Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian lập hóa đơn
Trong công việc thì thời gian luôn là quý nhất. Vì ngoài việc lập hóa đơn ra thì kế toán viên còn có rất nhiều những công việc khác cần phải giải quyết. Vậy nên việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) góp phần lớn vào trong vấn đề tiết kiệm thời gian.
Theo như nghiên cứu thì thời gian để lập hóa đơn điện tử chiếm ít hơn 65%. Đây quả là một con số khá là thuyết phục cho những doanh nghiệp khi vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy. Bạn có thể hiểu dễ dàng về con số trên như thế này. Nếu như bình thường mà bạn mất 40 phút để lập hóa đơn giấy cho khách hàng. Nhưng nếu như bạn sử dụng hóa đơn điện tử thì chỉ mất 14 phút. Vậy là bạn đã có thể tiết kiệm cho mình một khoảng thời gian khá là dài. Trong khoảng thời gian đó bạn hoàn toàn có thể xử lý những công việc của mình.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tiết kiệm tối đa mức chi phí
Khi bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, nó không chỉ giúp cho bạn tiết kiệm được thời gian làm việc. Bên cạnh đó, một trong những lợi ích nổi trội của hóa đơn điện tử là tiết kiệm được chi phí sử dụng. Khi mà bạn sử dụng hóa đơn điện tử thì nó sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được 30 – 90% mức chi phí. Bởi vì khi bạn sử dụng hóa đơn điện tử, bạn sẽ không cần phải tốn tiền vào các khoản giấy, mực, bưu chính và một số những vấn đề phát sinh liên quan.
Bởi vì khi bạn mua hóa đơn điện tử ở cơ quan Thuế, lúc này bạn sẽ mua với mức giá là từ 50.000 cho đến 60.000 đồng cho một quyển, mỗi quyển có 50 số. Nếu như bạn mua và sử dụng, đặt in hóa đơn ở ngoài thì giá thành sẽ rất đắt đỏ. Đôi khi bạn sẽ đặt in hóa đơn bên ngoài với mức giá là 200.000 đến 40.000 đồng/ quyển.
Có thể lưu trữ thông tin hóa đơn điện tử trên đám mây điện toán
Những HĐĐT là những giấy tờ quan trọng và kế toán viên cần phải giữ lại. Tuy nhiên thì không có ai có thể chắc chắn là trong quá trình làm việc. Hóa đơn điện tử của bạn có không gặp phải bất cứ sai sót nào. Có những trường hợp như là HĐĐT bị mất bị cháy hay là bị rách. Nếu như bạn sử dụng hóa đơn giấy thường thì chắc chắn là không thể lấy lại dữ liệu. Nhưng nếu như trong trường hợp mà bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Thì sẽ không cần phải lo ngại về những vấn đề này.
Bởi vì khi có một HĐĐT được lập ra, mọi chi tiết thanh toán trên HĐĐT đều sẽ được lưu trữ lại trên đám mây điện toán. Lúc này thì nếu bạn bị mất thông tin trên HĐĐT thì không cần phải lo lắng. Kế toán viên chỉ cần tiến hành bằng cách đăng nhập tài khoản đám mây.
Thời hạn gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng và đảm bảo an toàn
Một trong những lợi ích không thể không nhắc đến khi bạn sử dụng HĐĐT đó chính là tốc độ gửi. Nếu như bạn gửi hóa đơn đến tay khách hàng nhanh thì đồng nghĩa là sẽ đẩy nhanh tiến độ thanh toán. Khi bạn sử dụng phần mềm HĐĐT thì bạn có thể gửi HĐĐT nhanh đến tay khách hàng.
Bên cạnh đó thì các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay bảo mật khá là chặt chẽ. Nếu như bạn lập và gửi trực tiếp trên phần mềm thì sẽ đảm bảo được tiến độ, bên cạnh đó thì còn đảm bảo được sự an toàn. Tránh được những rủi ro như là mất cắp, mất dữ liệu hay là trục trặc hóa đơn.
Việc sử dụng những phần mềm HĐĐT sẽ đem đến cho các doanh nghiệp rất nhiều những lợi ích khác nhau. Vì thế mà kế toán viên hoàn toàn có thể nghĩ đến phương án khác. Đó là chuyển từ hóa đơn điện tử sang phần mềm.
Xem thêm:
Quỹ tiền mặt bị âm và cách xử lý nhanh cho kế toán viên
Thang bảng lương: Nếu không đăng kí có bị phạt hay không?
Kế toán đã biết về việc hủy hóa đơn giá trị gia tăng hay chưa?
