Quy trình bán hàng và thu tiền chính là hoạt động diễn ra thường xuyên ở trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên thì khi diễn ra quá trình này, kế toán viên có thể gặp phải những sai sót. Vậy nên để hoàn thành tốt công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải làm đó chính là nắm rõ về chu trình. Quy trình bán hàng và thu tiền cần lưu ý những gì? Làm sao để có thể thực hiện quy trình này một cách nhanh và tốt nhất.
Cái nhìn tổng quát về quá trình bán hàng và thu tiền
Để có thể thực hiện đốt nhất quá trình bán hàng và thu tiền, đầu tiên bạn cần phải hiểu rõ bản chất của nó. Bạn có thể hiểu dễ dàng, quá trình bán hàng – thu tiền chính là bán ra sản phẩm và thu về lợi nhuận. Các sản phẩm có sẵn của doanh nghiệp, mang sản phẩm ra trao đổi với khách hàng. Khi số tiền mặt bạn thu về từ việc bán hàng thì đó là thu tiền. Quá trình bán hàng – thu tiền là quá trình rất quan trọng của doanh nghiệp. Bởi vì công đoạn này chính là công đoạn thu về lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Đối với quá trình bán hàng của các doanh nghiệp thì sẽ được diễn ra thường xuyên. Và bán hàng thù thường sẽ có nhiều hình thức bán khác nhau mà bạn có thể áp dụng. Bán lẻ, bán buôn cho các đại lí, bán đổ buôn cho các doanh nghiệp khác.
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, doanh nghiệp không chủ thu tiền bằng tiền mặt. Mà còn có rất nhiều các hình thức để thu tiền khác nhau. Có thể thu tiền bằng hình thức chuyển khoản, quẹt thẻ hoặc… Với những hình thức bán hàng – thu tiền đa dạng như vậy thì kế toán viên có thể dễ bị sai sót.
Quy trình bán hàng và thu tiền cơ bản của doanh nghiệp
Đối với quá trình bán hàng và thu tiền thì cần có một bộ phận riêng biệt để quán lí vấn đề này. Bởi vì đây là cả một quy trình, hơn nữa thì quy trình này đóng vai trò rất quan trọng của công ty. Một nhóm chuyên thực hiện bán hàng, thu tiền thì sẽ chia ra các nhiệm vụ chính cho từng thành viên.
Các nhiệm vụ cụ thể như sau: lên đơn hàng, xử lí đơn hàng, kiểm tra tín dụng, giao hàng. Đây là những vị trí đảm đương nhiệm vụ cơ bản cho một quá trình. Vậy nên bạn cần phải phân chia các công việc sao cho đồng đều. Phân công vị trí phù hợp với khả năng thì tiến độ hoàn thành công việc cũng sẽ nhanh hơn.
- Nhân viên lên đơn hàng: đây là nhiệm vụ quan trọng của quá trình bán hàng và thu tiền. Bạn sẽ phải đảm đương nhiệm vụ chốt đơn hàng cho khách. Đơn hàng phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ thông tin cơ bản của khách hàng.
- Nhân viên xử lí đơn hàng: sau khi đơn hàng đã được lên, nhiệm vụ của vị trí này là xem xét và xét duyệt cho đơn hàng. Nếu đơn hàng có vấn đề không thể đáp ứng được thì cần phải hủy đơn.
- Nhân viên kiêm tra tín dụng: đây là bộ phận kiểm tra tín dụng của khách hàng. Nhiệm vụ của bạn khi ở bộ phận này chính là phải kiểm tra tiền thu về từ khách hàng. Đặc biệt là phải tránh những trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán.
- Nhân viên giao hàng: thực hiện gia hàng đến cho khách đúng với địa chỉ ghi ở trên đơn hàng.
- Quản lí số sách, thu tiền: những khoản tiền thu về từ việc bán hàng sẽ được vị trí này quản lí. Khi nằm ở vị trí này thì bạn cần phải quản lí chặt chẽ.
Những rủi ro, gian lận trong quy trình bán hàng và thu tiền
Đối với các doan nghiệp lớn, khi bán hàng và thu tiền với quy mô rộng thì thường gặp phải rủi ro. Một số những rủi ro trong quá trình bán hàng và thu tiền bạn cần phải nắm rõ. Đối với việc phục vụ cho nhu cầu của khách hàng, bạn nên đáp ứng vừa với khả năng của mình. Có nhiều những doanh nghiệp lên đơn hàng các sản phẩm mà doanh nghiệp không có sẵn. Điều này sẽ gây ra rủi ro cho bạn khi không thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Nếu bạn không muốn doanh nghiệp bị thiệt hại về vốn thì phải kiểm tra rõ về khả năng thanh toán của khách. Đặc biệt là không chấp nhận những đơn hàng của khách khi họ không đủ khả năng thanh toán. Đã có nhiều doanh nghiệp bị lỗ vốn vì vấn đề này.
Đối với những nhân viên không thuộc vào bộ phận kho hàng, khi không có chỉ đạo thì không được tùy tiện xuất hàng. Bởi vì nếu như bị mất hàng mà không rõ nguyên nhân thì sẽ bị cho là gian lận. Các trường hợp như là xuất hàng khi chưa có sự đồng ý, xuất hàng không kiểm đúng số lượng ghi trên đơn. Cac hành vi này đều thuộc vào trong hành vi gian lận trong doanh nghiệp.
Một số những hành động sẽ làm mất lòng khách hàng, mất uy tín của công ty mà bạn không nên mắc phải. Cần phải kiểm tra đúng số lượng, mẫ mã hàng để khớp với đơn hàng của khách. Giao hàng đúng thời hẹn mà khách yêu cầu. Đặc biệt là không để xảy ra những trường hợp giao hàng không đúng địa chỉ.
Cách kiểm soát nội bộ với cách bán hàng – thu tiền
Để tránh được những rủi ro không đáng có khi quy trình thu tiền và bán hàng diễn ra. Chắc chắn là bạn cần có biện pháp để cải thiện, kiểm soát được tốt nhất quy trình này.
Đầu tiên là bạn cần phải tập trung vào bước phân công nhiệm vụ. Mỗi người chỉ cần hoàn thành tốt công việc của mình. Vậy nên ngay từ ban đầu, bạn cần phân công rõ ràng nhiệm vụ của từ thành viên trong team.
Thứ hai, bạn cần quan tâm đến các thủ tục phê duyệt của công ty. Đối với những đơn hàng, khi muốn xuất kho thì nhất định phải được cấp trên phê duyệt mới được xuất. Làm tốt khâu này thì chắc chắn là không sợ rủi ro.
Thứ ba, thường xuyên kiểm tra sổ sách, chứng từ. Đây đều là những tài liệu hết sức quan trọngg. Bởi vì nó sẽ là dữ liệu để đối chiếu khi bạn cần. Việc thường xuyên kiểm tra chứng từ sổ sách sẽ giúp cho bạn quán triệt được quy trình này.
Cuối cùng, bảo vệ cho sự an toàn của tài sản. Tài sản của doanh nghiệp là quan trọng nhất. Chính vì thế mà đề cao sự an toàn của các tài sản của công ty là rất cần thiết. Vậy nên bạn cần đề xuất những biện pháp để bảo vệ cho tài sản của mình.
Xem thêm:
Kế toán thuế cần nắm rõ những loại thế nào khi làm việc?
5 rủi ro kế toán cần tránh nếu không muốn mất việc
Xuất nhập hàng hóa tồn kho thế nào để dễ theo dõi nhất?
Phần mềm kế toán MISA SME.NET sẽ cung cấp mọi góc nhìn về tình hình tài chính doanh nghiệp, nhập liệu tự động và kiểm soát tính hợp lệ từ các giao dịch ngân hàng, hóa đơn, mã số thuế… MISA SME.NET là sản phẩm của MISA, công ty có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán cho hơn 200.000 doanh nghiệp.
