Kế toán thu chi là một trong những bộ phận kế toán có vai trò quan trọng trong công ty. Bởi vì khoản thu chi liên quan trực tiếp đến những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Và trong bất cứ công việc nào cũng vậy, cũng sẽ có những sai lầm mà bạn mắc phải. Đối với Kế toán thu chi thì sẽ mắc phải một số những sai lầm, có thể gây ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Những sai lầm thường mắc về chứng từ
Chi phí cho nhân viên
- Khi phát tiền lương, bảng lương của nhân viên lại không có chữ ký của từng người
- Khi chi tiền cho khoản làm thêm giờ nhưng lại không kèm theo giấy báo làm thêm giờ
- Chi tiền cho những ca ăn cố định theo tháng hoặc là chi theo ngày nhưng lại không có bảng chấm công lưu kèm.
- Các khoản tiền chi cho việc đi công tác lưu động, nhưng lại không kèm theo diễn giải thể hiện là đã đi công tác trên 15 ngày trong 1 tháng.
Ký kết hợp đồng vượt phân cấp trong công ty
- Vẫn chưa tiến hành ký hợp đồng chính hoặc là những hợp đồng phụ lục bổ sung
- Có một số những hợp đồng trong công ty đã hết thời hạn thực hiện hợp đồng từ lâu. Nhưng kế toán viên lại không tiến hành ký lại hoặc là không có phụ lục bổ sung
Tiền phí để mua nguyên vật liệu cho công ty
- Khi bỏ chi phí phát quà Tết cho nhân viên nhưng lại không có danh sách nhận quà đi kèm
- Những khoản tiền để chi cho Hội nghị khách hàng công ty, tuy nhiên lại không có danh sách khách hàng Hội nghị đi kèm.
- Có hóa đơn chứng từ cho việc sử dụng chi phí tiếp khách, tuy nhiên lại không có danh sách hay là thông báo là tiếp vị khách hàng nào.
- Trong những hội thảo, hội nghị, có các khoản chi để bồi dưỡng đại biểu. Tuy nhiên lại không có danh sách và ký tên rõ ràng. Nhưng vẫn gửi tờ xin thanh toán lên trên bộ phận văn phòng.
Chi phí dịch vụ mua bên ngoài
- Khi chi tiền vào những khoản sửa chữa lớn, sử dụng dịch vụ bên ngoài nhưng lại không có biên bản bàn giao và sử dụng.
- Trường hợp có vật dụng gì đó hỏng và đem đi sửa chữa, nhưng lại không ghi rõ giấy báo hỏng.
- Khi sửa xe của công ty bị hỏng, không có biên bản xác nhận lại tình hình xe hỏng như thế nào trước khi đưa vào sửa chữa. Sau đó chỉ trình lại hóa đơn sửa xe để xin lại mức chi phí đã sửa đó.
- Chi phí sử dụng để đào tạo nhân viên đi học các khóa nghiệp vụ bên ngoài. Tuy nhiên thì lại hoàn toàn không có thông báo về việc cử đi học. Mà chỉ có hóa đơn thanh toán trình lên văn phòng.
Quá trình thanh toán công nợ
- Việc ký kế hợp đồng chưa thực sự chặt chẽ và và chưa làm theo đúng quy định của pháp luật.
- Trong quá trình tiến hành chi trả tiền hàng hóa cho bên thứ 3, tuy nhiên thì không có giấy ủy quyền của người cung cấp những sản phẩm hàng hóa đó.
- Khi đi ký kết hợp đồng với bên phía nhà cung cấp. Nhưng người ký kết lại không phải là người đại diện theo đúng pháp luật của bên nhà cung cấp. Bên cạnh đó thì lại không có giấy ủy quyền là người đại diện theo pháp luật
- Trong hồ sơ mời thầu nhưng lại không có tài liệu đã yêu cầu nhà thầu cung cấp trước đó. Như vậy sẽ có không tài liệu để sử dụng làm tiêu chí đánh giá chính xác.
Sai lầm về chứng từ lưu trữ của Kế toán thu chi
Bạn phải biết rằng các chứng trong một doanh nghiệp thực sự rất nhiều. Mà không chỉ có một loại chứng từ, nó có rất rất nhiều các loại hóa đơn chứng từ khác. Vậy nên Kế toán thu chi thường mắc phải sai lầm đó chính là về khoản lưu trữ chứng từ.
Việc để chứng từ không được phân loại, để linh tinh sẽ khiến cho bạn gặp phải khó khăn trong quá trình tìm kiếm. Có không ít những trường hợp làm mất chừng từ, như vậy sẽ rất khó khăn cho bạn.
Xem thêm:
Quy định thời gian làm việc theo Bộ luật lao động mà kế toán cần biết
Cách phân biệt Báo cáo tài chính Thuế và Báo cáo tài chính Vay vốn ngân hàng
Công ty mới thành lập – Kế toán viên cần phải làm những công việc gì?
