Có thể nói rằng, bất cứ công ty, doanh nghiệp nào khi vào hoạt động. Đơn vị nào cũng đều có rất nhiều chứng từ kế toán doanh nghiệp. Chứng từ kế toán chính là một trong những loại giấy tờ cực kì quan trọng. Tuy nhiên thì kế toán viên thường xuyên phải đối mặt với một vấn đề. Đó là việc không biết phải sắp xếp chứng từ kế toán như thế nào. Vậy thì kế toán viên có thể bỏ túi những mẹo dưới đây để sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý nhất.
Sắp xếp chứng từ kế toán dựa trên sổ sách kế toán
Để có thể đảm bảo được sự xuyên suốt và logic, bạn có thể sắp xếp chứng từ kế toán bằng cách dựa trên các loại sổ sách kế toán.
- Đầu tiên, sắp xếp sổ nhật ký chung lên trước, vì đây chính là loại sổ tổng quát
- Thứ hai, sắp xếp sổ nhật ký thu tiền của doanh nghiệp
- Thứ ba, sổ nhật ký chi tiền của doanh nghiệp
- Sổ nhật kí mua và bán hàng của công ty
- Sổ ghi chép lại các tài khoản. Những loại sổ này sẽ tổng hợp lại toàn bộ những tài khoản phát sinh trong thời gian kinh doanh.
- Sổ chi tiết các tài khoản của công ty
- Sổ lưu trữ quỹ tiền mặt
- Sổ ghi chép toàn bộ thông tin về tiền gửi ngân hàng của công ty
- Bảng trích khấu hao về tài sản của công ty
- Thẻ của các tài sản cố định doanh nghiệp
- Thẻ ghi chép đầy đủ chi tiết xuất nhập kho của hàng hóa
- Thẻ kho hàng công ty
Cách sắp xếp chứng từ kế toán doanh nghiệp đầu vào và đầu ra
Đối với các chứng từ kế toán doanh nghiệp thì thông thường sẽ có đầu vào và đầu ra. Cả hai loại chứng từ này đều cần phải đảm bảo là sắp xếp đúng và khoa học.
Chứng từ kế toán đầu vào
- Đối với những khách hàng khi mà mua hàng bằng tiền mặt đều phải có hóa đơn. Đặc biệt là cần phải có kèm theo đầy đủ phiếu chi mua hàng của khách.
- Còn đối với những hóa đơn thanh toán bằng chuyển khoản thì kế toán viên cần lưu ý. Đó chính là bạn cần phải kèm theo giấy ủy nhiệm chi hoặc là giấy báo nợ vào trong hóa đơn.
Chứng từ kế toán đầu ra
- Đối với những hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp. Nếu như bạn thu tiền mặt của khách hàng thì bạn cần phải kèm theo cả phiếu thu. Hóa đơn này sẽ được kẹp theo liên thứ 3 của hóa đơn GTGT hoặc là kèm theo liên thứ 2 của hóa đơn bán hàng trước đó.
- Đối với trường hợp mà khách hàng chuyển khoản thì bạn cần phải kẹp theo giấy báo cáo bản photo.
Cách sắp xếp các chứng từ kế toán thuế doanh nghiệp
Chứng từ kế toán thuế của một doanh nghiệp cũng thường có rất nhiều. Chính vì thế mà bạn cũng cần bỏ túi mẹo sắp xếp chứng từ kế toán thuế.
- Đối với các tờ khai thuế GTGT hàng tháng hì bạn cần phải lưu trữ cẩn thận. Tốt nhất là nên lưu trữ theo tháng để tránh nhầm lẫn.
- Đối với những tờ khai thuế TGTG mà nộp qua mạng thì kế toán viên cũng cần phải lưu ý. Đó là sau khi đã nộp xong, bạn cần phải tải về máy để lưu trữ. Khi lưu trữ trên máy tính thì bạn nên tạo Folder riêng để lưu khoa học nhất.
- Sau khi đã kê khai thuế môn bài và nộp cho Cục thuế. Để đảm bảo được khoa học thì bạn sẽ đính kèm với giấy nộp thuế môn bài trước đó.
Sắp xếp hồ sơ kê khai thuế doanh nghiệp
Đối với các chứng từ kế toán theo Năm
- Báo cáo tài chính là một trong những yếu tố quan trọng mà bạn nên đặt lên hàng đầu
- Các quyết toán Thuế thu nhập của doanh nghiệp
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty
Các loại hồ sơ này nên để cùng một chỗ và sắp xếp đúng trình tự. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra được chứng từ khi cần sử dụng đến.
Sắp xếp chứng từ theo Quý
Đối với hồ sơ kê khai thuế doanh nghiệp thì sẽ bao gồm những loại chứng từ như sau:
- Tờ khai Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính trong một quý
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn doanh nghiệp trong một quý nhất định
- Tờ khai Thuê thu nhập cá nhân của doanh nghiệp trong quý
Sắp xếp chứng từ kế toán theo Tháng của doanh nghiệp
Đối với hồ sơ kê khai Thuế doanh nghiệp theo tháng thì bạn cần phải lưu ý về những loại giấy tờ như sau:
- Tờ khai giá trị gia tăng
- Tờ khai Thuế thu nhập cá nhân
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng của doanh nghiệp
Các loại chứng từ kế toán về thuế luôn là những chứng từ cực kì quan trọng. Chính vì thế mà làm kế toán viên, bạn cần phải biết là mình cần lưu trữ những loại giấy tờ nào. Bạn cần phải biết cách lưu trữ như thế nào sao cho hợp lý. Không ít những kế toán viên gặp phải rắc rối trong quá trình lưu trữ chứng từ kế toán. Bởi nếu như lữu trữ không hợp lý, khoa học thì sẽ rất khó khăn trong vấn đề tìm kiếm.
Xem thêm:
Hướng dẫn hạch toán tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ theo hướng dẫn của Thông tư 200
