Trong quá trình làm việc trên Excel, bạn sẽ gặp trường hợp dữ liệu quá lớn để phân tích. Tính năng PivotTable sẽ giúp bạn xử lý vấn đề hóc búa này. PivotTable sẽ giúp bạn trích lọc dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê, tổng hợp dữ liệu theo nhóm và thu gọn các dữ liệu theo yêu cầu của bạn. Bài viết sau đây sẽ hước dẫn các bạn sử dụng PivotTable một cách hiệu quả nhất.
Giả sử trường hợp chúng ta có bảng dữ liệu sau:
1. Cách sử dụng PivotTable để thống kê đơn giản
Ví dụ 1: Sử dụng PivotTable để thống kê số tiền phát sinh theo ngày của bảng trên.
Bước 1: Đầu tiên các bạn cần đặt con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu. Sau đó chọn thẻ Insert => PivotTable.
Bước 2: Hộp thoại Create PivotTable xuất hiện. Tại ô Table/Range sẽ hiển thị địa chỉ vùng dữ liệu. Chọn nơi muốn đặt báo cáo PivotTable trong phần Choose where you want the PivotTable report to be replaced, .
- New Worksheet: đặt trong sheet mới.
- Existing Worksheet: đặt trong sheet hiện tại. Nếu chọn mục này thì các bạn cần chọn vị trí đặt PivotTable trong ô Location.
Cuối cùng nhấn OK để tạo PrivotTable.
Bước 3: Sau khi bấm OK thì Excel sẽ xuất hiện cửa sổ PivotTable Fields ở phía bên phải màn hình. Trong phần này có 2 phần:
– Choose fields to add to report: chọn trường dữ liệu để thêm vào báo cáo PivotTable,
– Drag fields between areas below: 4 vùng để thả các trường dữ liệu được chọn từ phần Choose fields to add to report
- Filter: vùng lọc dữ liệu
- Columns: tên cột
- Rows: tên dòng
- Values: giá trị muốn hiển thị
Theo yêu cầu của ví dụ là thống kê số tiền phát sinh theo ngày nên chúng ta tích chọn 2 ô Ngày và Số tiền.
Nếu các bạn muốn hiện thị theo cột thì có thể chuyển ô Ngày sang vùng COLUMNS bằng cách nhấn giữ chuột trái vào ô Ngày trong vùng ROWS và kéo sang vùng COLUMNS. Hoặc có thể nhấn chuột trái vào ô Ngày sau đó chọn Move to Column Labels.
Kết quả ta sẽ được bảng dữ liệu theo dạng hàng dọc:
2. Cách sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu của nhiều cột
Ví dụ 2: Sử dụng PivotTable để thống kê số tiền phát sinh Nợ theo ngày.
Các bạn cũng cần tạo PivotTable như Bước 1, Bước 2 ở ví dụ trước. Tiếp theo trong hộp thoại PivotTable Fields, chúng ta đánh dấu tích chọn ba mục là Ngày, Nợ, Số tiền.
Chúng ta cũng có thể chuyển ô Nợ hoặc Ngày sang vùng COLUMNS bằng cách nhấn giữ chuột trái sau đó kéo sang vùng COLUMNS. Hoặc nhấn chuột trái sau đó chọn Move to Column Labels để bảng hiện thị dễ nhìn hơn.
Kết quả ta sẽ được bảng như sau:
3. Định dạng báo cáo
Ta có thể thiết kế, định dạng lại PivotTable bằng cách chọn thẻ Design và lựa chọn các dạng bảng tại PivotTable Styles cho đến khi ưng ý.
Như vậy bài viết trên đã hướng dẫn cách bạn cách tạo và sử dụng PivotTable. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm
Hướng dẫn sửa lỗi font chữ trong file Excel
