Theo báo cáo của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp mất khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận. Dưới đây là các phương pháp ngăn chặn gian lận tài chính mà các CEO có thể chủ động áp dụng ở doanh nghiệp mình, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh.
Hãy phân công nhiệm vụ rõ ràng để tránh gian lận tài chính
Vấn đề tài chính là vấn đề quan trọng và cốt lõi của doanh nghiệp. Chính vì nó đóng vai trò quan trọng nên nhiều khi CEO lại đi nhầm hướng. Có những CEO sẽ nghĩ rằng, cần phân công cho 1 người để quản lý tài chính công ty. Vì 1 người sẽ quản lý tốt và kỹ lưỡng hơn so với một người. Tuy nhiên thì điều này lại hoàn toàn sai. Việc để cho duy nhất người cùng lúc quản lý tài chính sẽ gây rối loạn.
Vậy nên CEO cần phải cân nhắc lại về vấn đề quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Nếu như để quản lý dễ và an toàn nhất, thi Giám đốc nên giao nhiệm vụ tài chính cho nhiều người. Mỗi người sẽ đảm nhận một công đoạn giao dịch có liên quan đến vấn đề tài chính. Đừng bao giờ để cho một nhân viên chịu trách nhiệm toàn bộ các giao dịch của công ty. Mỗi người một nhiệm vụ thì họ sẽ không có cho mình cơ hội gian lận.
Hãy là người trực tiếp lấy báo cáo tài chính của ngân hàng
Báo cáo ngân hàng sẽ là một trong những bằng chứng quan trọng nếu như có vấn đề về tiền. Nếu như bạn để cho kẻ xấu đích thân đi lấy báo cáo thì sẽ để cho họ có cơ hội làm giả mạo. Để có thể đảm bảo được sự an toàn cho tài chính của doanh nghiệp, CEO hãy là người đích thân đi lấy báo cáo.
Có một số những dấu hiệu cho việc bạn bị gian lận tài chính qua báo cáo ngân hàng như là:
- Trên những tấm séc khi lấy từ ngân hàng về, nhưng tên của người nhận hoặc là người cung cấp rất lạ. Đôi khi bạn lại không hề biết đến những người này.
- Giá trị thanh toán tiền mặt trên séc lại nhiều hơn vài lần so với giá trị mà bạn quy định thanh toán trước đó.
- Chữ ký không quen thuộc, trông như là giả mạo.
- Trên séc có ghi thông tin là phát hành cho bên thứ ba. Nhưng khi bạn nhìn chữ kí của bên thứ 3 thì thấy rằng đó là chữ kí của người trong công ty bạn.
- Tên của người nhận tấm séc lại không trùng khớp với tên của người nhận ở trong sổ đăng ký của bạn.
Đến nay thì đã có rất nhiều các trường hợp bị gian lận tài chính qua ngân hàng. Chính vì thế nên ta mới thấy được tầm quan trọng của báo cáo tài chính. Tốt nhất thì CEO hãy là người đích thân kiểm tra kĩ càng về báo cáo từ ngân hàng.
Thường xuyên kiểm tra bảng thanh toán lương định kỳ
Dẫu biết rằng việc thanh toán lương là của kế toán tiền lương. Tuy nhiên thì khi bạn ngồi ở vị trí CEO, bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra bảng thanh toán tiền lương. Bởi vì đối với các doanh nghiệp, tiền lương để trả cho nhân viên hàng tháng rất lớn. Vậy nên đã có không ít các trường hợp tiền lương bị khống lên, gian lận. Dù CEO có bận đến mấy, nhưng đến cuối tháng vẫn nên dành thời gian để kiểm tra lại bảng tính lương.
Quan tâm đến những hóa đơn thu tiền của công ty
Thường thì các công ty sẽ có những hóa đơn thu tiền từ bên ngoài. Một số các loại hóa đơn như là tiền điện, tiền mạng, tiền nước sẽ được thu hàng tháng. Với những hóa đơn này thì cũng sẽ do kế toán thu và trả tiền. Tuy nhiên, nếu như bạn làm việc cẩn thận và kỹ lưỡng hơn thì bạn có thể kiểm tra những hóa đơn này.
Bởi vì sẽ có những người dựa vào sự sơ hở của bạn mà khống số tiền nộp hóa đơn lên. Đó là một hành vi gian lận tài chính trong doanh nghiệp. Tuy số tiền có thể không lớn nhưng CEO vẫn cần giám sát thường xuyên hơn.
Hãy dành thời gian cho kế toán viên nghỉ ngơi
Làm một CEO, có thể tin tưởng kế toán viên của mình, nhưng đừng tin tưởng tuyệt đối. Bởi vì đâu đó sẽ có những người có lòng tham và muốn ăn chặn tiền của công ty. Việc cho kế toán viên nghỉ ngơi là để bạn có thời gian kiểm tra sổ sách. Khi tiến hành kiểm tra sổ sách bất ngờ thì nhân viên sẽ không thể giấu được hành vi của mình.
Đã có rất nhiều những trường hợp cho kế toán viên nghỉ ngơi và tìm được ra điều bất hợp lý. Và ngoài ra thì bạn cũng nên thường xuyên xuống phòng kế toán để kiểm tra và xem xét sổ sách. Bởi vì sổ sách nếu lâu ngày không xem thì sẽ có rất nhiều dữ liệu. Điều này sẽ gây kho dễ cho bạn khi kiểm tra. Bên cạnh đó thì nó lại tiện tay mở ra cơ hội cho kẻ xấu gian lận.
Việc gian lận tài chính ở các công ty xảy ra khá là nhiều và nó không phải là điều bất ngờ. Chính vì thế mà CEO cần phải theo dõi sát sao hơn để tránh trường hợp xảy ra những vấn đề này.
Xem thêm:
Thuế thu nhập cá nhân và những luật cần lưu ý khi làm kế toán
