Hệ thống sổ sách kế toán vô cùng đa dạng và với mỗi loại sổ sách đều có các chức năng riêng. Kế toán cần nắm rõ cách phân loại hệ thống sổ sách kế toán dưới các góc độ để có thể dễ dàng phản ánh và quản lý các thông tin.
Phân loại sổ kế toán dựa trên công dụng của sổ
Khi có quá nhiều mẫu sổ kế toán và mỗi sổ có một công dụng để ghi chép khác nhau. Dựa trên đặc điểm này thì bạn hoàn toàn có thể phân loại theo công dụng của từng loại sổ. Thường thì sổ kế toán ở trong các doanh nghiệp sẽ được phân loại như sau:
- Sổ tổng hợp. Một loại sổ được ghi chép lại những dữ liệu về một đối tượng nhất định nào đó. Thường thì sổ tổng hợp sẽ sử dụng theo kỳ kế toán. Hết thì sẽ lại được đổi sang sổ mới. Sổ tổng hợp theo dõi những đối tượng của doanh nghiệp theo chỉ tiêu tiền tệ. Những nội dung được ghi trong sổ tổng hợp sẽ được sử dụng để làm sô liệu lập Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Các mẫu sổ kế toán tổng hợp có rất nhiều. Mẫu sổ như thế nào sẽ dựa vào hình thức sử dụng của từng kế toán riêng. - Sổ chi tiết. Loại sổ được sử dụng cho một tài khoản chi tiết nào đó. Loại sổ này sẽ hướng đến một đối tượng nhất định. Sử dụng sổ để ghi lại số liệu, theo dõi sự biến động của chi tiêu đó dựa trên các yếu tố như hiện vật và giá trị.
- Sổ liên hợp. Một loại sổ sử dụng để ghi cả tổng hợp và chi tiết của một đối tượng trong một lần ghi chép.
Phân loại sổ kế toán dựa trên kết cấu của sổ
Trong các mẫu sổ kế toán được sử dụng trong doanh nghiệp, sẽ có hai kiểu kết cấu của sổ kế toán. Đó chính là sổ kế toán kiểu đối ứng cột và sổ đối ứng dòng. Dựa trên kết cấu của các loại sổ mà kế toán viên có thể phân loại sổ ra một cách khoa học và dễ tìm hơn.
Sổ có kết cấu đối ứng cột. Các tài khoản ở trong sổ sẽ được thiết kết theo kiểu đối ứng cột. Mỗi cột sẽ được ghi chép những đối tượng nhất định.
Sổ có kết cấu đối ứng dòng. Các quan hệ đối ứng ở trong sổ sẽ được thiết kế theo dòng. Mỗi chứng từ sẽ được kế toán viên đưa vào trong sổ dựa trên những dòng tài khoản đối ứng.
Phân loại dựa trên kết cấu của sổ sẽ giúp cho bạn nhanh chóng xác định được sổ mà mình muốn tìm hơn.
Phân loại dựa trên phương pháp ghi sổ
Sổ kế toán dựa vào nội dung trong sổ mà sẽ có những phương pháp ghi sổ khác nhau. Dựa vào phương pháp ghi sổ kế toán, sẽ có 3 loại sổ được phân biệt như sau: Sổ cái; Sổ nhật ký; Nhật ký sổ cái.
- Sổ cái. Còn được xem như là một quyển sổ kế toán tổng hợp. Nội dung được ghi chép trong sổ cái đều liên quan đến những nghiệp vụ kinh tế quan trọng phát sinh của doanh nghiệp. Tất cả những nghiệp vụ này sẽ được sử dụng để lấy dữ liệu lập Báo cáo. Sổ cái rất quan trọng đối với kế toán viên và phải sử dụng thường xuyên.
- Sổ nhật ký. Sử dụng sổ này để quan sát, ghi chép lại những nghiệp vụ phát sinh trong thời gian làm việc. Nội dung ghi trong sổ nhật ký sẽ không cần phải phân loại đối tượng phản ánh. Và những tài khoản ghi trong sổ không cần phải phản ánh số dư mà chỉ cần phản ánh lại số phát sinh trong kỳ.
- Sổ nhật ký sổ cái. Loại sổ được sử dụng ghi chép kết hợp giữa hai sổ là nhật ký và cả sổ cái. Những nội dung trong nhật ký sổ cái đầy đủ thông tin cho kế toán viên. Sổ này rất quan trọng và có giá trị sử dụng trong kế toán.
Khi phân loại bằng phương pháp ghi sổ cũng sẽ giúp cho bạn nhanh chóng xác định được sổ mà mình cần tìm. Hơn nữa thì bạn cũng sẽ rút ngắn tiến độ tìm thông tin của mình hơn.
Xem thêm:
Quy định thời gian làm việc theo Bộ luật lao động mà kế toán cần biết
Cách phân biệt Báo cáo tài chính Thuế và Báo cáo tài chính Vay vốn ngân hàng
Công ty mới thành lập – Kế toán viên cần phải làm những công việc gì?
