Chắc hẳn là bạn đã từng nghe rất nhiều về chứng từ kế toán. Đây có thể coi là một phần công việc của các kế toán viên. Bởi vì trong công việc hàng ngày thì chắc chắn là kế toán phải tiếp xúc với nhiều chứng từ. Xoay quanh nội dung chứng từ sẽ có rất nhiều vấn đề liên quan. Vậy nên khi làm kế toán bạn cần phải hiểu rõ về mảng chứng từ này.
Chứng từ kế toán là gì?
Theo Điều 4, Luật Kế toán 2003 đã quy định về khái niệm chứng từ. Là những giấy tờ, vật mang tin, phản ánh những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành. Chứng từ này sẽ được sử dụng để làm căn cứ, ghi chép thông tin vào sổ.
Chứng từ kế toán là một trong những loại giấy tờ có tầm quan trọng đối với các doanh nghiệp. Vì thế mà nhân viên luôn cần phải chú ý và cẩn thận hơn trong vấn đề lưu trữ chứng từ.
Một số những loại chứng từ kế toán phổ biến
Cụm từ “chứng từ KT” chỉ sử dụng để chỉ chung cho tất cả các loại chứng từ. Thường thì một doanh nghiệp đi vào hoạt động, sẽ phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế khác nhau. Mỗi nghiệp vụ khi phát sinh đều sẽ có một chứng từ riêng. Vậy nên là trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều những chứng từ khác nhau.
Chứng từ tiền mặt
Chứng từ tiền mặt là những loại chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, được thanh toán bằng tiền mặt. Một số những chứng từ tiền mặt như là phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tiền hay là giấy tạm ứng tiền của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán của Ngân hàng
Những chứng từ liên quan đến Ngân hàng cũng rất quan trọng. Bởi vì liên quan đến nhiều tiền gửi của doanh nghiệp. Một số những chứng từ của Ngân hàng như là Giấy báo Có, báo Nợ, Sec hay là Ủy nhiệm chi…
Chứng từ mua bán hàng hóa
Quá trình mua bán hàng hóa cũng sẽ phát sinh nhiều hóa đơn chứng từ quan trọng. Một số những chứng từ quan trọng trong quá trình mua bán như là hóa đơn GTGT đầu vào/ đầu ra. Phiếu nhập và xuất kho, Bảng báo giá, biên bản giao nhận hàng hóa..
Chứng từ liên quan đến vấn đề tiền lương
Một số những chứng từ quan trọng ở trong mảng này như là: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng tính lương..
Những nội dung cần có của chứng từ kế toán
Trong một chứng từ doanh nghiệp, thường sẽ có đầy đủ những nội dung quan trọng dưới đây.
- Tên gọi của chứng từ để biết chứng từ thuộc về lĩnh vực nào
- Số hiệu của chứng từ để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm
- Cần có đầy đủ ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Ghi đầy đủ tên cùa đơn vị lập chứng từ
- Ghi chính xác về tên của bên đơn vị nhận chứng từ
- Trong chứng từ cần ghi đầy đủ nghiệp vụ phát sinh hóa đơn chứng từ
- Có đầy đủ chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và cả giá trị
- Cần có đầy đủ thông tin của người đã lập ra chứng từ. Bên cạnh đó thì cần phải có chữ ký của người lập chứng từ.
Các quy định về chứng từ kế toán mà bạn cần biết
Chứng từ chính là được lập và vận hành theo Luật nên có một số những quy định về chứng từ mà bạn cần phải biết.
- Chứng từ luôn luôn phải lập chuẩn nội dung, đầy đủ số liên như đã quy định trước đó.
- Trong quá trình ghi chép chứng từ thì luôn phải cẩn thận. Hạn chế tối đa việc viết sai, xóa, gạch bỏ. Trình bày chứng từ phải thật rõ ràng, chính xác và đảm bảo trung thực.
- Đặc biệt lưu ý là nhân viên không được phép xé bỏ chứng từ ra khỏi cuốn
- Kế toán trưởng hoặc là Giám đốc doanh nghiệp không được phép ký tên vào những chứng từ bỏ trắng. Hoặc là những chứng từ chưa điền đầy đủ thông tin cũng không được ký.
- Thời hạn để bạn lưu trữ những chứng từ ở văn phòng kế toán này sẽ không quá một năm. Sau 1 năm đó thì sẽ tiến hành đưa chứng từ vào trong để lưu trữ dài hạn. Vì là chứng từ quan trọng nên cần phải lưu trữ cẩn thận và tránh không được làm mất làm rách.
Xem thêm:
Quy định thời gian làm việc theo Bộ luật lao động mà kế toán cần biết
Cách phân biệt Báo cáo tài chính Thuế và Báo cáo tài chính Vay vốn ngân hàng
