Đối với một kế toán viên, việc phải thường xuyên phải kiểm tra kho hàng là điều không thể tránh khỏi. Kho hàng ở trong các doanh nghiệp thường sẽ rất rộng lớn và nhiều mặt hàng. Đôi khi bạn sẽ mắc phải những sai lầm không đáng có trong quá trình kiểm tra. Vậy thì cần làm như thế nào để kiểm tra hàng hóa trong kho hiệu quả và nhanh chóng.
Luôn luôn nắm được mức hàng tồn kho khi kiểm tra kho hàng
Có thể thấy rằng không có doanh nghiệp nào có thể tránh khỏi hàng tồn kho. Hàng tồn kho khi quy ra cũng là một số tài sản rất lớn của doanh nghiệp. Thông thường thì các mặt hàng tồn kho sẽ được để trong kho và không để ý tới. Nhưng đó chính là sai lầm lớn nhất của các doanh nghiệp.
Thay vì việc không quan tâm đến các mặt hàng tồn kho thì bạn nên tiến hàng kiểm tra số lượng hàng. Có rất nhiều các doanh nghiệp không thể nào nắm được chính xác nhất số hàng tồn kho. Xảy ra tình huống này là vì trước đó bạn đã không có biện pháp kiểm kê khoa học.
Bạn nên sử dụng các phần mềm quản lí hàng hóa. Những phần mềm này sẽ thay bạn quản lí được số hàng tồn ở trong kho. Bạn sẽ thường xuyên nắm được số lượng hàng tồn kho lớn nhất và nhỏ nhất.
Cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật hàng tồn ở trong kho để đem đến hiệu quả tốt nhất. Trong những trường hợp mà bạn không kiểm soát được các mặt hàng thanh lí là vì kế hoạch thanh lí chưa tốt. Bên cạnh đó thì do không thường xuyên cập nhật số lượng hàng hóa xuất nhập ở trong kho hàng.
Thường xuyên thực hiện kiểm tra kho hàng về số lượng
Đối với bất cứ nhân viên kế toán nào cũng cần phải đối mặt với công việc kiểm tra này. Bởi vì hàng hóa chính là tài sản lớn nhất của công ty, doanh nghiệp. Nếu như bạn không thường xuyên kiểm tra thì chắc chắn là bạn không thể xác định được hàng hóa. Đôi khi không kiểm tra hàng sẽ dẫn đến việc bị mất hàng mà bạn không biết.
Để có thể thực hiện được việc kiểm tra kho hàng hiệu quả nhất thì bạn nên lập kế hoạch nhất định. Chắc chắn là kho hàng của các doanh nghiệp sẽ bị thay đổi số lượng liên tục. Vậy nên bạn có thể lên kế hoạch 1 tuần kiểm tra 1 lần hoặc là 5 ngày 1 lần. Không nên giãn lịch kiểm tra kho hàng hóa quá lâu. Bởi vì để quá lâu thì có thể sẽ bị nhầm lẫn dữ liệu của kho hàng mà bạn không biết.
Đối với những mặt hàng dễ vỡ, dễ bị cháy nổ và khó bảo quản thì cần kiểm tra thường xuyên hơn. Bởi vì những mặt hàng này có thể gây ra nguy hiểm cho doanh nghiệp mà bạn không thể biết trước. Đặc biệt là những mặt hàng dễ bị hết hạn sử dụng. Chính vì thế mà bạn cần phải kiểm tra thường xuyên hạn sử dụng của các mặt hàng.
Để có thể đảm bảo được tính chính xác. Bạn cần kiểm tra lại nhiều lần các mặt hàng ở trong kho. Sau khi tổng hợp được kết quả kiểm tra cuối cùng thì sẽ đem ra so sánh với số liệu được nhập ở phần mềm. Nếu như số liệu không khớp thì bạn cần phải đưa ra hướng giải quyết.
Tìm kiếm hàng hóa trong kho một cách khoa học
Đối với một kho hàng rộng lớn thì chắc chắn việc tìm kiếm hàng hóa sẽ trở thành ác mộng đối với bạn. Nếu như bạn muốn tìm kiếm hàng hóa một cách dễ dàng thì trước đó bạn cần phải có cách cho mình. Bạn có thể dựa vào cách sắp xếp hàng hóa ở trong kho. Việc sắp xếp hàng hóa 1 cách khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng tìm được món hàng mà bạn muốn.
Còn đối với việc tìm kiếm số lượng hàng hóa. Việc đi đếm số lượng của từng mặt hàng ở trong kho chắc chắn là sẽ rất lâu và mất thời gian. Vậy nên khi mà lưu trữ dữ liệu ở trong kho, bạn có thể sử dụng phần mềm Excel để lưu trữ. Bên cạnh đó thì cũng có rất nhiều các phần mềm quản lí kho hàng cho bạn sử dụng hiểu quả.
Tuy nhiên thì để kiểm tra kho hàng 1 cách chính xác thì bạn cần phải thường xuyên cập nhật kho hàng của mình. Nhập chính xác xuất nhập hàng thì bạn mới có được số liệu chính xác.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lí kho trong doanh nghiệp?
Đề xuất hàng đầu cho các kế toán viên đó chính là sử dụng các phần mềm thông minh quản lí kho. Bạn cũng biết tính chất công việc quản lí kho là rất nặng và vất vả. Chính vì thế nên khi sử dụng, bạn sẽ có được nhiều lợi ích cho mình và doanh nghiệp.
- Có thể cập nhập dữ liệu xuất nhập ở trong kho mọi lúc mọi nơi. Bởi vì bạn có thể dùng phần mềm cả trên máy tính và điện thoại.
- Có hệ thống để thống kế số lượng của từng mặt hàng ở trong kho. Có thể tổng kế dưới hình thức biểu đồ để bạn dễ dàng quan sát hơn.
- Bạn có thể sử dụng phần mềm để tìm kiếm những mặt hàng ở trong kho. Xem hàng còn hay không, các mặt hàng bị tồn là bao nhiêu.
- Có thể xuất dữ liệu từ trong phần mềm, tổng kết lại và lập báo cáo cho doanh nghiệp.
Chính vì những lợi ích đem đến cho doanh nghiệp khá là lớn. Vậy nên bạn hãy sử dụng phần mềm quản lí. Không chỉ giúp bạn quản lí tốt hơn mà còn giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian làm việc.
Xem thêm:
Kế toán tổng hợp sẽ làm những công việc gì?
Cách dùng hàm IF và cách kết hợp với các hàm khác trong Excel
Cách làm báo cáo tài chính hợp nhất trong doanh nghiệp
