Hóa đơn là loại chứng từ không thể thiếu trong các giao dịch giữa người mua và bán hàng hóa. Trong năm 2020 này, tất cả các đơn vị kinh doanh sẽ tiến tới sử dụng HĐĐT. Dù là hóa đơn thường hay HĐĐT thì cũng đều phải tuân thủ một số quy định về nội dung trên hóa đơn. Dưới đây là những nội dung trên hóa đơn bắt buộc phải có. Kế toán cũng như doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh lưu ý để tránh vi phạm pháp luật.
1. Tên loại hóa đơn
Mỗi tờ hóa đơn đều phải có tên hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử, …
Đối với những hóa đơn được sử dụng như một chứng từ cụ thể, phục vụ cho công tác hạch toán kế toán; thì được ghi thêm tên kèm theo; nhưng phải ghi sau tên hóa đơn chính, với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc để trong ngoặc đơn.
Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng (phiếu bảo hành)…
2. Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn
Hóa đơn nào phát hành ra cũng phải có ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
Người ta sử dụng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 2 số cuối của năm phát hành hóa đơn để làm ký hiệu hóa đơn. Đây là dấu hiệu để phân biệt hóa đơn.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký hiệu thể hiện tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn. Một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu.
Người ta quy định: Trong hóa đơn đặt in, 2 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn, được ghi ở phần ký hiệu hóa đơn. Còn trong hóa đơn tự in, 2 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành, hoặc là năm hóa đơn được in ra.
Ví dụ: Hóa đơn có mẫu số: 01GTKT2/001 và ký hiệu: QL/15T (những nội dung này thường nằm ở góc phải, ngang dòng ghi tên hóa đơn).
3. Tên liên hóa đơn
Tên liên hóa đơn thể hiện số thứ tự tờ hóa đơn trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và không quá 9 liên thì mới đúng quy chuẩn.
- Liên 1: Để lưu (Đơn vị phát hành hóa đơn lưu lại liên này).
- Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên còn lại (từ liên 3 trở đi) thì được lưu lại với tên đặt theo công dụng mà người khởi tạo hóa đơn đó quy định. Riêng hóa đơn được cấp lẻ do cơ quan thuế, thì phải có 3 liên; trong đó, liên 3 được lưu lại cơ quan thuế.
4. Số thứ tự hóa đơn
Để đánh số thứ tự hóa đơn, người ta sử dụng số thứ tự trong dãy số tự nhiên để đánh ký hiệu. Người ta dùng 7 chữ số trong ký hiệu số thứ tự hóa đơn.
Ví dụ: Hóa đơn có số thứ tự: 0000008 (thường nằm ngay bên dưới ký hiệu hóa đơn).
5. Tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua hàng
6. Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền: ghi bằng số và bằng chữ
Đối với đơn vị kinh doanh sử dụng phần mềm kế toán do công ty mẹ cung cấp là Tập đoàn đa quốc gia thì được sử dụng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm kế toán cung cấp.
7. Chữ ký của người mua, người bán; dấu của người bán (nếu có); ngày, tháng, năm lập hóa đơn
8. Tên của tổ chức in hóa đơn (chỉ đối với hóa đơn đặt in)
Trên hóa đơn đặt tin phải có tên, mã số thuế đầy đủ của tổ chức nhận in hóa đơn.
9. Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt
Thông tin trên hóa đơn phải thể hiện bằng tiếng Việt. Trừ trường hợp được sử dụng tiếng nước ngoài (doanh nghiệp có công ty mẹ là tập đoàn đa quốc gia, sử dụng phần mềm kế toán riêng). Trường hợp phải ghi tiếng nước ngoài thì ghi bên phải hoặc trong dấu ngoặc đơn; hoặc đặt ngay duối dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
Chữ số ghi trên hóa đơn phải là các chữ số tự nhiên: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9. Ngoài ra, người bán được phép: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,); sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
Dòng ghi tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải ghi bằng chữ. Với chữ tiếng Việt không dấu cần ghi sao cho người xem không hiểu sai lệch nội dung hóa đơn.
Kích cỡ mẫu hóa đơn phải cùng kích thức. Trừ hóa đơn tự in, in trên máy tính tiền, được in từ giấy cuộn thì không cần quy định về kích thước; độ dài tùy thuộc số lượng hàng hóa bán ra kê trên hóa đơn.
Trên đây là những nội dung trên hóa đơn bắt buộc người mua, người bán hàng phải tuân theo. Khi đó, hóa đơn mới được tính là hợp lệ, hàng hóa mới được lưu thông, giao dịch mới có giá trị.
Xem thêm:
Liên trong hóa đơn điện tử khác trong hóa đơn giấy thế nào?
Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy không?
Làm mất 3 liên hóa đơn đã lập bị xử lý thế nào?
