Đối với kế toán bán hàng thì quản lý đơn hàng chính là công việc chính của họ. Việc quản lý đơn hàng nghe thì có vẻ dễ, nhưng nếu bắt tay vào làm thì bạn mới thấy có nhiều vấn đề phát sinh. Vậy thì làm thế nào để kế toán viên có thể quản lý đơn hàng hiệu quả? Làm sao để tránh được các nhầm lẫn khi quản lý đơn hàng?
Khái niệm về quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng chính là công việc của bộ phận kế toán bán hàng. Bản chất công việc quản lý đơn hàng là theo dõi thông tin đơn hàng. Sau đó là soạn hàng hóa và đóng gói gửi cho khách hàng.
Quản lý đơn hàng là công đoạn vô cùng quan trọng. Và tần suất của công việc này diễn ra hàng ngày rất nhiều. Chính vì thế mà kế toán viên mới thường mắc phải sai lầm khi quản lý đơn hàng. Vậy thì muốn quản lý đơn hàng hiệu quả cần phải thực hiện những thao tác nào?
Những thao tác quản lý đơn hàng hiệu quả cho kế toán doanh nghiệp
Có thể thấy rằng, các doanh nghiệp các lớn thì khâu bán hàng lại gặp nhiều vấn đề. Đặc biệt là ở trong khâu quản lý đơn hàng thì lại càng gặp phải nhiều trục trặc hơn cả. Vậy nên kế toán bán hàng cần phải có kinh nghiệm để quản lý đơn hàng của mình sao cho hiệu quả. Dưới đây là một số những thao tác quản lý bán hàng cho kế toán viên tham khảo.
Luôn lọc kỹ đơn hàng của mình
Thông thường thì ở trong những doanh nghiệp lớn sẽ có rất nhiều đơn hàng cho một ngày. Nếu như kế toán viên không có cách riêng cho mình thì sẽ bị lẫn lộn giữa các đơn hàng. Vậy nên để không bị nhầm lẫn, kế toán bán hàng cần có bước lọc kĩ đơn hàng của mình.
Bởi vì mỗi đơn hàng sẽ có những tình trạng cũng như là yêu cầu khác nhau. Có những đơn hàng thì sẽ yêu cầu ship sớm, ship muộn. Có những đơn hàng thì đã chuyển khoản trước, những đơn hàng này cần được ưu tiên giao hàng trước. Kế toán viên cần phải phân chia đơn hàng ra thành những diện khác nhau.
Điều này sẽ giúp cho kế toán có thể dễ dàng quản lý đơn hàng của mình hơn. Hơn nữa thì bạn còn có thể đáp ứng được đúng với nhu cầu của khách hàng. Việc bạn giao hàng không đúng thời hạn hoặc là giao nhầm hàng có thể sẽ làm công ty mất khách. Bởi vì qua thái độ phục vụ thì khách hàng có thể đánh giá công ty làm việc không chuyên nghiệp. Luôn luôn lọc kỹ càng đơn hàng sẽ giúp cho bạn hoàn thành tốt công việc của mình hơn.
Hãy quản lý sát sao đến hàng tồn kho
Nhiều bạn nghĩ rằng hàng tồn kho chỉ ở trong kho và không cần dành nhiều thời gian để quan tâm đến nó. Nhưng đó lại là một sai lầm lớn mà nhiều người Vãn thường hay mắc phải. Là một kế toán bán hàng thì bạn cần phải biết được vai trò quan trọng của hàng tồn kho. Hàng tồn khi chính là yếu tố lớn nhất quyết định đến việc đơn hàng của bạn có được giải quyết hay không.
Đã không ít những trường hợp không kiểm tra kỹ lưỡng hàng tồn kho và liên tục lên đơn cho khách. Số lượng hàng tồn không đủ để đáp ứng cho toàn bộ đơn hàng. Dẫn đến tình trạng không thể đáp ứng được đầy đủ cho các đơn hàng. Điều này làm ảnh hưởng nhiều đến uy tính của doanh nghiệp.
Chính vì thế mà kế toán viên cần phải cân nhắc trước khi làm việc. Hãy là người cẩn trọng trong mọi hành động của mình. Cần phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra hàng tồn kho để có thể đảm bảo được về số lượng. Như vậy khách hàng sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn.
Hãy linh động gắn mã theo dõi cho đơn hàng
Hiện nay thì có rất nhiều những phương tiện để các doanh nghiệp giao hàng. Tuy nhiên thì không phải là mặt hàng nào cũng sẽ được giao nhanh chóng trong ngày. Rất nhiều các đơn hàng giao ngoại tỉnh, đôi khi mất đến 2-3 ngày để giao hàng. Nhưng có một sai lầm ở đây mà rất nhiều người mắc phải đó chính là không gắn mã đơn hàng.
Việc gắn mã đơn hàng này sẽ giúp bạn theo dõi được đơn hàng của mình qua hệ thống giao hàng. Khi có quá nhiều các đơn hàng được giao đi, bạn không thể nào gọi điện để xác nhận tình trạng của từng đơn hàng. Vậy nên việc chủ động gắn mã đơn hàng lên trên từng đơn sẽ giúp bạn linh động trong việc kiểm tra. Bạn sẽ nắm được đơn hàng của mình đã được giao đến đâu và trong tình trạng như thế nào.
Hãy tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng bằng phần mềm
Hiện nay đã xuất hiện rất nhiều các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý đơn hàng. Nhưng lại có rất nhiều người chưa biết đến và không sử dụng đến nó. Khi bạn sử dụng một phần mềm quản lý đơn hàng tự động hóa thì sẽ tốt hơn. Nó sẽ giúp bạn thắt chặt việc quản lý và không để xảy ra sai sót trong khâu quản lý đơn hàng. Bạn sẽ không cần phải quá lo lắng khi đơn hàng ngày càng xuất hiện quá nhiều. Việc sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng cũng là yếu tố giúp bạn quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
Xem thêm:
Chứng từ kế toán có những nguyên tắc nào mà bạn cần biết khi đi làm
Thất thoát hàng hóa doanh nghiệp và nguyên nhân thất thoát hàng hóa?
Xây dựng kế hoạch tài chính – kế toán cần nắm được những yếu tố nào?
