Phiếu giao hàng là một loại chứng từ không mấy xa lạ với kế toán bởi doanh nghiệp kinh doanh nào cũng cần phải sử dụng đến. Để hiểu rõ hơn về mục đích, những nội dung cần có cũng như mẫu phiếu giao hàng mới nhất, xin mời bạn đọc hãy theo dõi bài viết dưới đây.
1. Phiếu giao hàng là gì?
Phiếu giao hàng là một công cụ xác minh việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của người bán đến cho người mua. Khi hàng hóa đã được giao thì người nhận hàng sẽ nhận được một tờ giấy với nội dung chủ yếu thể hiện tên và số lượng sản phẩm được nhận.
Thông thường, phiếu giao hàng bao gồm 2 liên: 1 liên cho người nhận hàng và 1 liên cho bên giao hàng giữ.
2. Mục đích của phiếu giao hàng
Mục đích quan trọng và to lớn nhất của phiếu giao hàng là để xác nhận việc hoàn thành quá trình giao và nhận hàng hóa giữa người bán và người mua. Ngoài ra, loại phiếu này còn được dùng để thể hiện nội dung của đơn hàng, giúp cho người nhận có thể kiểm tra hàng hóa dễ dàng hơn, tránh gặp phải sai sót trong quá trình biên nhận hàng hóa. Đồng thời, việc sử dụng phiếu này còn giúp cho việc quản lý hàng hóa của người mua diễn ra nhanh chóng và chính xác, giúp mang lại sự chuyên nghiệp cho đơn vị cung cấp hàng hóa.
3. Những nội dung cần thiết
Một phiếu giao hàng chuẩn sẽ cần có những thông tin sau:
- Đơn vị cung cấp sản phẩm: Tên đơn vị, địa chỉ
- Thông tin người nhận: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, mã số thuế
- Thông tin đơn hàng: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá
- Ghi chú: những chú thích thêm về đơn hàng (VD: hàng dễ vỡ)
- Chữ ký: Gồm chữ ký của người nhận và người lập phiếu
4. Quy trình nhận phiếu giao hàng
Trước khi thanh toán tiền hàng, người nhận cần đối chiếu xem hàng hóa mình nhận được có khớp với thông tin thể hiện trên phiếu hay không, bao gồm số lượng, chất lượng, tình trạng sản phẩm có đúng như yêu cầu hay không. Nếu tất cả đều đã đạt yêu cầu thì người nhận có thể tiến hành thanh toán và ký xác nhận. Ngược lại, nếu sản phẩm có bất kỳ khiếm khuyết, thiếu hụt nào thì người nhận có thể từ chối thanh toán và không nhận đơn hàng đó.
Trong trường hợp người mua đã thanh toán tiền hàng từ trước thì khi nhận được hàng có thể chủ động liên lạc ngay lập tức với đơn vị cung cấp để thông báo về tình trạng của đơn hàng và yêu cầu được giải quyết.
Còn đối với những trường hợp mà hàng hóa có giá trị lớn thì người bán nên cung cấp thêm những giấy tờ cần thiết như giấy bảo hành, hóa đơn VAT… để giúp người mua đối chiếu dễ dàng hơn.
Hy vọng bài viết trên đã cung cấp những thông tin cần thiết và hữu ích nhất giúp kế toán hiểu hơn về phiếu giao hàng để có thể hoàn thành nghiệp vụ một cách chính xác.
Xem thêm:
Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 132, Thông tư 200
Phiếu xuất nhập/kho doanh nghiệp, bạn đã biết cách viết chưa?
Tải về mẫu hóa đơn GTGT mới nhất của Cục Thuế (bản Word)
Phần mềm kế toán MISA SME.NET sẽ cung cấp mọi góc nhìn về tình hình tài chính doanh nghiệp, nhập liệu tự động và kiểm soát tính hợp lệ từ các giao dịch ngân hàng, hóa đơn, mã số thuế… MISA SME.NET là sản phẩm của MISA, công ty có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán cho hơn 200.000 doanh nghiệp.
