Chứng từ kế toán có rất nhiều loại khác nhau, thuộc vào những lĩnh vực khác nhau. Đôi khi kế toán viên sẽ bị rối vì không thể phân loại chứng từ kế toán sao cho chuẩn xác. Nếu không thể phân loại được sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn, hơn nữa sẽ ảnh hưởng xấu đến công việc của kế toán. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn kế toán viên phân biệt các loại chứng từ nhanh và chính xác nhất.
Phân loại chứng từ kế toán theo công dụng
Nếu như kế toán viên dựa theo công dụng để phân loại chứng từ cũng là cách rất hay. Đối với công dụng sẽ được chia thành hai loại, đó là chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc của kế toán
Chứng từ gốc có vai trò rất quan trọng đối với kế toán viên. Chứng từ gốc được lập ngay từ lúc nghiệp vụ kinh tế mới bắt đầu phát sinh. Một số loại chứng từ gốc như là hóa đơn GTGT, Phiếu thu, chi… Chứng từ gốc cần phải được lưu trữ cẩn thận và tuyệt đối không được làm mất. Đối với chứng từ gốc sẽ được chia thành 2 loại nhỏ, là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.
- Chứng từ mệnh lệnh là loại chứng từ có chứa mệnh lệnh từ cấp trên, truyền đạt xuống cấp dưới. Những mệnh lệnh như lệnh sản xuất, lệnh xuất nhập kho cho nhân viên. Sử dụng chứng từ mệnh lệnh để chỉ đạo cấp dưới làm việc. Những chứng từ mệnh lệnh này không được sử dụng để cung cấp dữ liệu để ghi chép vào trong sổ kế toán.
- Chứng từ chấp hàng là loại chứng từ để ghi chép lại những hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Những chứng từ này sẽ được sử dụng để làm căn cứ, ghi chép dữ liệu vào trong sổ kế toán doanh nghiệp. Những chứng từ này có thể được lập ở trong công ty, cũng có thể được lập từ bên ngoài, từ các nghiệp vụ kinh tế.
Chứng từ ghi sổ của kế toán
Chứng từ ghi sổ sử dụng để ghi lại những số liệu được tập hợp ở trong các chứng từ gốc. Những chứng từ này đều có cùng nội dung nghiệp vụ để ghi vào trong sổ kế toán. Tuy nhiên thì chứng từ ghi sổ này sẽ không có giá trị pháp lý như là chứng từ gốc. Và chứng từ ghi sổ sẽ chỉ có hiệu lực khi đi kèm với chứng từ gốc.
Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế
Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế cũng được lựa chọn khá nhiều. Vì cách này dễ phân loại và không mất nhiều thời gian của kế toán viên. Trường hợp phân loại theo nội dung kinh tế sẽ có 5 loại như sau:
- Các chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương của người lao động. Một số chứng từ như bảng chấm công, bảng tính lương.
- Chứng từ liên quan đến hàng trong kho. Ví dụ như các chứng từ khi xuất kho, nhập kho, kiểm tra hàng tồn.
- Chứng từ về tiền tệ của công ty. Ví dụ như Phiếu thu, Phiếu chi
- Chứng từ khi bán hàng ở các phương thức bán hàng khác nhau.
- Chứng từ liên quan đến tài sản cố định. Ví dụ như biên bản bàn giao tài sản, hóa đơn mua tài sản cố định.
Phân loại chứng từ theo hình thức chứng từ
Phân loại chứng từ theo hình thức của chứng từ cũng được áp dụng nhiều. Và cách phân loại này cũng khá là đơn giản. Khi áp dụng hình thức của chứng từ sẽ được chia ra thành 2 loại cơ bản, chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.
- Chứng từ bằng giấy là những nội dung được ghi trên giấy thường. Chứng từ được lập khi có các nghiệp vụ kinh tế của công ty phát sinh. Những chứng từ này có giá trị rất quan trọng. Đồng thời đây cũng là chứng từ gốc và cần được lưu trữ. Một số chứng từ mang tin dạng giấy như là hóa đơn GTGT, phiếu thu.
- Chứng từ điện tử được lập khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng chứng từ dạng điện tử nhiều hơn. Vì thời gian lập chứng từ điện tử nhanh và khâu lưu trữ chứng từ đảm bảo an toàn. Chứng từ điện tử cũng có giá trị lớn như chứng từ giấy và cần được lưu trữ cẩn thận.
Xem thêm:
Tuyệt chiêu giữ chân khách hàng mà Giám đốc Marketing cần biết
