Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) sẽ được tiến hành ở trong các doanh nghiệp khi có lao động nghỉ việc. Tuy nhiên thì việc làm thủ tục để chốt sổ BHXH không hề đơn giản. Có không ít các doanh nghiệp đã gặp phải nhiều khó khăn trong vấn đề này.
Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội
Đầu tiên thì kế toán viên sẽ tiến hành làm hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội. Đối với khâu chuẩn bị hồ sơ thì sẽ bao gồm những giấy tờ quan trọng như sau:
- Phiếu giao nhận giấy tờ theo loại 301, yêu cầu cần có 2 bản
- Tờ bìa của sổ bảo hiểm xã hội
- Các tờ rơi trong sổ bảo hiểm xã hội
- Đơn bắt buộc của những người tham gia bảo hiểm xã hội. Lấy đơn theo dòng D01-TS. Yêu cầu số lượng 1 bản
Trong quá trình làm hồ sơ chốt bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động có thể tiến hành thanh toán toàn bộ số tiền đã đóng BHXH chho người lao động. Nếu như bạn không chủ động đóng thì quy trình sẽ bị ngừng lại và công ty bảo hiểm XH sẽ mặc định là người tham gia vẫn chưa rút. Và đương nhiên là số tiền đóng BHXH trên hệ thống vẫn sẽ được cập nhật hàng tháng bình thường. Chỉ đến khi nào mà bên sử dụng lao động đã hoàn thành hồ sơ thì bên cơ quan BHXH mới tiến hành trừ số tiền mà người tham gia phải đóng.
Hình thức nộp hồ sơ chốt sổ BHXH là gì?
Khi bạn đã tiến hành chuẩn bị xong hồ sơ chốt sổ BHXH thì việc tiếp theo là bạn cần phải tìm hình thức để nộp. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức. Đó là hình thức gửi qua bưu điện để nộp hoặc là nộp trực tiếp. Bạn sẽ gửi toàn bộ hồ sơ BHXH đến cơ quan mà công ty bạn đã đặt đó làm trụ sở chính thức. Sau khi đã tiến hành chốt sổ xong thì thời hạn mà bạn được bên cơ quan BHXH giải quyết báo chốt là 7 ngày. Sau khi đã báo chốt xong thì cơ quan BHXH sẽ gửi lại sổ BHXH và tờ rơi cho người tham gia BHXH.
Lưu ý, trước khi tiến hành báo chốt sổ thì công ty cần phải tiến hành báo giảm lao động. Trong thủ tục báo giảm lao động sẽ bao gồm.
- 1 phiếu giao nhận hồ sơ theo quy định 103 của Luật BHXH.
- Danh sách những lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, yêu cầu 1 bản.
- Thẻ BHYT, yêu cầu mỗi người 1 thẻ
- Thông báo hoặc là bản chấm dứt hợp đồng lao động, mỗi người lao động yêu cầu 1 bản.
Ngoài các phương thức nộp trên thì doanh nghiệp còn có thể nộp thông qua mạng nếu như không có đính kèm thẻ BHYT. Sau khi doanh nghiệp đã gửi và bên cơ quan BHXH đã nhận được. Thời hạn quy định giải quyết hồ sơ là 10 ngày, kể từ ngày đã nhận được hồ sơ.
Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động
Để làm thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc thì doanh nghiệp cần phải tiến hành theo những bước sau đây.
Bước 1. Tiến hành làm thủ tục Báo cáo về vấn đề giảm lao động trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ làm một bản dựa trên mẫu D02-TS.
Bước 2. Kế toán viên sẽ tiến hành chốt sổ ngày làm cuối cùng cho người lao động nghỉ việc. Khâu chốt sổ này sẽ bao gồm những thủ tục như là:
- Dùng sổ BHXH của người tham gia BHXH hoặc là sử dụng tờ bìa của sổ BHXH. Lưu ý là mỗi người tham gia BHXH sẽ lấy 1 tờ.
- Lấy thêm các tờ rời số được đính kèm trên sổ BHXH.
- Tờ khai mà bên BHXH đã cung cấp. Cộng thêm tờ thay đổi tất cả các thông tin về người tham gia BHXH, BHYT. Dựa trên mẫu TK1-TS và yêu cầu 1 bản.
Sau khi kế toán viên đã hoàn thành xong toàn bộ những thủ tục này thì mới được xem là chốt sổ BHXH xong. Những khâu chuẩn bị hồ sơ này vô cùng quan trọng. Nếu như kế toán viên không chuẩn bị đầy đủ hoặc là chuẩn bị sai giấy tờ. Rất có thể sẽ không được giải quyết hoặc thời gian giải quyết sẽ bị kéo dài ra.
Xem thêm:
Công việc của kế toán cần làm sau kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán
