Tổ chức bộ máy kế toán là một công việc quan trọng, bắt buộc phải thực hiện khi mới thành lập doanh nghiệp. Vậy có những loại hình bộ máy kế toán nào? Cách tổ chức bộ máy kế toán ra sao? Hãy cùng ketoan.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Vai trò của kế toán trong doanh nghiệp
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là bộ phận tập hợp những người làm kế toán với trang thiết bị dùng để ghi chép, xử lý các thông tin liên quan đến hồ sơ, chứng từ và quan trọng hơn cả là tiền bạc.
Hoạt động chính của bộ phận kế toán là quản lý việc thu chi trong các hoạt động của công ty. Để xuất tiền chi tiêu cho bất kỳ hoạt động nào, nhân viên đều phải xin giấy có chữ ký của giám đốc để trình cho kế toán làm thủ tục xuất tiền. Bên cạnh đó, bộ phận kế toán cũng phụ trách việc trả lương và thưởng cho nhân viên.
Bên cạnh những công việc liên quan đến thu chi tiền cũng như những vấn đề về hóa đơn, sổ sách thì kế toán còn phải kiêm cả trọng trách về thuế như khai báo thuế, làm bảo hiểm xã hội hay quyết toán thuế cuối năm. Ngoài ra, việc làm báo cáo tài chính định kỳ cũng là một phần công việc của kế toán.
Như vậy có thể thấy, kế toán đóng góp vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và lớn, bởi họ là những người nắm giữ những thông tin quan trọng trong nội bộ công ty và có quyền quyết định nhiều vấn đề lớn.
II. Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán phổ biến
Mỗi doanh nghiệp đều có một bộ máy kế toán riêng phù hợp với cơ cấu tổ chức của mình. Dưới đây là một số mô hình tổ chức bộ máy kế toán phổ biến để giúp các nhà lãnh đạo xác định xem mô hình nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
1. Mô hình kế toán tập trung
Mô hình bộ máy kế toán tập trung là mô hình mà toàn bộ công tác kế toán đều tập trung tại phòng kế toán. Có nghĩa là dù một daonh nghiệp có nhiều bộ phận nhưng mọi công việc đều phải thông qua phòng kế toán, các phòng ban khác không có bộ phận kế toán riêng. Lúc này, bộ phận kế toán sẽ làm toàn bộ công việc kế toán trong tất cả các phòng ban.
Khi các phòng ban có vấn đề phát sinh với phòng kế toán, một nhân viên sẽ trực tiếp hướng dẫn hoặc kiểm tra lại các công việc kế toán, các giấy tờ sổ sách ghi chép hay các nghiệp vụ phát sinh phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của từng bộ phận. Từ đó lập các báo cáo về nghiệp vụ phát sinh cũng như chuyển giao chứng từ phù hợp về phòng kế toán để phòng kế toán xử lý.
Mô hình kế toán này là một mô hình phổ biến và được áp dụng nhiều trong các công ty, thường là các doanh nghiệp vừa và lớn. Lý do là dù bộ phận này không có nhiều nhân viên nhưng tốc độ xử lý thông tin cũng như quản lý vô cùng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn các mô hình khác. Việc áp dụng công nghệ hay phần mềm trong quá trình kế toán cũng trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn.
2. Mô hình kế toán phân tán
So với mô hình bộ máy kế toán tập trung, mô hình bộ máy kế toán phân tán có rất nhiều điểm khác biệt. Ở mô hình này, công việc của kế toán không còn tập trung ở 1 phòng ban nữa, thay vào đó, sẽ được tiến hành ở nhiều bộ phận khác nhau. Các kế toán viên ở mỗi bộ phận sẽ xử lý những thông tin tại nơi mình làm việc và từ đó lập các báo cáo về những công việc kế toán, những việc kiểm tra hay xử lý chứng từ kế toán chi tiết cũng như tổng hợp lại và lập các báo cáo kế toán theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Sau đó các thông tin kế toán từ bộ phận được gửi về phòng kế toán. Tại đây, phòng kế toán tập trung lại và từ đó tổng hợp số liệu kế toán, kiểm tra rồi từ đó lập các báo cáo theo quy định của Nhà nước. Chính vì những đặc điểm đó mà mô hình kế toán phân tán này thường hay được sử dụng nhiều ở những doanh nghiệp lớn.
3. Mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Như tên gọi, mô hình này là sự kết của 2 hình thức tổ chức được nhắc đến phía trên: tập trung và phân tán. Đây là mô hình gồm phòng kế toán tập trung với vai trò trung tâm, và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán khác sẽ là những bộ phận kế toán nhỏ hơn của phòng kế toán.
Với mô hình này, phòng kế toán là trung tâm nên sẽ xử lý các vấn đề kế toán liên quan đến toàn bộ tổ chức. Còn các bộ phận kế toán nhỏ hơn thì tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác gửi đến. Sau đó các bộ phận này lập báo cáo cho toàn đơn vị và từ đó có những hướng dẫn hay kiểm tra về toàn đơn vị. Bên cạnh đó đó, các nhân viên này cũng sẽ có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý hồ sơ để gửi về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn như các tập đoàn. Ngoài phòng kế toán trung tâm ra thì các bộ phận nhỏ có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện theo phân công từ phòng trung tâm.
Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình kế toán thích hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.
Xem thêm:
Thành lập doanh nghiệp và những thông tin quan trọng về đăng ký doanh nghiệp
Kế toán thuế doanh nghiệp cần làm những công việc gì?
Thủ tục giải thể doanh nghiệp mới nhất
