Ngày nay, phần mềm ERP ngày càng được doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Sự phổ biến của phần mềm ERP có lẽ đến từ sự hiệu quả trong việc giúp các doanh nghiệp không chỉ quản lý hoạt động kinh doanh, nhân sự mà còn quản lý tổng thể, từ đó tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
1. Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP với tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning, tạm dịch là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhân sự, tài chính, kế toán…
Đối tượng mà phần mềm này hướng đến không phải từng cá nhân riêng lẻ mà là các doanh nghiệp. Phần mềm ERP sẽ tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng, mọi hoạt động của doanh nghiệp trong một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, quản lý và đáp ứng nhu cầu khi cần thiết.
2. Lịch sử hình thành và phát triển phần mềm ERP
Thập kỷ 90 được coi là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng PM và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng CNTT thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đã quốc gia đồng loạt thi nhau triển khai hệ thống phần mềm ERP cho từng chi nhánh và kết nối các chi nhánh toàn cầu.
Sau thời hoàng kim của ERP, sau khi đại đa số các công ty đều đã sử dụng phần mềm ERP, đến đầu thế kỷ 21, thế giới chứng kiến sự xuất hiện tiếp theo của ERP là ERM (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) cùng các hệ thống công nghệ tiến bộ khác.
Tuy nhiên, ERP vẫn được coi là phần mềm quan trọng nhất, đóng vai trò là xương sống cho mọi hệ thống quản lý trong doanh nghiệp đạt hiệu quả.
3. Thực trạng sử dụng phần mềm ERP
Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ cùng với những nhu cầu về quản trị ngày càng tăng, doanh nghiệp cần một phần mềm vừa có khả năng quản lý vừa có khả năng kết nối mọi phòng ban, mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn vì những giá trị ưu việt của nó mang lại.
Thay vì lựa chọn những phần mềm quản lý từng mảng riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự…vừa tốn nhiều chi phí, vừa bất tiện, các doanh nghiệp đang dần có xu hướng thay thế chúng bằng phần mềm quản trị tổng thể như ERP.
4. Lợi ích của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp
Kiểm soát thông tin khách hàng:
Bài toán về duy trì và cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên bấy lâu làm đau đầu các nhà quản lý doanh nghiệp giờ đây sẽ được giải quyết nhờ có phần mềm ERP. Mọi thông tin của khách hàng đều được tập trung về một nơi vô cùng dễ theo dõi và kiểm soát. Thêm vào đó, những người có quyền chỉnh sửa thì có thể thay đổi thông tin và thông tin ấy sẽ được công khai và ai cũng có thể nhìn thấy. Ví dụ như người quản lý muốn kiểm tra số lượng khách hàng, chỉ cần một click vào phần mềm là đã có thể nắm được.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ:
Quy trình tạo ra một sản phẩm từ khâu chuẩn bị nguyên liệu đến quá trình làm và khi thành hình đều được tự động hóa. Việc sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tối ưu chi phí, tăng năng suất và điều chỉnh nhân sự nếu cần thiết.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án:
Chỉ với một phần mềm ERP nhưng doanh nghiệp có thể vừa kiểm tra được chất lượng sản phẩm, vừa có thể đánh giá tình hình nhân sự để có điều chỉnh hợp lí khi cần thiết. Từ đó, hiệu quả công việc được tăng lên rất nhiều, nhân sự cũng được phát huy hết khả năng của mình. Một minh chứng rõ ràng đó là phần mềm ERP có thể tiến hành kiểm tra dữ liệu và cho biết nhân viên nào có khả năng mạnh nhất ở phần nào, sau đó sẽ gán họ vào tên từng dự án.
Kiểm soát thông tin tài chính:
Thông tin về tài chính cần phải luôn chính xác và kịp thời. Tuy nhiên, với hệ thống trước đây khi chưa có phần mềm ERP, người quản lý sẽ phải rất khổ sở yêu cầu nhiều nhân viên, nhiều bộ phận khác nhau cho ra số liệu và báo cáo. Vì quá trình đó có nhiều người nên thông tin cuối cùng có được sẽ mất nhiều thời gian, và rủi ro sai số là có thể xảy ra rất cao.
Nhưng với phần mềm ERP, mọi thông tin về tài chính đều chỉ có một bản số liệu duy nhất. Chính vì vậy, phần mềm vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, vừa đảm bảo được tính chính xác cao của bản báo cáo. Phần mềm cũng hỗ trợ các hệ thống báo cáo theo tiêu chuẩn Quốc tế như IFRS, GAAP cho doanh nghiệp.
Kiểm soát lượng tồn kho:
ERP sẽ cho người quản lý thông tin đầy đủ về nguồn hàng còn trong kho bao gồm số lượng, vị trí. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh tiếp theo của mình, tránh việc lãng phí nguồn hàng của mình. Vì vậy, chi phí sẽ được cắt giảm tối đa và gia tăng hiệu quả làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự:
ERP sẽ theo dõi được chi tiết, khách quan về giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc đã làm của từng nhân viên cho dù họ làm ở bộ phận nào, cơ sở nào. Vì vậy, mọi nhân viên đều được đối xử công bằng và trả lương theo đúng khả năng, công sức của mình. Từ đó, ERP sẽ góp phần tạo được môi trường chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
5. Các loại phần mềm ERP trên thị trường hiện nay
Đối với doanh nghiệp vừa và lớn: Có 3 phần mềm ERP được tạo ra để nhắm đến đối tượng là các doanh nghiệp vừa và lớn, đó là SAP ERP, Infor ERP LN, và Oracle E-Business Suite.
Đối với doanh nghiệp nhỏ: có thể sử dụng phần mềm Dynamics ERP của Microsoft, ERP của IBM và một số những thương hiệu khác. Thậm chí, có thể dùng những ERP mã nguồn mở miễn phí trên mạng, ví dụ như Adaxa, ERP5, JFire, OpenERP, WebERP…
Như vậy có rất nhiều sự lựa chọn phần mềm ERP trên thị trường cho doanh nghiệp. Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần tìm hiểu kĩ để lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp với quy mô và tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào sử dụng phần mềm ERP cũng trở nên thành công. Theo thống kê, có đến hơn 60% các dự án ERP đã bị thất bại. Điều này không chỉ khiến doanh nghiệp bị mất một khoản chi phí tương đối cho việc mua phần mềm mà nó còn khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng khủng hoảng bởi những sự xáo trộn mà hệ thống ERP để lại. Vì vậy, bài viết sẽ chia sẻ 4 nguyên nhân chính khiến các doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP thất bại. Từ đó, các doanh nghiệp đang chuẩn bị có kế hoạch sử dụng phần mềm này có thể rút kinh nghiệm và tránh được những sai lầm của các doanh nghiệp đi trước.
6. Bốn nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP thất bại
Doanh nghiệp đang còn ở thời kỳ Startup
Triển khai phần mềm ERP vào giai đoạn này có thể mang đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Trong thời kì này, doanh nghiệp còn đang non trẻ về cả tài chính lẫn hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, thay vì tập trung quá sâu vào xây dựng hệ thống nội bộ, doanh nghiệp nên tập trung vào thị trường, bán hàng, thu hút khách hàng tiềm năng. Đây cũng là giai đoạn chứng kiến nhiều sự thay đổi liên tục trong chiến lược kinh doanh để phù hợp với thị trường mục tiêu và chiếm lĩnh được thị trường. Hệ thống ERP lại rất dễ bị gãy khi chiến lược kinh doanh của bạn thay đổi.
Bộ phận IT tự xây dựng phần mềm
Hệ thống phần mềm ERP được chính các nhân viên IT trong doanh nghiệp xây dựng. Tuy nhiên, những phần mềm này sẽ không thể đáp ứng được sự phát triển đồng bộ nếu như doanh nghiệp có sự phát triển mạnh mẽ về thị trường. Các nhân viên IT thường thiếu kiến thức về quản trị, họ không thể dự trù được khả năng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Bởi vậy, phần mềm của họ chỉ đáp ứng được nhu cầu tức thời của các phòng ban mà không tạo được sự ổn đinh lâu dài.
Sử dụng các phần mềm ERP online
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm ERP online miễn phí hoặc giá rẻ xuất hiện. Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản và đăng nhập vào sử dụng những chức năng có sẵn là được. Tuy nhiên, đặc điểm chung của các phần mềm online đó là có những tính năng doanh nghiệp cần thì không có, những tính năng doanh nghiệp không cần dùng thì buộc phải thực hiện. Tình trạng này sẽ khiến cho quy trình làm việc trở nên phức tạp, lãng phí nhiều nguồn lực không cần thiết và cũng gây khó khăn cho người sử dụng khi không biết phải bắt đầu sử dụng như thế nào. Như vậy, hiệu quả không đạt được mà còn gây thêm nhiều tổn thất và khó khăn.
Tính phức tạp và phù hợp của các hệ thống ERP lớn với doanh nghiệp Việt Nam
Hệ thống ERP của nước ngoài chỉ phù hợp cho các công ty có quy mô Quốc tế. Điều này dẫn đến tình trạng phần mềm không tương thích với đa số doanh nghiệp Việt Nam.
Tuy nhiên, hiện nay các hãng công nghệ nước ngoài đã có những thay đổi để phù hợp với doanh nghiệp địa phương. Mặc dù vậy, chi phí triển khai ERP lại tăng lên đáng kể.
Việc triển khai phần mềm ERP là một giải pháp thông minh cho việc quản lý của doanh nghiệp nhưng nó cũng là một quá trình không hề đơn giản. Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm rõ nguồn lực của mình để có phương pháp quản trị hiệu quả nhất. Không có phần mềm ERP nào là dở, chỉ có phần mềm nào là phù hợp nhất mà thôi.
