ bằng tiền mặt, ghi:
Nợ các TK 353, 431
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.38- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê, ghi:
Nợ TK 138- Phải thu khác (1388)
Có TK 111- Tiền mặt.
3.39- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chi bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ
Nợ TK 333- Các khoản phải nộp NN (33311) (nếu có)
Có TK 111- Tiền mặt.
3.40- Các khoản chi phí khác, gồm:
Chi phí liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ (đối với các đơn vị theo quy định phần chênh lệch thu lớn hơn chi được để lại); chi tiền phạt do đơn vị vi phạm hợp đồng kinh tế, phạt vi phạm hành chính và các chi phí khác (không thuộc các chi phí đã phản ánh vào loại 6), ghi:
Nợ TK 811- Chi phí khác
Có TK 111- Tiền mặt.
3.41- Chi tiền mặt từ dự toán ứng trước, ghi:
Nợ TK 137- Tạm chi (1374)
Có TK 111- Tiền mặt.
3.42- Các khoản chi hộ không hết nộp trả lại đơn vị nhờ chi hộ bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 338- Phải trả khác (3381)
Có TK 111- Tiền mặt.
Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn các bạn định khoản các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 111 – Tiền mặt theo hướng dẫn của Thông tư 107/2017/TT-BTC. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm
Cách sử dụng hàm IRR để tính tỷ suất hoàn vốn nội bộ trong Excel
Cách sử dụng hàm PMT để tính số tiền phải trả hàng kỳ của khoản vay trong Excel
Cách sử dụng hàm PROPER và UPPER để chuyển chữ thường thành chữ in hoa trong Excel
