Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nghiệp vụ tạm ứng. Trong nhiều trường hợp, kế toán viên không kiểm soát chặt chẽ vấn đề này thì sẽ để lại hậu quả nghiêm trọng. Vậy nên kế toán viên cần phải giám sát chặt chẽ khâu làm thủ tục tạm ứng hơn.
Những nguyên tắc trong thủ tục tạm ứng
- Người đứng ra thay mặt nhận tạm ứng phải là đối tượng hoạt động trong công ty. Hơn nữa là người nhận tạm ứng cần phải được thông qua Giám đốc chấp nhận và thông báo bằng văn bản.
- Người đứng ra nhận tạm ứng sẽ là người có trách nhiệm hoàn toàn đối với số tiền mà mình đã ứng. Sau đó thì người này cần phải biết cách sử dụng số tiền đã tạm ứng này vào đúng mục đích. Những công việc mà trước đó đã được cấp trên phê duyệt.
- Sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao, người tạm ứng phải lập một bảng kê khai tạm ứng. Sử dụng bảng kê khai này để thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận và đã sử dụng.
- Đối với trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết nhưng lại không trả lại công ty. Thì sẽ được trừ thẳng vào lương tháng của người đứng ra tạm ứng. Lưu ý là người tạm ứng tuyệt đối không được chuyển số tiền đó cho người khác sử dụng.
- Phải thanh toán tuyệt đối số tiền tạm ứng của kì trước, sau đó mới được nhận tạm ứng của kì sau.
Hình thức tạm ứng mà kế toán viên cần phải nắm được
Muốn tạm ứng được chi phí cho doanh nghiệp thì trước đó bạn cần phải nắm được hình thức tạm ứng. Thông thường thì sẽ dựa theo nhu cầu tạm ứng của mỗi cá nhân mà kế toán sẽ tạm ứng bằng hình thức chuyển khoản hay là tiền mặt.
Thông thường thì những khoản tiền mà người tạm ứng ứng dưới 20 triệu đồng thì sẽ giao tiền mặt. Còn đối với những khoản tiền mà bạn tạm ứng có giá trị trên 20 triệu đồng thì sẽ được chuyển khoản vào tài khoản cá nhân.
Dựa vào trong quy chế, tài chính của bộ doanh nghiệp thì cho phép người lao động thanh toán tiền mua hàng hay là tiền dịch vụ. Người lao động hoàn toàn có thể thanh toán các khoản này bằng thẻ cá nhân. Và sau đó sẽ thanh toán lại cho doanh nghiệp để đảm bảo quy định là hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng.
Quy trình về thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng chi phí trong doanh nghiệp
Quy trình thủ tục tạm ứng
Bước 1. Người tạm ứng sẽ tiến hành lập hồ sơ. Trong hồ sơ sẽ bao gồm có giấy đề nghị tạm ứng, bản kế hoặc đã được phê duyệt trước đó.
Bước 2. Sau khi đã làm xong hồ sơ, Giám đốc sẽ tiến hành phê duyệt số tiền định tạm ứng. Cần phải kiểm tra kỹ càng và tiến hành kí vào bản phê duyệt.
Bước 3. Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng sẽ tiến hành làm thủ tục chi tiền tạm ứng. Kế toán trưởng cần phải xem xét hồ sơ và đối chiếu với những giấy tờ liên quan. Sau đó sẽ chuyển sang cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi.
Bước 4. Thủ quỹ sẽ tiếp nhận phiếu chi của kế toán, sau đó sẽ tiến hành ghi số tiền đó vào trong sổ. Hoặc là kế toán viên có thể trực tiếp làm thủ tục và chuyển khoản tiền vào trong tài khoản cá nhân của người tạm ứng.
Bước 5. Sau khi đã chuyển khoản thành công thì kế toán viên sẽ tiến hành làm thủ tục để lưu trữ hồ sơ tạm ứng.
Quy trình thanh toán tiền tạm ứng
Sau khi bạn đã làm xong thủ tục tạm ứng tiền thì bước tiếp theo sẽ là quy trình thanh toán tiền tạm ứng.
Bước 1. Người đứng ra tạm ứng sẽ tập hợp lại những báo cáo và chứng từ. Tiến hành nộp lại các giấy tờ thanh toán.
Bước 2. Giám đốc tiến hành phê duyệt nội dung của công việc.
Bước 3. Kế toán thanh toán hoặc là Kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ. Sau đó làm hồ sơ hoàn ứng.
Bước 4. Thủ quỹ và người tạm ứng sẽ tiến hành thanh toán tiền tạm ứng. Tiến hành chi hoặc là thu tiền, hoặc là lập chứng từ. Để khấu từ tiền lương vào tiền tạm ứng thừa.
Bước 5. Kế toán viên sẽ tiến hành lưu trữ hồ sơ.
Xem thêm:
Hàng tồn kho bị âm và cách xử lý cho kế toán kho doanh nghiệp
Công ty mới thành lập – Kế toán viên cần phải làm những công việc gì?
