Lưu trữ tài liệu kế toán là phần công việc rất quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Số liệu, sổ sách qua các năm cần được lưu trữ cẩn thận bởi có thể cần dùng đến bất cứ lúc nào, dù qua rất nhiều năm. Phực tạp nhất là khi cơ quan thuế yêu cầu thanh tra kiểm tra hay khi doanh nghiệp có gặp sự cố cần đến tài liệu mà không có. Vì vậy doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những điều sau khi lưu trữ tài liệu kế toán.
1. Doanh nghiệp cần lưu trữ loại tài liệu gì?
Theo Điều 8, Nghị định 174/2016/NĐ-CP các loại tài liệu kế toán doanh nghiệp cần lưu trữ là:
- Chứng từ kế toán
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Ngoài ra còn có những sổ sách liên quan khác như: báo cáo kế toán quản trị, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản, tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị,…
2. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
2.1. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm
Bao gồm những loại tài liệu sau:
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán).
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, Điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Nếu tài liệu kế toán nêu trên được luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ trên 5 năm.
2.2. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm
Bao gồm các loại tài liệu sau:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- TLKT liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- TLKT của đơn vị chủ đầu tư (gồm: TLKT của các kỳ kế toán năm và về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C).
- TLKT liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
- TLKT tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
- Tài liệu không thuộc loại nêu trên thì thữ hiện lưu trữ tối thiểu 5 năm hoặc vĩnh viễn.
- Loại TLKT nêu trên mà luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ trên 10 năm.
2.3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn
Bao gồm các loại tài liệu sau:
- TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn của đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, gồm: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn của đơn vị hoạt động kinh doanh, gồm: các TLKT có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
Việc xác định tài liệu khác phải lưu trữ vĩnh viễn sẽ do người đứng đầu đơn vị hoặc người đại diện pháp luật của đơn vị căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể.
3. Hình thức tài liệu kế toán được lưu trữ
Tài liệu kế toán được lưu trữ phải ở dạng bản chính, không được để bản photo, bản sao, trừ một số trường hợp được quy định sau đây (theo Điều 9, Nghị định 174/2016/NĐ-CP về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán):
- TLKT quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định này chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ bản sao chụp.
- Trong thời gian TLKT bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ bản sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.
- TLKT bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ bản sao chụp. Trường hợp TLKT không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các TLKT không thể sao chụp được”.
Đơn vị kế toán có thể lưu trữ tài liệu trên giấy hoặc trên máy tính nhưng nhất thiết phải đảm bảo an toàn, bảo mật, cung cấp đầy đủ thông tin khi cần.
Hiện nay các phần mềm công nghệ được thiết kế có khả năng lưu trữ tài liệu kế toán với dung lượng không giới hạn, đảm bảo an toàn tuyệt đối. Các đơn vị kế toán nên cập nhật và sử dụng.
